基层疾病预防控制档案管理现状及对策

马华

摘 要：疾病预防控制档案是指机构在预防控制、公共卫生监测、健康教育、科研培训、公共卫生服务等项目上对基层政府单位、民主党派、妇女联盟技术指导和管理的活动中，形成的具有可参考价值的文字与影像资料，是发展疾病预防控制事业的重要信息资源和依据。疾病预防控制机构档案管理是机构长期发展积累的宝贵财富，对我国医疗、公共卫生管理事业具有不可忽视的作用。本文将立足于实际情况，结合疾病预防控制档案管理中存在问题、解决措施等进行探讨。

关键词：基层疾病预防;档案管理;对策

一、发展现状

在信息化技术革新的背景下，基层的疾病预防控制档案管理工作也在形式内容、共享机制上都有所创新。首先，档案的书写记录已由传统的纸张记录方式，转变为电子形式图文结合式记录，既利于资料的长期保存，又增加一些情景图片，更加清晰、易懂。其次，在文件的传播上，非涉密文件的传达可分享在互联网平台上，扩大对该领域的宣传;相对重要的资料则通过办公平台进行分享传输。随着传播渠道的拓宽、共享机制的便利化，促使相关政府部门可及时拿到准确的疾病预防控制信息，便于后期的科学决策与业务的开展。

二、存在问题

（一）管理意识薄弱

由于前期宣传的不到位，大多数人们和疾病预防控制机构未认识到此项工作的重要性，在工作过程中，普遍存在重业务管理、轻档案建设的现象。且机构在进行工作规划、各种考评时，也为将“档案工作”指标纳入其中，常常被工作人员和管理人员有所忽视。

疾病预防控制机构在公共活动范围内设置是为广大百姓提供必要的卫生防疫服务，属于公益性机构。在这其中，档案管理工作作为一项记录性工作，可能无法为机构带来一定的资金效益。所以造成机构组织领导人员有所忽视档案工作，底下工作在意识上也较为淡薄，只是在每月进行简单的记录，没有统一的标准。而且对于众多档案的管理工作，也没有聘请专业的行业人员前来进行系统性的整理与编制 ，最终导致管理效率低下，档案摆放混乱，易丢失和破损[1]。

另外，因工作人员对基层疾病预防控制档案管理工作未形成全面深入的认识，在收集和记录资料上大多以单位自身的建设与发展为主要方向，很少会考虑到国家公共卫生事业的大局发展，工作人员在日常档案管理中参与程度不够，整体程度不透，单将档案管理当作了迎检的招牌，事前为“宝”检查 后视为“稻草”。

（二）管理硬件短缺

受资金条件限制，部分区域的基层服务机构中现代办公设备短缺，无法满足人守一台电脑的标准，造成相关档案管理工作难以开展。而且由于电子化系统未更新，检索、表图绘制等功能利用率低，操作流程繁琐。

基层疾病预防档案管理工作的开展需要大量人力和物力的支撑，但因资金、办公设备的短缺，相关工作不能在同一水平线上均衡发展。各个区域基层间，有的财力保障充足，相关设施较为完善，并配备专门的管理团队;而有的基础设施无法保障，更别提工作多渠道化有效地开展了，这样问题的存在，也造成政府部门的整体督察管理难以落实与推进下去。

（三）缺少专业团队

从事疾病预防控制管理工作，对于工作人员的专业性要求极高，每名人员既要对档案管理领域的专业知识有所系统的了解，同时还要清晰的认识常见的疾病、预防流程及方法等，对医学、公共服务领域的知识整体比较熟悉，这样才能有依据的撰写业务技术报告和总结， 进行统计和编研工作。目前，在基层负责疾病预防控制档案管理人员，普遍都是理工科、医学学科毕业，并非管理领域专业人员，行业专业人员紧缺。而且，由于在日常工作中会受到多因素的影响，工作人员往往面临任务重的问题，需要身兼多职，基层内也缺少专业的培训，长此下去，造成了专人人才短缺、档案管理岗位人员流动频繁的严重问题，大大地影响工作效率[2]。

三、对策与措施

（一）扩大宣传力度，强化管理意识

公共卫生服务机构、政府、社会应一起联手，加大对疾病预防控制档案管理工作的宣传。在宣传工作中，机构领导干部在思想上要与时俱进 ，及时更新思想观念，发挥带头责任，号召基层管理人员行动起来，转变自身的观念和意识，积极利用宣传教育、微博、微信公众平台等新兴媒体扩大宣传力度与范围。而且，在日常管理上要不断完善共享机制，标准规范化办公，使得员工可有意愿地主动整理保留档案资料。

（二）提高业务素质，组织专门团队

现在这会的快速发展需要广大技术应用人才在工作中奉献力量。面临档案管理这一相对繁琐的工作，工作人员要在心中树立起信念，乐于奉献，在工作中不急不躁，稳步推进，做到当日事当日毕。为提高该领域工作人员的整体素质，政府应联合机构对外邀请业内的专家定期前来举办系统的培训课程或知识讲座，组织员工前来学习新技术、新管理理念，便于后期工作有效率的开展。而且随着互联网平台的发展，作为员工的自身也要有自主学习的意识，利用网络平台广泛的资料扩大对专业知识的了解，并经常的利用QQ等交流平台与业务人员、行业专家进行有效的沟通，促进档案 管理水平的提高。

档案管理工作要想有计划、有组织的开展，必须要以完善的规章制度、合理的收集整理信息的标准作以基础性的保障。对于不同种类的疾病预防控的资料的整理与管理策略，机构工作人员可利用互联网平台扩大參考，了解最新的方针政策、以及优秀的管理刚发，并结合实际，确定本基层机构具体的归档范围与收集重点。档案管理工作人员在开展细节部分管理工作时，应抱有谦逊的态度，深入各科室， 加强与业务人员的有效沟通，扩大对专业知识、各科业务活动等的相关了解，在《文件材料立卷归档制度》的基础上，科学、合理的进行管理[3]。

（三）融入影像技术，标准规范管理

随着政府、机构管理人员对基层疾病预防控制档案管理意识的提高，近两年来基层机构在硬件设施配备已有明显改善，有效的促进了档案管理的现代化、规范化。高新科学技术的影响下，office办公软件等技术功能都在不断的更新，工作人员在日常管理中要及时联系权威软件公司更新系统部件，简化操作流程，并且可利用Excel表格、ppt等软件，将文档中的部分文字资料转为可视化图像，提高可识别度。

[参考文献]

[1]新形势下的人事档案管理现状及解决策略分析[A]. 王静.“决策论坛——企业行政管理与创新学术研讨会”论文集（上）[C]. 2016.

[2]事业单位档案管理现状及其创新措施分析[A]. 徐静.经济生活——2012商会经济研讨会论文集（上）[C]. 2012.

[3]基层街道办事处档案管理信息化建设[A]. 黄文琼.“决策论坛——决策理论与方法研究学术研讨会”论文集（下）[C]. 2016.

（作者单位：鄄城县古泉社区卫生服务中心，山东 菏泽  274600）