信息社会背景下办公室文书档案管理工作的改革策略

夏劲东

【摘 要】近年来，国内各项技术不断发展进步，先进科学技术运用到人们的生活中，特别是将信息化技术运用到办公文书档案管理工作中，给办公室文书档案管理工作带来很多方便的同时也会对现有的工作方式产生一定的影响。针对办公室文书档案管理作出变革并适时创新工作，才能够使办公室文书档案管理工作契合时代发展需求。本文在信息化发展背景下阐述了办公室文书档案管理存在的问题，提出了企业办公室文书档案管理工作的改革策略。

【关键词】信息化;办公室;文书档案管理;改革

办公室文书档案管理工作能够将企业发展情况作出记录，能够对企业的发展作出全面记录，包括业务的发展情况以及单位人员的变动情况等各方面不同信息。能够将企业的发展中所获取的成绩，发展情况以及社会中具备的正能量信息作出记录，能够充分说明文案管理工作在企业中占据重要的作用。对于文案管理工作很多企业还是依据手工方式作出记录，这种管理方式的弊端便是，整个过程工作效率偏低，管理程序涉及的部门较多工作较为复杂，不能够跟随时代的步伐。因此，需要文书档案管适时地结合先进的信息化技术，跟随时代的步伐对现有的工作方式作出创新，才能够保证文书档案管理工作更加简单轻松。

一、信息化发展背景下办公室文书档案管理存在的问题

（一）管理意识需要更新

随着各种信息化技术与文书档案管理作出结合中，文书档案管理工作并没有达到既定的效果，产生这种现象原因便是办公室内工作人员思想方式没有做出改变，不能够真正将信息化技术做出正确使用，依据原有工作方式开展工作。信息化技术不能够被利用，会造成工作人员的工作效率偏低[1]。年龄较大的工作人员不能在思想上做出转变，认为原有的纸质办公模式也能够满足工作要求，根本没必要做出改变。此外，信息化技术更新速度较快，很多人员不能够快速适应工作模式，所以也就不能够将技术熟练地使用，仍然选择运用原有工作方式，造成新的管理意识无法被推行下去。

（二）文书档案利用与评估未进行优化

企业对于办公室内的文书档案管理工作没有引起足够重视，对于文书档案管理工作中所使用的信息化设备，使用方式不能跟随时代的步伐，需要档案管理人员适时的对自己的工作方式作出调整，形成真正适合本单位需求文书档案管理方式，保证单位内部各种信息档案管理工作具备应有价值，能够保证资源提供给企业发展动力。此外，办公室内的档案管理人员个人素质以及能力需要做出提升，企业内的档案管理人员的素质偏低，开展工作时业务不熟悉不能够满足要求，这样会对文书档案管理工作产生一定影响。

（三）办公室文书档案管理工作缺乏整体的规划

企业在发展中没有依据科学的管理方式，对于档案管理工作整体效率没有促进作用。需要办公室的工作人员依据科学化的管理方式、运用智能化技术[2]。随着电子化信息技术与文书档案管理工作结合的过程中，很多企业均已经实现了完整的档案管理工作，但是，在具体开展这项工作时仍然存在问题需要解决，企业内部的各个部门无法协调工作，职责不是特别清晰，对档案管理工作造成一定的影响。

二、信息社会背景下企业办公室文书档案管理工作的改革策略

（一）创建科学有效的文书信息档案工作管理机制

对于办公室内的文书档案管理工作在开展中，办公室内的管理人员可以依据内部管理结构，对岗位工作人员的职责作出明确划分，根据公司的发展规划情况对相关档案管理人员做出激励工作。在保证工作内容的前提条件下，将工作定岗定编让员工工作的积极性做出提升。在文书档案的管理工作中會出现记录不清晰情况，这种情形对于档案的安全性便不能够保证，特别是单位内的人员信息，一旦这些信息被不法分子获取便会给企业造成不可估量的损失。需要信息档案管理工作人员对现有的管理模式作出创新，将工作的职责作出创新，个人职责明确作出规定，每个人负责专门的工作。当一名工作人员在接到工作任务中，专人负责此项工作，对各种信息做好掌握。此外，企业内部人员要对工作情况作出明确分工，避免工作中出现任何问题，让档案管理工作真便的落到实处。

（二）创新办公室文书档案的保障工作并定期清理过期文档

企业办公室内的文书管理工作的好处便是，能够实现各种信息的快速查找，实现公司内各种信息的安全作出保证，因此，在开展档案的管理工作中要注意工作方式创新，实现文书档案管理工作保障[3]。企业要在资金上做出扶持，包括人力上的投入、物力上的投入以及财力上投入，选择先进的技术来实现信息安全的保证。正是基于这些问题的考虑，文书档案安全工作需要独立与其他岗位之外。此外，在文书档案管理的工作中会形成过期的档案资料，这些资料具备的特点便是短期内具备一定的效率，长期无法做出有效使用。长期地将这些资料保存便会造成资源浪费，工作人员在使用资料时会造成材料的混放情况发生，形成一定的麻烦。在信息化技术与文书档案管理工作的过程中，能够将管理工作的效率做出提升，但是，对于定期清理过期的信息档案也很有必要。清理的方式主要分为两种，首先，纸质版文档在保证安全的前提下可以实现资源二次利用，能够实现单位内部节能的目的。其次，电子版的文件可以选择删除，定期地做出清理工作。

（三）创新办公室文书档案检索系统

对于信息化技术档案管理工作中目的便是能够实现信息化检索，现有管理模式下对于档案管理工作实现应有创新方式。对于文件检索目的便是要达到使用者需求，实现信息化档案管理工作的安全以及完整性，能够保证档案被使用者所查找。对于档案管理系统分为两种类型，简单系统便是将文档所建立的时间、建立的人员、创建者的姓名等方便使用者能够准确查找。对于一些重点类型的文书档案工作需要设置保密类型，查阅人员需要根据要求形成审批手续。

结语：

综上所述，将传统的档案管理工作与信息技术结合，有针对性对管理工作作出改革才能够实现信息化技术的创新。对于信息化文书档案管理工作整体的难度较大，需要管理人员针对各种问题作出管理，将问题全面解决才能够紧跟时代的步伐，将办公室文书档案管理工作做到最优。

参考文献：

[1]刘蓓. 试论信息社会背景下办公室文书档案管理工作的改革和创新[J]. 兰台内外，2020，No.283（10）：34-35.

[2]宋慧丽. 信息社会背景下办公室文书档案管理工作的改革和创新分析[J]. 卷宗，2020，000（002）：143.

[3]卢鹤. 信息社会背景下办公室文书档案管理工作的改革和创新分析[J]. 信息周刊，2020，000（006）：P.1-1.

（作者单位：金乡县妇幼保健计划生育服务中心）