基于AI技术的医院人事档案管理模式初探

孙蓉

【摘要】随着人工智能時代的到来，AI技术在很多新兴领域逐步得到应用，不断改变人们的生活与工作方式，医院人事档案管理模式的改变也是大势所趋，文章从传统模式存在的问题切入，探讨基于AI技术管理模式的必要性和优越性，尝试提出新模式的运行方式。

【关键词】AI技术;医院人事档案;新模式

随着人工智能时代的到来，AI技术在很多新兴领域逐步得到应用，不断改变人们的生活与工作方式，在档案管理工作领域也在尝试与之结合，改变传统模式，充分发挥AI技术在检索、收集、存放及智能管理方面的优越性，从而更好地解决传统医院人事档案管理工作中存在的问题，提高管理效率。

一、AI技术的发展概述

AI技术，即人工智能技术，是一个对信息知识进行综合处理的系统，是研究开发用于模拟、延伸和扩展人的职能的理论、方法、技术及应用系统的技术科学，通过对人类思维方式和行为的研究分析，利用相关信息技术，使机器能够对人的职能行为进行模拟，辨别数据信息、理解处理复杂信息等，随着技术的不断提升，AI与各产业结合的越来越紧密，为医疗健康、交通管理、能源节约等提供了很多新的解决方案，也为人事档案管理工作带来了一些创新和改变的机会。

二、医院人事档案管理现状

（一）传统人事档案数量大，管理效率低。随着社会对医疗资源需求的提升，全国各大医院规模不断扩张，床位增多，医院职工人数迅速增加，各医院特别是规模较大的三甲医院人事档案的数量越来越多，档案的存放、目录整理、查找检索、复印使用等工作繁杂，耗费大量人工且效率低下。

（二）多形式人力资源档案信息增加。随着医院人力资源管理水平的提高，各项专业技术档案如人员招聘、职称晋升、岗位聘用、奖励惩处等相关内容一并纳入专业技术档案管理，且档案信息、数据形式多样，内容繁杂，纸质类、影像类、电子文件类多种多样，没有相对统一的整合途径，造成一人多档，对于后期档案数据的采集、分类和使用产生了很大的影响，档案信息的缺失严重影响人力资源的整体有效评估。

（三）空间局限阻碍信息资源使用分享。多院区办院、多院区职能管理的模式，对于人事档案信息使用提出了更高的需求，传统人事档案的借阅存在空间上的局限性，给管理和使用造成了极大不便和效率低下，严重影响了信息资源的表达性、交流性和传播性，同时频繁借阅也大大降低了对人事档案的安全性和保存寿命。

三、AI技术应用于医院人事档案管理工作中的必要性

（一）顺应时代发展方向。AI技术应用于医院人事档案管理是人工智能的时代导向，2017年国务院印发的《新一代人工智能发展规划》指出，到2020年，人工智能总体技术和应用于世界先进水平同步，并成为改善民生的新途径，有力支撑起进入创新型国家行列和全面实现小康社会的奋斗目标。同时国家确立了“三步走”战略，明确到2030年中国人工智能产业竞争力达到国际领先水平，在生产生活、社会治理、国防建设各方面应用的广度深度极大拓展。由此可见，AI技术是未来各行业各领域创新发展的方向，医院人事档案管理作为医院管理的重要组成部分，更应该顺应时代的发展，积极应用新技术，创新管理模式，提高管理效率和管理水平。

（二）提升管理效能，节约人工成本。AI技术的应用可以从技术层面解决医院人事档案管理效率低下的问题，有效节约人工成本。有效提升文字识别技术，代替重复性、常规性和低技术含量的人工录入;实现传统人事档案与附加人力资源信息档案整合处理，解决多次使用多次重复组合的问题;同时可以通过定位与自动识别等技术优势在人工查找、借阅复印、外带审核等环节上节约人力成本，降低档案破坏及丢失风险，全面提高医院人事档案管理工作的效能。

（三）突破管理瓶颈，推进优化与升级。从AI技术目前在相关领域的应用中可以看出，其在医院人事档案管理领域的应用不仅可以覆盖到现有的管理流程，改善现有档案信息利用的空间局限性，更能促成档案管理的优化与升级，推进自动化与智能化系统的开发，变被动辅助服务功能为主动参与管理功能，通过强大完整的信息资源支撑，为管理决策提供有效依据。同时也能转变档案管理人员的身份和角色，促进他们对职业发展定位的改变，积极参与和融入人力资源管理的过程中。

四、基于AI技术的医院人事档案管理模式

（一）人事档案信息初始化功能。通过信息扫描完成人事档案的信息转化，建立基础人事档案数据初始化建设。对于新入职的职工，建立职工ID并作为人力资源信息系统唯一身份标识，与人事档案编号同步，便于档案查找。核查人事档案，提取录入身认证号码、出生日期、籍贯、学历学位等个人关键信息，完成人力资源信息初始化，建立人事档案电子目录，扫描人事档案纸质材料，上传、收录、分类并整理成电子档案。

（二）人力资源工作信息档案扩充功能。在基础人事档案模块的基础上，根据人力资源战略与管理功能拓展开发其他扩充功能，主要包括职称晋升、岗位聘任、奖惩记录、档案流动、工资薪酬、年度考核、在职教育、考勤及请假管理及专业技术业绩等模块，建立信息记录并上传相应证书、业绩档案的影像文件、图片文件等，可通过管理部门录入和职工个人录入等多种形式导入信息，便于信息的全方位高效率采集，保证数据的有效性和完整性。

（三）前后台互动及资源共享功能。实现职工与医院管理部门的互动与信息共享，将部分职能转为信息化流程，如上学进修项目申请，外出请假申请、证明开具及材料借阅申请等，通过个人端口申请，职能部门审批等形式实现数据收集及相关管理部门数据共享;实现管理部门之间的互动与信息共享，将部门需要部门合作和数据互通的职能通过线上流程实现，完成部门数据提取、信息在线查阅、文件传阅及移交等，彻底打破各部门“信息孤岛”的状态。

（四）智能化检索及数据分析功能。通过关键字查询支撑智能化检索功能，搜索单个职工相关信息或全院职工符合关键信息的所有记录，为数据下载、数据统计提供支持，嵌入固定统计格式，定期导出相关数据报表，减少设置条件的重复性操作;通过现有人力资源信息结构的对比分析，提供人员院区分布、学历学位层次分布、职称分布与现有标准之间的差距，并自动生成图表，各类人力资源报告提供有效素材，为人力资源决策提供合理依据;根据工作需要，设置各种提醒和预警通知，如人员超编预警、结构失衡预警、离退休人员提醒及合同期满提醒等，帮助人事工作人员高效完成管理工作，实现智能管理。

（五）评審及考核评价功能。基于职工人事档案信息的全面性，开发各项人才项目、职称评审、岗位聘用等的线上评审功能，专家通过系统基础人事信息及业绩记录的查看，综合评价投票，并通过信息处理快速统计评审结果，有效避免纸版投票效率低且存在人为因素和统计误差等问题;通过日常管理考核功能涵盖年度考核和合同期满考核，利用业绩记录综合考核，同时收集记录职工年度考核结果及合同期起止时间和考核结果，作为职工提拔、晋升和合同续签的依据。

（六）安全防护功能模块。为防止病毒攻击对人事信息档案生成和利用过程带来的安全威胁，安装智能防火墙和智能入侵检测系统，自动识别和决定访问控制，自主完成病毒拦截和阻止网络攻击;提供使用者身份认证和ID认证，以及上级主管双重审核功能，对于有权限限制的功能使用提供保护，防止内部人员跨权限访问，进行档案数据的存取、查询和利用，拒绝外部用户随意访问，确保档案资源的安全使用;设置修改痕迹记录，对于工作人员对档案信息进行的增加、删除和修改留有系统记录，便于明确工作人员具体时间、工作量的考核核定，也便于对工作中出现的问题进行追踪调查，落实相关责任。

五、存在的问题及对策

（一）管理模式与医院管理理念的不匹配。基于AI技术的医院人事档案管理模式的推广和应用对医院现代化管理理念提出了较高的要求，医院现有医院管理理念的落后、对管理信息化的忽视从根本层面阻碍了管理模式的改革。医院管理层应重新审视人工智能时代对档案管理的时代意义，充分认识管理信息化对医院管理和人力资源管理工作的重要推进作用，认识到通过资源分析为人力资源管理决策做出有效支撑的重要性，顺应时代的发展和管理的需求。

（二）管理模式与外部所需环境的不匹配。基于AI技术的医院人事档案管理模式在建设和使用的过程中对人性化的信息处理技术开发、与医院现有管理系统的有效衔接提出了较高的要求。应该结合医院工作实际，充分考虑功能需求，深度开发真正与人力资源管理工作有效结合的功能，实现对现有信息的技术挖掘、整合和资源共享，未来前瞻性功能的开发，做到均衡发展、综合应用，避免盲目的应用AI技术，盲目模仿推进，为实现人工智能而实现人工智能，造成资源的浪费。

（三）管理模式与从业人员能力的不匹配。基于AI技术的医院人事档案管理模式对于档案从业人员提出了较高的要求，而长期处于传统管理模式下的从业人员理论陈旧，工作积极性不高，工作参与度低等情况会严重阻碍新模式的发展和推进。医院应对从业人员进行系统化的培训，包括人工智能基本理念的培训，角色转变意识的培养，自身参与档案智能化管理工作技能和专业知识的培训和考核以及信息安全与保密意识的增强，避免工作人员技术能力和管理意识与新型的管理模式脱节，职业素养与职业操守与管理模式的脱节。

六、结束语

综上所述，AI技术在医院人事档案管理中的应用可以在很大程度上提高档案管理的质量，从档案信息采集及保存，档案信息检索及使用，档案智能化共享等方面全面提高档案管理工作的价值，与此同时，全新的模式也对人事档案管理的从业人员、单位的设备及网络安全提出了更高的要求，我们应该抓住这个机会和挑战，更进一步地深入探讨和研究，使医院人事档案管理真正实现智能化。

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