浅析如何规范会计档案管理工作

柏婷

摘 要：近几年随着我国企业财务改革的推进，在新时期发展背景下，财务档案管理工作也越发的受到人们关注，如何通过合理的开展会计档案管理工作，最大程度保障会计档案的安全、稳定管理就成为了近几年我国会计档案管理工作者们研究的核心。由此，本文着眼于现阶段我国会计档案管理工作中涉及的内容进行阐述、分析，从而发掘以往会计档案管理工作中可能会存在的问题、隐患，探究能够规范会计档案管理工作的举措，希望能够对未来企业会计档案管理工作的开展做出帮助。

关键词：会计档案管理;规范化;策略

自改革开放以来，会计档案一直便是我国企业经济管理过程中不可忽视的重要组成部分，合理的会计档案管理工作不仅能够留存企业经营活动的凭证，同时合理的开展会计档案管理工作也能够在极大程度上印证企业过去的发展路径，并为未来企业的经营决策指明方向。所以，在这一需求背景下，如何针对原有企业日常经营过程中会计档案管理过程中常见的规范化不足问题予以优化，就成为了现阶段企业会计档案管理者们迫在眉睫需要解决的问题之一。

一、会计档案管理的内容

对于企业会计档案管理来说，这一档案管理的内容相对企业中其他档案的内容相对更加复杂，不仅囊括了来源、种类较为丰富的原始凭证，同时也涉及了能够表现企业一段时间经营状况的账簿和报表，这些内容的存在都会在一定程度上影响实际会计档案管理的效果和规范性。

二、现阶段会计档案管理过程中存在的不足

结合以往笔者对企业会计档案管理工作的研究，笔者发现就目前企业的会计档案管理工作而言，相对于传统企业财务管理过程中的会计档案管理工作而言，虽然已经在很大意义上获得了提升，但是，由于我国侧重会计档案管理的研究时间相对较短，导致在实际的会计档案管理过程中仍旧存在一定的不足。笔者通过对所在区域的15家企业会计档案管理工作的情况进行调查，发现其中存在的不足大都集中表现在如下几个方面：

1.会计档案立卷层面不规范

就会计档案管理过程中档案立卷不规范是大部分企业会计档案管理过程中比较常见的问题之一，以作为研究目标的15家企业为例，超过3分之2的企业都或多或少存在立卷不规范的问题。这些问题的存在不仅很容易提升后续档案使用、保管的难度，同时也容易造成会计档案管理工作的失效。

2.会计档案保管层面不规范

对于会计档案内容来说，会计档案中囊括了很多纸质的原始凭证，如何针对这一纸质凭证进行科学的保管就显得尤为重要。然而，受一部分企业自身因素影响，很多企业在会计档案管理的保管环节存在比较明显的不规范问题，以笔者研究的15家企业实际情况来看，就保管层面的不规范问题大都表现在企业没有设立专门的档案室、没有专人对会计档案进行专门的管理以及会计档案管理制度不明确等问题，这些问题的存在都会造成后续会计档案保管层面的不规范，影响企业会计档案管理的质量。

3.会计档案监督层面不规范

就企业的会计档案管理来说，会计档案监督层面的不规范也是实际会计档案管理过程中比较常见的问题之一。纵观以往经济市场中会计档案的使用者大都由企业管理者和政府管理者两个方面，然而受我国政府经济监管工作的限制，导致就政府层面对企业会计档案管理的监管大都呈现出比较明显的不足，在这一背景下，如果企业管理者没有重视会计档案监管工作的重要性，就势必会导致对后续会计档案监督不规范的问题，影响实际会计档案管理工作开展的效果。

4.会计档案管理软件使用不规范

随着现代化技术在企业会计档案管理中应用的深入，虽然现代化技术的应用在很大程度上提升了原有会计档案管理工作的效率，但是，由于现代化技术发展的局限性，导致现代化管理技术在设计、应用的环节难免会存在各种各样的漏洞，从而对所储备的会计档案信息安全埋下隐患。与此同时，企业会计档案管理人员对档案管理软件使用不规范问题也是会计档案管理过程中比较常见的问题，尤其是对于部分专业素养不好、技术水平不好的工作人员，其软件使用过程中的不规范就很容易对会计档案管理造成隐患，并为未来企业的健康、高效发展造成风险。

三、规范化会计档案管理的策略

通过上述会计档案管理过程中规范化问题的研究，笔者认为在未来的企业发展过程中，如果想要帮助会计档案管理朝向更加规范、高效的方向发展，就应从原始凭证的登记环节入手，逐步的将档案管理工作渗透到财务运转的各个流程、节点中去，以此最大程度上确保会计档案管理的规范性和高效性，从而为未来企业的经营、发展奠定夯实的数据基础。

1.贴合企业情况构建会计档案管理机制

通过对上述企业会计档案管理过程中存在规范问题的研究，笔者认为在未来会计档案管理的过程中，如果想要帮助企业获得更好的会计档案管理效果，推动企业会计档案管理的规范化发展，就应从企业自身现阶段乃至未来的发展战略出发，构建具备企业自身特色的会计档案管理机制，汲取以往会计档案管理过程中存在的不足，通过制定规范的方式最大程度上确保相关管理规章能够被落实在实际的会计档案管理过程中去，以此实现会计档案管理规范化的目标。比如，就这一环节，企业在制定相关管理机制的环节应秉持国家有关会计档案管理的相关规章、制度，确保会计档案管理机制能够合法、合理的同时帮助企业获得预期的管理效果。

2.设计完善的会计档案的取用审批流程

对于以往企业会计档案管理过程中的档案取用环节是整个档案管理过程中比较容易出现纰漏的环节，所以，在未来企业规范化会计档案管理的过程中，管理者们也应着眼于内部档案、资料的取用、审批流程进行进一步的规划，从而最大程度上避免在取用环节档案资料的丢失，继而推动后续规范化会计档案管理在企业运行中的落实。

3.创设全过程规范化会计档案管理流程

结合笔者有关企业会计档案管理规范化管理的研究，笔者认为在现阶段企业会计档案管理发展的背景下，传统的档案管理流程已经很难在本质层面上满足企业发展对会计档案管理的切实需求，所以，在未来的会计档案管理规范化环节，管理者们也应逐步将全过程的管理理念渗透到会计档案管理流程的规范化制定中去，从原始凭证的填写、粘贴的等环节入手便进行明确的规定和要求，以此为后续会计档案管理工作奠定夯实的基础。比如，就这一环节，首先，根据原始凭证填写记账凭证是制作会计档案的初始阶段，这一阶段会计工作人员对凭证的处理、粘贴效果会在很大程度上影响后续会计档案管理的规范程度。所以，笔者认为企业可以着眼于企业日常生产经营过程中常见的原始凭证样式进行研究，选择出兼具美观、实用等多样优势的财务凭证粘贴模式，以此为后续会计档案管理的规范化奠定基础;其次，在完成了记账凭证的填写和粘贴后，需要会计人员对拟进行存档的会计资源进行移交存档。一般情况下，这一环节应严格按照国家以及企业的相关会计档案管理标准予以执行，在确保多方责任人在场并确认的基础上进行档案的移交及核验，以此提升会计档案管理的规范性;第三，待到档案移交到相关档案管理部门之后，管理部门应根据档案的内容、材质、保管期限等进行更加细致的归类、划分，并在归类、划分后根据会计档案管理的切实需求进行相应的建档、保存，以此确保会计档案管理工作的规范性，同时保障纸质档案在管理环节的安全和高效。

4.组织具备更强会计档案管理能力的人才团队

对于会计档案管理工作来说，管理人员的专业性对规范企业会计档案管理的影响也是未来优化企业会计档案管理工作效果过程中不容忽视的重要组成部分之一。所以，在未来规范化的会计档案管理过程中，一方面，管理者们应着眼于企业原有档案管理人员的专业水平、职业素养予以优化，使其能够更好的应对会计档案管理中应用的各种现代化技术，以此提升这一管理工作的规范性;另一方面，管理者们也应结合企业实际需求适量的选拔一部分更加具备专业档案管理能力的人才参与到企业会计档案的规范化管理中来，以此推动未来企业会计档案管理的发展。

四、结语

综上所述，随着会计档案管理工作在企业经济管理中受重視程度的攀升，如何结合企业的实际情况构建规范化的会计档案管理模式、流程就成为了近几年企业管理者们关注的重点。由此，上文通过对现阶段会计档案管理中存在的规范化问题进行阐述、研究，从中探究能够实现规范化会计档案管理的策略，希望能够对未来企业的发展做出帮助。

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（作者单位：西安市临潼区市场监督管理局）