学校干部人事档案现状与管理

李志香

【摘要】干部的个人详细资料都存在每个人的档案中，干部人事档案是选拔任用干部的重要依据之一。因此，干部人事档案信息的管理，将会越来越得到重视。

【关键词】干部人事档案;管理;创新

一、档案管理单位对人事档案管理工作不够重视

干部人事档案在个人生活工作中越来越重要，也越来越规范，无论对个人还是对单位都有重要关系，在学校、个人日常生活和教学管理中起着举足轻重的作用，是个人参与社会活动的重要依据，起到作为法律依据和参考借鉴的作用。人事档案管理工作主要涉及档案收集、档案整理、保管维护和档案借阅等几个重点内容，目前极大一部分人甚至是单位领导认为只要是个人就能胜任档案管理工作，随随便便指定一些人来干这份工作，但事实并非如此，档案管理纷繁复杂，不能简单地认为人事档案管理就是对个人档案材料进行简单的保管。随着经济发展空间结构的深刻变化以及“一带一路”国家倡议的推进，人事档案信息的利用率会与日俱增。 科学技术的发展给生活带来了极大的方便，然而干部人事档案工作依然落后于时代的发展，主要还是以纸质为主，工作效率低，技术落后，而且还存在许多问题：比如信息不全面，数据存在误差，更新费时又费力，而且纸质版的信息容易丢失，损坏，混乱，同时恢复信息既困难又麻烦。为改变这一现状，应改变落后的技术手段，发展更高效、科学、方便的干部人事档案模式。

二、严把人事档案材料审核关，保证人事信息的准确性

现在国家对各个层次教育工作不断重视，对学校的管理力度也不断加强。为了全面发展改变人事管理，需要对人事档案网络化和信息化加强管理。目前，国家也明确提出从严管理干部人事档案，同时大多数单位领导也逐步开始认识到人事档案管理工作的重要性，都希望单位人事档案工作提高到新的水平。

（一）提高认识，抓好人事档案材料入口关。对收集的材料做好审核，确定是否应归入人事档案、材料是否真实准确、是否存在涂改、是否齐全完整、填写是否规范、手续是否完备、档案整理是否符合要求等，确保材料的准确性。

（二）做到“凡进必审”。对于新招录人员及新转入的干部人事档案，提早甄别涉及年龄、工龄及学历、奖惩情况等重要信息材料，坚决杜绝涂改造假及违规进人现象。

（三）收集档案材料，完善档案内容。用定向、定时、追踪等方法多渠道全方面收集档案材料，完善档案内容。首先，要对即将选拔的干部的鉴定类、考核类以及履历类档案资料进行收集，通过定向及定期有效结合的方式来对这些资料进行收集，确保干部档案资料的完善与完整。其次，要加强对干部职称评定、工作表彰、任免以及违法违纪处理等环节的资料整理，提升对干部德、能、勤、绩、廉等方面的材料收集的重视程度。最后，要完整的收集有效反映干部政治素养、道德品质以及工作作风方面的资料，将这些资料进行统一整理和规整，以便于供上级部门调阅和使用。

（四）增强人事档案的时效性与真实性。对于干部人事档案来说，信息的准时性和真实性是极为重要的，为了增强其人事档案的准时性和真实性，要增强人事档案管理的动态性，固定时间整理人事档案资料，对已有资料进行检查，对于不重要无意义无须保存的资料进行删减，增加新的内容，这样既利于资料的管理同时又利于人力资源管理部门全面了解干部人员的真实情况。增加并扩宽信息容量，使信息管理体系和处理系统得到完善，从而提高效率。

三、促进干部人事档案工作制度化规范化信息化建设

加快规范干部人事档案工作，并制定相关制度，同时使其信息化。为了使人事档案工作信息化，应尽快完善信息管理系统，加快建设干部信息库和干部电子档案，从而改善工作效果和质量。此外，还要强化干部档案工作队伍的服务能力水平，定期进行培训，专业化更强。1.定期开展档案宣传工作，印刷有关的档案基本知识的宣传材料，分发给教职员工和相关职能部门的工作人员，通过这些方式让学校教职员工了解人事档案工作的具体流程以及具体要求，从而提高人们对人事档案管理工作的重视和档案材料及时归档的思想意识。2.档案管理部门要及时进行上下沟通、交流，对上不时提醒单位领导档案对学校以及将来学校发展的重要性，对下要时刻关注学校各种人员变动，及时收集材料，对教职员工提出专业的归档建议及要求，为人事档案收集工作奠定扎实的基础。这样档案管理人员管理档案轻松，材料收集快速，不用为材料流失着急，各种关系理顺、工作氛围和谐，每个教职工逐步都有人事档案参与意识，并自觉地进行档案材料的收集、整理工作，人事档案管理人员提高了材料填写的规范性，能及时对材料进行整理和归档。

四、提升对档案资料保密的重视程度，设置严密的档案安保措施

实体档案的保管应该有专室专柜保管，档案放置的地方注意保持通风、干燥。档案的传递过程应该有明确的时间和姓名登记，档案员需要实时追踪档案的位置。电子文档的分享需要设置密码，使用者需要进行身份认证，防止干部档案资料随意泄露。另外电子文档必须设置备份，备份的设备应该和实体档案一起被严格保护起来。档案资料的传输必须有一定的保护措施，必要情况下需要使用加密文件。档案作为干部工作历程记录，含有很多的重要信息，信息外漏将对干部工作以及升迁任免造成一定的影响。因此，档案管理部门一定要做好实体人事档案的安全保护措施。

五、不断加强人事档案管理人员队伍建设，保证干部档案规范化

（一）提高领导重视程度。不少领导认为人事档案管理工作就是简单的材料收集及整理，往往存在“说起来重要、抓起来次要、用起来需要、忙起来忘掉”的现象，长此以往，档案材料完整性、真实性从何而来？这就必须要将档案管理工作纳入日常的工作议程中，领导要定期向管档人员了解干部档案实质，积极解决档案管理人员工作中遇到的问题，只有上下配合，才能形成良好工作格局。

（二）加强管档队伍建设。具有高度的责任心和原则性，良好的政治素养和思想品德是对人事档案管理工作人员的必然要求。一是多组织培训，在注重业务培训的同时，更应该注重职业素养培训，使管档人员认识到档案管理的重要性，认识档案管理的基本原则和底线，确保档案不失真。二是要注重人事档案管理人员的培养，人事档案管理是默默无闻的一项工作，工作成效显现缓慢，应把从严管理和关心爱护结合起来，从思想、学习、工作、生活等方面关心管档人员，调动他们的工作积极性，打造富有“安、专、迷”精神的人事档案队伍。

（三）配備专业专职档案管理人员。档案管理人员的流动性较大，应当配备专职、专业的档案工作人员。目前，很多学校普遍存在将人事档案管理工作视为无关紧要的工作的情况，档案管理人员更是流水一般更换交替，专业的档案管理人员更是少之又少，大多都是根据实际工作进行岗位调动，有些甚至文化水平很低，档案管理人员流动大的问题普遍存在。很多人对档案管理也抱着敷衍了事的心态。大部分工作人员身兼数职，不可能像专职档案人员一样将精力主要投身在档案管理上，从而导致在工作中普遍存在档案专业知识不完备，也给人事档案管理工作的带来了极大的挑战。在这种档案管理人员流动性大、配备不足、文化层次不齐的情况下，专业专职的人事档案工作人员是形势所需。学校应结合人事档案管理工作的实际，确保档案管理人员配备的充足性和有效性，同时定期进行培训。

六、结语

总之，人事档案在干部选拔任用中起着至关重要的作用，它能使我们更好地了解每一个人的过去、现在，也能够使我们在一定程度上预见未来。如今经济的飞速发展，使我们国家人事档案管理工作也在快速发展，我们既要做好档案的收集、整理、归档、审核工作，还要顺应时代发展，为组织干部工作作出更大贡献。

【参考文献】

[1]苏玲.干部人事档案管理中存在的问题及创新策略[J].中外企业家，2017（09）.

[2]张立志.大数据背景下高校人事档案信息化建设探讨[J].城建档案，2017（09）.