责编利用终校自查表提高学术期刊校对质量——以《西安工业大学学报》为例

潘秋岑，张立新，苏俊宏

“三审三校”是图书、报纸、期刊出版单位内容编辑环节的基本制度，是期刊出版的中心工作，对保障期刊质量具有关键性的作用。但一些出版单位由于内部管理失范，“三审三校”制度执行不到位，有的甚至流于形式，严重影响内容导向和出版质量。为完善出版单位制度建设，排查风险隐患，2019年，国家新闻出版署开展了出版单位“三审三校”制度执行情况专项检查。其中，校对工作环节一定程度上体现了编辑的业务技能，对期刊的良性发展有着重要的影响[1]。为了提高编辑部工作效率，促进编辑出版工作的标准化、规范化，提升期刊校对质量，大多数期刊出版单位制定了编辑部“三审三校”制度[2]，在校对中采取轮校与责任编辑负责制，为期刊质量提供制度保障。除了人工纸笔校对方式，有关学者提出了电子化智能编校方式提升效率和质量，如文献[3]提出采用Word VBA技术进行一键智能编校，该系统操作简单，对编辑无技术要求；文献[4]提出采用xodo软件实现对稿件的实时交互和远程协同办公编校，实现无纸化办公和数据共享共存；文献[5]基于知识管理，运用数字化出版便捷功能对科学技术期刊编校排版流程进行优化；文献[6]提出利用身边的常用工具和软件（如word、流程单、通读校对单）提高编校效率和查错率。但计算机的电子化应用会给期刊校对带来诸如录入差错、系统变换差错、改样差错和编辑疏忽差错等问题[7]。也有学者提出从把握心理、强调规范、注意细节[1，8]等方面完善编校细节，或采用编校合一+互校[9]方式进行校对，或在一校过程中实行逐段、逐字和逐项校对以尽量提前消灭差错，从而提高编校效率及刊物质量。

但在实际校对工作中，虽然单篇稿件历经了编辑的三次校对及作者自校，整期期刊历经了当期责编的统编、统校、通读，可能责编经验很丰富、技能很娴熟，也难以把所有的细节做到面面俱到，难免会有粗心、遗忘或犯错的时刻，稿件基本要素常出现以下差错问题：信息缺失；内容错误、不匹配及前后不统一；格式错误或不规范等。因此，对稿件增加校次，编辑对稿件进行终校极具必要性。《西安工业大学学报》（后文统称“本刊”）于2006年分别设计制作了针对单篇稿件和整期稿件的责任编辑（后文统称“责编”）终较流程表，2019年在开展国家及省新闻出版署下发的“三审三校”自查工作中，本刊重新梳理了责编终校自查表，以期促进校对稿件的规范化，提高期刊的校对质量。该方法对学术期刊进行校对优化和降低差错率具有一定的参考依据和借鉴意义。

1 本刊基本情况及责任编辑校对制度

本刊主要刊登光学、机械、电子、计算机、材料、土木及管理等工程应用研究方面的，具有创新性、高水平和有重要意义的学术论文以及反映学科发展状况的综述的学术期刊。本刊为双月刊，双月25日发行。由于本刊为高校类学术期刊，因此主要作者群为从事本专业的大专院校的师生及部分科研、生产和管理一线的科技工作者。

本刊编辑部人员构成为：编辑4人，主任（兼副主编）1人，副主任（兼副主编）1人，执行主编1人（兼任），主编1人（兼任）。本刊在校对中采用互校与责任编辑负责制，指当期责任编辑根据稿件学科类别与参与校对的人员的专业及特长，将本期待校对的稿件交叉分发给单篇责任编辑（包括编辑部的4名编辑及1名副主任）校对，当期责任编辑为本期的责任者、管理者、统筹者与督查者，也参与单篇校对。其中，单篇稿件校对不低于3个校次，包含一校、二校、三校、对接作者自校及终校；整期责任编辑校对职责为当期通读统校、终校，需从整体上把关期刊的规范性、统一性和完整性，以期在将整期刊物提交给副主编和执行主编进行审读及主编进行终审前降低校对差错率。

2 终校自查表设计

2.1 设计原则

设计终校自查表的目的在于，使单篇稿件责任编辑和本期责任编辑分别及时发现单篇稿件和整期刊物基本要素存在的不规范、不统一以及遗漏信息等问题，关注细节，降低期刊校对差错率。因此，其设计原则为：

1）以稿件的基本元素为核查基准，并遵循刊物规范要求。选取本刊刊发稿件的基本要素（包括页眉、DOI编码、学报网址、摘要、关键词、中图号、脚注、标题、图表、公式和参考文献序号等）作为核查项，并遵循本刊的基本要求和规范来校对各要素是否齐全、准确及对应统一等。

2）依据不同阶段的终校要求，明确核查要素。根据责编各阶段（单篇终校阶段和整期终校阶段）的角色职责和要素确定程度，设计针对性的终校自查表。

3）具体要素详解。有些要素的具体要求比较详细，甚至有所区别，因此通过注释形式进行详解，供责编参照校对。

2.2 构成要素及注释

根据以上设计思路，分别设计本刊单篇稿件的责编终校自查表（简称“13项”，见表1）及整期刊物的责编终校自查表（简称“18项”，见表2）。两者大部分核查要素相同，但由于两个终校阶段的特征不同，可以确定的要素有所不同，因此，两者最大的区别在于，整期刊物的责编终校自查表额外包含目次标题、姓名和页码、页眉信息、DOI编码、文章编码、引文内容和格式、上接和下转页码等要素。

表1 《西安工业大学学报》单篇稿件责编终校自查表

注释：

1）校对每篇稿件标题序号以及标题字体、字号、间距是否符合本刊规范要求。

2）DOI编码格式为：10.16185/j.jxatu.edu.cn.年.期.稿件序号。

例如：2015年第1期第1篇文章的DOI编码为：10.16185/j.jxatu.edu.cn.2015.01.001；2015年第1期第2篇文章的DOI编码为：10.16185/j.jxatu.edu.cn.2015.01.002；2015年 第2期 第1篇文章的DOI编码为：10.16185/j.jxatu.edu.cn.2015.02.001。以此类推。

3）学报编辑部官方网站网址为：http://xb.xatu.edu.cn。

4）文章编号为：1673-9965（年份）期数-稿件首页页码-稿件页数。

例如：2019年第5期第7篇文章的文章编号为：1673-9965（2019）05-0501-07。

5）校对每篇稿件脚注。其格式为：

收稿日期：年-月-日

基金资助：项目名称（项目编号）；项目名称（项目编号）。

第一作者简介：

①姓名（出生年—），性别，第一单位名称及职称，主要研究方向为××××，E-mail:××××。(在职)

②姓名（出生年—），性别，第一单位名称及硕士研究生，E-mail:××××。(全脱产)

③姓名（出生年—），性别，第一单位名称及博士研究生，主要研究方向为××××，E-mail:××××。(全脱产)

④姓名（出生年—），性别，第一单位名称及职称，博士研究生，主要研究方向为××××，E-mail:××××。(半脱产)

通信作者简介：

①姓名（出生年—），性别，第一单位名称及职称，主要研究方向为××××，E-mail:××××。(在职)

②姓名（出生年—），性别，第一单位名称及硕士研究生，E-mail:××××。(全脱产)

③姓名（出生年—），性别，第一单位名称及博士研究生，主要研究方向为××××；E-mail:××××。(全脱产)

④姓名（出生年—），性别，第一单位名称及职称，博士研究生，主要研究方向为××××，E-mail:××××。(半脱产)

6）引文内容和格式为：

作者名.题名[J].西安工业大学学报，年，卷（期）：页码。（中英文）

例如：

葛少博，刘卫国，周顺，等.薄膜光学微金字塔结构阵列的制备研究[J].西安工业大学学报,2019,39(3):253-259+265.

GE Shaobo,LIU Weiguo,ZHOU Shun,et al.Preparation of Thin Film Optical Micropyramid Structures Array[J].Journal of Xi’an Technological Universi ty,2019,39(3):253-259+265.

3 终校自查表使用步骤和说明

根据本刊的实际使用经验，责任编辑终校自查表使用步骤和说明如下：

1）当期责编在整期刊物进入终校阶段之前，要求单篇稿件责编按照 “13项”内容在规定时间内对其负责的每一篇稿件按要素进行逐一对照校对，终校期间若遇到疑问，应及时与当期责编（督查角色）沟通解决问题，以确保校对的高效率、按时性和准确性。

2）由于单篇责编对论文的编校难免会出现差错、遗漏等现象，因此，当期责编在单篇责编对所有稿件进行终校后，安排排版人员将当期稿件按照要求完善串联所有信息内容（页眉、页脚、脚注、文章编码和DOI编码等）并进行统编、统校，然后按照整期终校自查表逐一对照核实、排查、订正当期所有稿件的“18项”，确定所有项无误并签名后，方可将整期期刊交给副编审审读，并负责订正副编审审读后提出的问题，最终保证稿件的终校质量，降低整期刊物的编校差错率。

3）单篇责编和当期责编均需严格执行终校自查表，完成校对的要素在对应的栏目后打“√”，有问题的项需在备注栏注明，终校结束后务必签名并订正问题后，才可将稿件或期刊提交下一步进程，这就具有一定的强制性，责编需具有较强的执行力。

目前，本刊在期刊终校阶段严格按照以上步骤和说明开展工作，双重保障了期刊的编校质量，为后续副主编的审读和主编的终审工作提供了制度和质量保障。

4 终校自查表的价值

4.1 利于强化规范性，降低校对差错率

单篇责编对稿件进行终校将有利于降低稿件基本元素的校对差错率，尽早、尽可能多地消除错误，为后期当期责编的整期终校工作提供了一定质量保障；当期责编进行整期终校，是期刊提交审读和终审前非常重要的一个加强查漏补缺、强化规范性、提高稿件校对质量的环节。

4.2 利于总结规律和经验，提前避免错误

本刊要求责编在单篇终较和当期终校环节务必使用终校自查表，并进行记录和签名。对于责编自身，可根据终较流程表的记录，自查自身在校对过程中容易疏忽、出错的地方，以便提醒自己后续校对时应重点关注的要素，提高自身校对水平和效率。对于编辑部而言，可通过每期的终较流程表直观了解每个责编的校对情况，对比分析校对时错误及不规范问题较集中的地方，以期使单篇责编在前期的三次校对阶段及当期责编在统编统校阶段，尽可能提前消灭错误和不规范问题。

5 结语

“三审三校”是期刊编校过程极其重要的环节，对于稿件的校对部分，即便经历了三校，也难免会有遗漏、错误等问题，因此增加校次有助于提高期刊的校对质量。责编在完成稿件三校之后，添加终校文章的基本元素环节，有利于保障整期期刊的完整性、一致性、规范性，并避免犯低级错误。这就要求责编具有细心、责任心和大局观，根据终校自查表进行逐一对照校对，整体提升刊物的校对质量。由于责编的经验、技能会随着时间的推移有所变化，因此，责编利用终校自查表的效率会随其能力的提升而有所增强，这就需要责编进行灵活运用。