新时期加强学校人事档案管理队伍建设的若干思考

赵金华

【摘要】人事档案是学校人力资源管理工作的重要部分，详细地记录着学校所有人员的基本情况，人事档案管理工作的好坏会直接影响学校的其他相关工作。从当前整体情况来看，我国大多数学校在人事档案管理队伍方面依然存在一些问题，比如人事档案管理基础设施欠缺、人事档案管理制度的缺失以及管理人才的素质和流失问题，都是制约学校人事档案管理工作的原因。因此，为了改善学校人事档案管理中存在的问题，学校有必要从管理队伍着手，逐步提升学校人事档案管理水平。

【关键词】学校;人事档案管理;队伍建设;建议

人事档案管理队伍水平的高低，会直接影响到学校人事档案管理水平的高低，但是在新时期，学校人事档案队伍水平并不完善，所以严重限制了学校人事档案工作的开展。因此，在新时期建立一支高水平的人事档案管理队伍，对于促进学校人事档案管理的现代化具有重要意义。

一、新时期加强学校人事档案管理队伍建设的意义

（一）有利于提升学校人事档案管理水平。学校人事档案管理工作是一项内容比较复杂的工作，其内容包括人事档案的收集整理、存放保管以及二次利用等。作为负责这些工作的主体，人事档案管理工作人员能否高效地完成这项工作，与其本身的工作水平有着重要的关系，所以在新时期要加强人事档案管理队伍的水平。檔案从开始搜集阶段、再到之后的整理、储存和转移，每一个过程都至关重要，在管理水平提升之后，人事档案的整个工作流程都会变得更加有序，工作效率也会自然提升。尤其是随着信息化时代的到来，档案的信息化管理也成了新时期的发展要求，所以人事档案管理人员要不断学习现代化的管理方式，进而促进学校提升档案管理的整体水平。

（二）有利于学校人才培养的质量。档案管理不仅要为学校教职工的工作生活服务，其档案本身也要在人才流动和选拔当中发挥重要作用。因为人事档案清楚地记录着学校教职工个人的基本信息，其内容包括教职工生活经历、个人基本情况、工作经历、工作表现和相关奖惩情况等。加强学校人事档案管理队伍建设，可以让人事档案管理工作变得更加严格，从而保证人事档案内容的真实性，这样一来，人事档案内容的虚构假造现象就会有效减少。保证了人事档案内容的真实性，就可以在人才选拔的过程中保证人才的质量，促进人才选拔的公平。所以，在新时期加强人事档案管理队伍建设，可以让学校教职工人才的基本信息更加真实，从而让人才做到人尽其才。

（三）有利于提高学校相关工作效率。人事档案管理工作不仅涉及学校教职工人才的引进和培养，还涉及档案二次利用的其他工作，比如工作表现记录、奖惩情况记录等。而其他工作的效率也会受到人事档案管理工作的影响，如果人事档案管理工作的水平不高，很容易在与其他相关工作交接时出现各种问题和冲突。相反，如果学校人事档案管理队伍能力突出，其他工作需要人事档案时，人事档案工作和其他工作之间的相互交接时间就会大大减少。综上所述，加强人事档案管理工作的队伍建设，有利于促进学校相关工作效率。

二、新时期学校人事档案管理队伍存在的问题

（一）学校档案管理的基础设施不完备。很多学校并没有认识到人事档案管理的重要性，所以对这一工作的投入并不充足，这也导致学校人事档案管理的基础设施并不完备。学校人事档案管理队伍存在的问题，并不仅仅体现在管理人员的素质上，还体现在人事档案管理的硬件和软件设施上。由于很多学校的投资不够，导致学校管理人事档案的设备比较陈旧，对于人事档案的整理也比较混乱，这样一来，导致查找档案十分困难，从而影响整体的工作效率。另外，有些学校由于档案管理设备存放时间较久，因此无法保证内部线路的安全性，如果因为线路失火，对于档案工作也会造成极大的威胁。

（二）学校档案管理人员素质不够高。档案管理人员是学校人事档案管理的关键环节，而管理人员素质不够高，管理态度不积极也成了不少学校人事档案管理工作水平不高的根本原因。由于档案管理人员素质参差不齐，导致他们在具体工作当中无法以更高效的方法进行工作，大大限制了档案管理工作的工作效率。与此同时，由于档案管理人员的态度不积极，在档案整理时并不能按照相关的规定进行整理，这样一来，别人在需要资料时，又会造成查找困难。甚至由于档案管理工作人员的不专业，导致一些档案丢失。

（三）学校档案管理制度缺乏规范性。随着社会的不断发展，学校人事档案管理工作也在不断进步，只有保证学校所使用的人事档案管理制度始终保持先进性，才能让学校人事档案管理工作始终保持高效率。但是现如今，学校人事档案管理在进行资料整理和管理时，如果相应的管理制度得不到更新和规范，也就无法保证人事档案管理具体工作的全面性和系统性。这样一来，档案管理部门内部以及人力资源工作都会因此受到影响。

（四）学校档案管理人员流失现象严重。和学校其他部门的工作人员相比较，人事档案管理部门的工作强度高，工资待遇却并没有相应提升，所以近几年不少学校的档案管理人员一直处于流失状态。尤其是从专业院校毕业的优秀人才，大多不愿意选择在学校从事人事档案管理工作。这样一来，这一岗位的工作者质量就不能保证，半路出家的档案管理人员并不能保证人事档案管理的工作效率。

三、新时期加强学校人事档案管理队伍建设的建议

（一）引进现代技术，实现现代化管理。引进现代技术，实现学校人事档案管理的现代化是提高学校人事档案管理队伍建设的必然要求。利用现代技术进行人事档案管理，可以改变以往纸质管理的局面，让档案管理工作向信息化发展。这样一来，不仅保证了档案的安全性和长久保存性，还方便了档案查阅和更改。信息化的人事档案管理，提高了档案的安全度，大大提高了人事档案的工作效率。

（二）加强人员培训，提升管理人员素质。加强管理人事档案管理人员的培训，提升管理工作人员的素质也是加强学校人事档案管理队伍建设的一种方式。提升管理人员的素质，不仅要提升档案管理方面的专业素质还要提升他们的工作素养，让他们在有能力工作的基础上，认真工作。因此，学校对于人事档案管理工作人员要本着严进原则，同时还要加强入职后的培训，保证工作人员可以时刻保持积极的工作态度和较强的工作能力。

（三）健全管理制度，提供档案管理保障。学校人事档案管理制度是学校人事档案管理工作的基础和保障，所以学校要严格健全档案管理制度。人事档案管理部门的所有工作人员，对人事档案材料的搜集、整理、形成、归档、调出等具体工作内容要做到职责明确，将每一份工作内容都明确到个人。除此之外，还要加强部门内部人与人之间的相互监督和管理，保证工作的认真程度。最后，对人事档案管理部门的管理制度、保密制度和使用制度也要进行完善。

（四）建立奖惩制度，缓解人员流失现象。建立合理的奖惩制度，不仅可以有效缓解学校人事档案管理人才流失的现象，还可以刺激该岗位工作人员的工作积极性。对于这一岗位工作人员的奖惩措施制定，要和其他岗位工作人员的奖惩制度要有所区别。具体的考核标准可以包括档案整理效率、档案管理认真程度、人事档案管理工作服务态度等。建立奖惩制度，除了可以提升工作人员的积极性，还能让工作人员心存危机意识，进而督促学校人事档案管理队伍的不断进步和完善。

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