如何帮助员工克服数字干扰

布赖恩·索利斯

移动互联网的发展带来了无处不在的数字干扰，严重损害工作效率，影响员工身心健康。作者建议管理者采用以下办法帮助员工和企业克服数字干扰的不良影响。

实施番茄时问管理法番茄钟时间管理法是在25分钟内集中注意力处理一项任务，之后短暂休息大约5分钟，以此来控制查看消息推送或被那些无关工作的事情分心。

從开放办公室阿归传统建议管理者不只是为员工提供格子工位，而且最好要提供办公室（独立办公室，或共享但安静的房间）。工作空间能否关上门会很不一样。为员工提供降噪耳机也是一个好办法。

为紧急情况制定预案我建议管理人员专门为紧急信息做一个特殊约定，并谨慎使用。一旦某件事被标记为紧急事件，提醒工具就会发出特殊声音。

以身作则在开会期间，担任领导职务的人应该规定，会议进行时不要用手机查看电子邮件或其他信息。和员工谈话时，我们不应该假定他们在前一个小时就已经看到了并不紧急的电子邮件。而当我们自己坐在办公桌前，员工应该看到的是我们在相当长的时间内全神贯注工作的身影。

布赖恩·索利斯

要让员工在充满干扰的数字世界里集中注意力，管理者既要为他们提供工具和培训，还要以身作则。

身为一名科技公司分析师和顾问，我早就熟知数字平台用来引诱人们上瘾的套路，因此自认不会上当。但是几年前，我还是跌进了这个陷阱。

一整天下来，我几乎每隔几分钟就要看看手机有没有收到新消息。工作效率下降，人际关系和工作以外的生活也受到同样的不良影响。

这种数字分心陷阱发生在各行各业，影响着所有年龄段的员工，对员工健康造成了不良影响。2012年的一项研究估计，数字干扰导致企业每年要承担人均超过1万美元的损失。根据开放课程平台公司udemv最近一份报告，有将近三分之二的员工（62%）每个工作日会花大约一个小时来看手机。

该调查发现，大多数企业在帮助员工“克服各种噪音、打扰和消息推送等持续干扰以保持工作绩效”方面都做得不够。有70%的员工表示，培训可以帮助他们排除干扰。但是有66%的员工并没有告知企业管理者自己需要这种培训，“这也许是因为他们对暴露弱点感到不安”。

在Lifescale这本书里，我分享了有助于我重新集中注意力的一系列步骤。我还发现，如果管理人员能和团队分享最佳做法，会带来重大变化，对整个组织产生指数级影响，帮助企业营造更加健康、更加专注的工作环境。

实施番茄钟时间管理法如果从一开始就把规矩定得过严，例如“下一个小时禁止看手机”，很难取得长期效果，反而可能引起团队成员反感，并不能让他们更专注。我们已经被训练得像巴甫洛夫的狗一样，会对消息推送做出条件反射，甚至是期待它们出现。我们对此常常毫无意识。关键在于如何摆脱这种条件反射，所以我们可以从释放这种冲动开始。

番茄钟时间管理法是一种帮助我们戒掉这种条件反射、更好利用时间而不被打断的方法。它的目标是在25分钟内集中注意力处理一项任务，之后短暂休息大约5分钟。由于你知道过一会儿就可以休息，因而能更容易控制查看消息推送或被那些无关工作的事情分心。

有些人可能比其他人更适应这种分段式工作法。而我不得不从比较短的时间段开始，最终达到25分钟的时长。让你的员工也自我挑战一下，把手机放到自己够不着的地方，鼓励他们查看一些统计应用程序，看看自己一天中究竟有多少次拿起手机。

如果有人反对，那么用同理心去说服他。强调你和他们一样——毕竟，这些年来我们已经被数字技术所控制。但是通过在一段时间内集中注意力，个人和团队可以完成更多工作。你还可以主动告诉其他部门甚至客户“这就是我们现在的工作方式”，让他们了解以后会在两小时而不是两分钟内收到电子邮件回复，最终，这将是一种对所有人而言都更有益的工作方式。

从开放办公室回归传统虽然后网络时代开放式办公室呈现爆炸式增长，许多组织机构真的拆除了旧式办公室和隔墙，创造更开放的空间，但哈佛商学院最近的研究却发现，开放式办公室实际上可能严重损害了生产力和协作。

在办公室设置开放空间，方便同事之间交流和协作，有一定积极意义，但给予员工个人空间，使员工远离噪音也很重要。实际上，在udemv的调查中，受访员工认为，在工位旁聊天的同事和办公室噪音比数字干扰还要让人分心。

开放式办公室还会加重数字干扰。毕竟，你可以关掉自己的手机，但是你没法不受办公室其他人手机声音的影响。而听到这些消息推送的声音更会加大诱惑，让你扔掉手头工作去查看手机。

如果可行，我鼓励管理者不只是为员工提供格子工位，而且最好要提供办公室（独立办公室，或共享但安静的房间）。工作空间能否关上门会很不一样。为员工提供降噪耳机也是一个好办法，不仅因为降噪耳机可以隔绝噪音，还因为戴耳机即向其他人表明，不要在耳机主人集中注意力工作时打扰他。

为紧急情况制定预案即使人们尽力降低对技术的依赖，并且在安静的环境里工作，他们仍然经常理所当然地感到有必要检查每一个消息推送——万一发生什么紧急情况呢？

我建议管理人员专门为紧急信息做一个特殊约定，并谨慎使用。一旦某件事被标记为紧急事件，提醒工具就会发出特殊声音。例如，在计算机、手机和平板电脑上有一种简单的设置，可以阻止所有其他通知，只允许紧急消息通过。我建议组织中的任何人都可以將某一封电子邮件标记为紧急邮件，而不是让某些发件人（例如你的老板）的所有电子邮件都显示为紧急邮件。

如果员工在休假，不要期待他们会查看邮件;如果确实有紧急情况必须联系到他们，可以给他们发短信或打电话。

以身作则最后，要改善容易让人分心的环境，恢复工作效率，作为管理人员能做的最有效的一件事就是以身作则。

在开会期间，担任领导职务的人应该规定，会议进行时不要用手机查看电子邮件、slack（企业通信工具）信息或其他任何东西。和员工谈话时，我们不应该假定他们在前一个小时就已经看到了发送给他们的那些并不紧急的电子邮件。而当我们自己坐在（或站在）办公桌前，员工应该看到的是我们在相当长的时间内全神贯注工作的身影。

这并非易事。做到这些，意味着与近年来办公室的发展风潮背道而驰。但经验告诉我，如果我们采取这些步骤，我们的职场生活会变得更好，我们的企业也会更加成功。

翻译：李君