办公室档案手稿整理归类技术分析

赵琳红

【摘要】信息化背景下，办公室文件多以纸质文件为基础，最终输出数字化文件，但在档案文件管理时，数字化文件中的瑕疵等需要通过原始手稿来确认，因此办公室手稿整理技术在信息化时代仍旧十分重要。本文就针对办公室档案手稿整理归类的原则、流程等进行分析，并针对办公室档案手稿整理中可能存在的问题进行研究，并提出应对策略，促进后续办公室档案管理技术的发展。

【关键词】办公室档案;收稿;整理归类

一、档案整理的原则

整理是按照档案原则，对档案和手稿进行实物和智力控制的过程。在整个安排过程中，必须牢记两个目标：保护记录的完整性和身份，并使其便于研究。档案管理员根据出处和原始顺序做出安排决定，并建立对材料分组而不是单个项目的控制。根据出处和归档结构，最多可建立五级控制。当手稿和档案杂乱无章时，档案工作者必需要对档案进行整理，使其具有一定规律性。

（一）过程原则。任何负责管理手稿或档案收藏的人面临的第一个挑战是组织材料并提的访问途径。正如我的一位同事经常说的那样，档案管理员的基本职责是知道你拥有什么，以及在需要时如何找到它。按照档案原则对档案和手稿进行实物和智力控制的过程称为整理。

（二）档案源头原则。档案源头，档案理论的核心原则，规定起源于一个办公室、机构或个人的记录必须组合在一起，而不是与其他任何人创建的记录混合。这种对记录产生的认识是档案和手稿整理的基础。当记录按主题或格式重新排序时，无论其出处如何，都会失去其作为人类活动和制度功能记录的本质特征。因此，档案整理的出发点是对手稿和档案的来源进行识别和维护。

（三）档案关联原则。为了提高对档案材料是如何创建和使用的理解，档案工作者必须保留由档案创建者建立的档案联系。这使我们能够看到档案收藏中的记录之间的关系 ，可以很容易地遵循出处和原始顺序的原则，控制稿件和档案的有序转移。然而，在许多从各种外部来源收集手稿的档案库中，如已解散的组织和已故的个人，可能没有原始秩序的表象。手稿和档案可能会以一种令人困惑的形式出现，这与试图揭示它们之间的相互关系或原始用途的努力背道而驰。

二、档案访问过程管理

获取档案材料第一阶段会涉及各个方面，包括行政、法律、实体和知识控制权等。在将材料转移到存储库之前，就要在原档案存储地进行初步工作，以确定并组织材料的移动。如果手稿和档案来自外部来源，则必须准备并签署一份赠予契约，以将合法所有权转让给知识库。赠予契约应指明捐赠人，简要说明捐赠的材料，说明版权许可是否也转移到知识库，并确定对公众访问的任何必要限制。在机构档案中，这种赠予协议是不必要的，因为所有权仍然属于机构。相反，准备了一份传送表，记录将保管权移交给档案馆的情况。一旦收到新材料，知识库必须获得对它们的智力和物理控制。应填写登记表，列明捐赠者信息，确定记录创建者，说明收到的材料类型，提供包括日期在内的记录，解释可能适用的任何访问限制，说明材料的存放地点，并提供一个控制（加入）编号以识别整个材料组。对记录的实地检查将提供其他信息，如知名个人和组织的姓名、材料的形式和广泛的主题领域。可能需要对松散的材料进行装箱，并在此时采取其他措施以提供物理保护和安全。访问完成后，工作人员可以评估集合并为其分配优先级，以便进一步安排和描述。应优先考虑预期经常使用、包含一个或多个研究人员迅速需要的信息、或具有较高“政治”或公共关系价值的收藏。

三、档案管控等级

整理手稿和档案的目的是对材料建立充分的物理和智力控制。由于我们的目标是让大多数研究人员都能使用这些资料，因此需要制定相应的档案等级，并对不同程度的细节进行划分。较小的档案可能会有非常具体的项目级安排，而大量的手稿和档案可能只需要在一个总的层次上安排。例如，50封信件的收集通常将被安排在非常详细的等级，而最近退休的高层领导的大量文件可能只被安排成一系列的信件、立法和案件档案。这类文件的项目级安排需要耗费大量人力和物力。档案管理员采用两种基本归类方式进行档案管理：按出处和档案所处等级进行档案归类。根据出处原则，档案工作者为每个组织（记录）或个人（文件）制作的所有材料的分类。不同来源的材料绝不会因为类似的主题或形式而进行组合（与同一作者的任何其他材料无关的单个项目除外，例如日记和账簿，有时会组合成人工收藏）。在機构档案中，来自同一组织部门的这些记录集称为记录组，来自下属办公室的记录称为子记录组。在一个复杂的组织系统中，可能有几个层次的子记录组。对于个人文件或外部存储库收集的组织记录，来自同一个记录创建者的所有材料构成一个手稿集合。在这两种情况下，这些记录组和手稿集都是根据出处形成的。在这些记录机构中，可能仍有复杂文件结构系统，该系统基于办公室职能、物理形式等原则而存在，并存在按照归档系统排列或作为一个单元保存的归档单元或文件，因为它们具备相同的积累或归档过程、相同的功能或相同的活动;具有特定的形式;或由于它们的创建、接收或使用而产生的其他关系。创建档案记录的办公室或个人通常将其档案分组为多个归档结构。然而，有时一个办公室可能只执行一个中心功能，例如“应收账款”，并且只创建一个记录系列。有些记录序列是根据人为活动或文档的出处进行档案排列的。一般而言，档案可以基于材料形式（例如，通信或建筑图纸）或办公室使用的归档结构。某些系列可能有子系列，或基于主系列内部划分的材料分组。在这些系列或子系列中，档案和手稿可以按文件单元（例如文件的文件夹）或按单个文件或文件单元中的项目排列。

一般而言，档案管理人员在实际工作中，其对档案管理过程可以遵循以下几个层次：（1）储存库中的所有手稿和档案应进行清点，并列入登记册、目录或数据库。（2）来自同一个人、家庭或原籍办公室的材料必须按出处分组在一个手稿收集或记录组中。所属单位的资料应按小组的层次组织，以反映记录制度。（3）记录系列是针对归档系统中作为一个单元保存的材料，或基于其创建、功能、收据、物理形式或使用的材料共享特征而建立的。在复杂的归档系统中，可以识别或创建子序列级别。（4）在系列中，文件单元可能存在（或可以被创建）用于与特定活动、个人、办公室、时间段或其他公共元素有关的文档组。（5）在某些情况下，文件单元中的单个文档或项目可以按特定顺序排列，例如按时间顺序、数字顺序或字母顺序排列。在整理手稿和档案时，档案工作者几乎总是采用前三个层次。系列层次揭示了记录的起源和原始顺序的基本特征，清楚地表明了导致记录创造和使用的功能和活动。除了特别有价值的系列之外，很少使用项目级的排列。因此，在排列中提供更大（或更少）细节的决定通常在子序列或文件单元级作出。这个决定通常需要平衡用户的便利性和机构的资源和工作量。

四、混乱档案管理秩序分析

安排通常被定义为从混乱中恢复秩序的过程。有时它只需要在明显杂乱无章的记录中确定一个潜在的顺序。当原始档案室建立了档案系列时，档案管理员通常按照原则或原始顺序保留这种安排方案。如果归档顺序没有被破坏，档案管理员的安排责任主要是检查和维护原始顺序。然而，手稿和档案往往会杂乱无章地被塞进箱子或板条箱，看起来毫无秩序可言。在这种情况下，档案管理员可能会试图识别和重新建立原材料的归档结构，因为这些材料是在原籍办公室创建和使用的。如果有足够的线索，使档案管理员不必猜测该办公室可能是如何组织和使用其档案的，就可以这样直接进行档案重新整理。如果没有明确的证据来确定原始档案组织结构，重建此类结构所需的难度和时间就不具有成本效益。有时原始档案不存在，则不需要完全遵循档案管理基本原则。当一堆材料无法重新排序时，档案管理员应根据对组织及其记录的了解，以及对研究需求和记录可能用途的理解，尝试创建一个简单、逻辑和可用的排列。通常，可以将特定的办公室或职能确定为建立系列的基础。至少，类似的记录表格可以组合在一起——信件、法律记录、报告、财务记录、笔记本、日记、剪贴簿、照片等等。这些可以是序列和子序列的基础。

五、结论

在档案整理过程中，必须牢记两个目标：保护记录的完整性和身份，并使其便于研究。档案管理员根据出处和原始顺序做出安排决定，并建立对材料分组而不是单个项目的控制。这些是档案整理的基本准则。一旦手稿和档案被整理好，它们就可以在寻找帮助研究人员识别和定位有用来源的工具中被描述出来。

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