文档编辑中提升Word字处理软件使用水平的策略

冯康

摘要：为提升使用者Word字处理软件的使用水平，提出了一套行之有效的策略。这些策略包括了解和尊重文档编辑规范，杜绝各种不规范的编辑操作，以长文档编辑的规范编辑任何文档，以表格编辑的规范编辑任何表格。经过几届本科高校大学生的实践，这些策略可以有效地提升使用者Word字处理软件的使用水平。

关键词：样式;长文档;表格;页面设置;题注

中图分类号：G642 文献标识码：A

文章编号：1009-3044（2020）10-0090-02

Word字处理软件是文档编辑中使用最广泛的一种软件，以其简单方便的操作深得用户的喜爱，几乎可以说人人都可以使用Word字处理软件来完成简单的文档编辑。但我们发现，大部分用户在使用Word字处理软件编辑文档时，只求编辑完成的文档在外观上满足初始的设想，不关心编辑的方法是否高效，常常进行低效和手动的操作去实现本可以通过高效操作实现的功能。我们常常说Word字处理软件有着强大的编辑功能，如果不去钻研Word字处理软件强大的编辑功能，也只去完成记事本也能完成的功能，那就是对Word字处理软件资源的浪费。但Word字处理软件强大的功能十分庞杂，百分百掌握Word字处理软件的所有功能只有极少数的专业人员能够达到。但那些常用的强大功能，约占Word字处理软件功能的60%，只要我们注重策略，都是可以掌握這些功能的，这样就可以极大地提高Word字处理软件使用水平，达到专业编辑的程度。

1了解和尊重文档编辑规范

要想提升Word字处理软件使用水平，就必须了解和尊重文档编辑规范。实际上文档编辑的历史很悠久了，即使在没有计算机和Word字处理软件的时代，文档编辑产业也照常运行，并形成了自己的一套规范，在进入计算机时代后，这套规范在继承传统文档编辑规范的基础上增加了一些迎合字处理软件的规范，因此，需要使用者了解并尊重文档编辑的规范。这套规范的一些基础知识是一致的，比如可独立编辑单位，最大的可独立编辑单位是整篇文档，可以对整篇文档进行某种编辑操作;其次是节，一节可能包含多个页，可以对一节进行某种编辑操作;再其次是页，然后是段落，句子，行，表格，图片，对象，最小的可独立编辑单位是一个字符，注意，空格也是一个字符，所以我们在文档编辑过程中不能随意地键入空格。其次是页面设置中的纸张规范，很多使用者首先被众多的纸张尺寸弄得眼花缭乱，实际上众多的纸张尺寸是由使用场合和历史沿革造成的;纸张尺寸规格国际上分A、B、C三种系列，我国历史沿革分“小开”和“大开”，小开更常用，简称开;而我们文档编辑常用的纸张规格是国际标准和中国历史沿革的混合物，即开、大开、A、B、C五种系列，五种系列的初始纸张规格分别为1开、大1开、AO、BO、CO，其幅面尺寸分别是787mm×1092mm、850mm×1168mm、841mm×1189mm、1000mm×1414mm、917mm×1297mm，初始纸张沿长度方向对折开成两等分，分别得到2开、大2开、A1、B1、c1规格，再沿长度方向对折开成两等分，分别得到4开、大4开、A2、B2、C2规格，以此类推，最小的规格依次为32开、大32开、A8、B8、c8规格;文档编辑中我们最常用的纸张规格是16开、A3、A4、B3、B4。纸张确定后，使用者还需知道标准公文的规范，这是行业普遍常用的一种页面设置尺寸规范，也是Word字处理软件默认的页面尺寸，其设置的纸张规格A4，上边距（又称天头）37mm，左边距（又称订口）28mm，版心尺寸156mm×225mm，不用设置右边距和下边距，右边距和下边距是自动填入。最后是录人内容的规范，长期大量多次重复录入的内容要定义为自动图文集，避免录入错误要使用自动更正方式录入，录入西文要注意全角和半角的区别，录人日期和时间要使用插入日期和时间，便于自动更新，插入数字要注意不同类型数字的上限，录入一般的公式尽量使用域而不是公式编辑器，录入汉语拼音要使用拼音指南而不是特殊符号或软键盘等，不一一列出。

2杜绝不规范编辑操作

不规范的编辑操作很多，有的不规范操作影响很小，如本该换行却以回车实现、键人空格实现段落的缩进、手动调节表格的行高或列宽，有的却影响整个文档，如手工编号多级编号、使用段落格式设置来设定每页的固定行数、使用格式刷来设置长文档的格式。很多使用者混淆换行和分段的概念，在文档编辑中，换行是通过键人手动换行符实现的，而分段是通过键入回车键来实现的，换行实现了插人一个新行，但新行和原来的行仍然处于同一段落中，而分段则是插人一个新段落，同一段的行和行之间可以设置行距，但它们属于同一段不能设置段间距，这在编辑中国古诗词中非常重要。滥用空格和回车是另一种很多使用者不规范的操作，在对齐时使用空格来实现对左对齐、居中对齐，在设置行距和段间距时使用回车来实现，这样会增加文档中不需要的字符和段落，为后续的整体编辑留下后患。手动录入图注、表注、公式题注、参考文献标识符、目录等引用内容也是常见的不规范操作，在大量插入引用内容时这种手动输入引用内容的弊端尤其明显，会出现牵一发而动全身的尴尬。手动编号也是使用者常见的不规范操作，Word字处理软件提供了多种多级编号的功能，有阿拉伯数字的，也有中文的，放弃Word字处理软件提供的功能转去手工输入是极其低效的，不但会引起录入错误，还造成修改麻烦。对表格了解的肤浅使得很多使用者手工去调节行高和列宽去适应输入的文本，严重影响表格的美观和规范。使用者应尽量避开上述的不规范操作，寻求更加规范更加高效的文档编辑方式。

3以长文档编辑的规范编辑任何文档

长文档的编辑有一套约定的规范，包括多个样式、多级编号、节、引用、页眉页脚、纸张方向、页面设置的规范，这套规范一开始设置时极其麻烦，但一旦设置好后，后续的内容录入就是按类型填充，非常方便高效，而且对后续的提取主目录、表目录、图目录、插入不同页眉页脚、插人不同的页码、横竖不同的纸张方向、甚至一起修改某类文本的格式极其高效方便。很多使用者一是缺乏长文档规范编辑的知识和技能，二是觉得麻烦，不愿短文档也照长文档的编辑规范去编辑，这样必然养成短文档编辑的习惯。短文档的编辑是可以凑合成的，即通过不规范、低效的操作来实现。久而久之养成了任何文档编辑都是凑合成的，从事编辑的时间再长，仍然不能提升自己的Word字处理软件使用水平。长文档的编辑规范一定是从多级编号开始，然后设置样式，然后插入节分页符，然后任何的题注都是从引用中插人，长文档编辑是可以修改的，编辑完成后不满意，只有修改样式就可修改套用这一样式的文本。

4以表格编辑的规范编辑任何表格

表格编辑有其固有的规范，主要是尽量使用插人表格而不是绘制表格，设置表格属性来定位表格在文档中的位置而不是拖动表格，使用表格属性来设置表格的大小而不是用鼠标调整表格的尺寸，使用表格属性来设置表格的行高和列宽而不是使用鼠标来调整行高和列宽。实际使用表格时每一行的行高都可能不同，在表格属性的行选项卡里，我们可以输入第一行的行高，然后单击下一行按钮，又可以输入第2行的行高值了，依次類推，可以方便地设置不同的行高;在表格属性的列选项卡里，我们可以输入第一列的列宽，然后单击下一列按钮，又可以类似地设置不同的列宽。表格在使用时每个单元格都有一个默认左右边距，均为0.19厘米，这在表格单元格宽度相对于容纳的文本较大时比较美观，但如果文本内容较多，需要单元格紧密容纳这些文本时，由于0.19厘米边距的原因造成单元格自动换行容纳，失去了原有的部署，很多使用者不知道去设置选项按钮，而是去调整行高或列宽去适应，正确的操作是单击表格属性对话框中的表格选项卡，单击选项按钮，在表格选项框中，有单元格内部的上下左右4个边距的设置，均设置为0厘米，然后勾选“自动重凋尺寸以适应内容”复选框，确定后即可，确定后整个表格的每个单元格的边距都为0，可以很紧密地容纳各自的文本内容，而且这种设置在拆分单元格是必须的，因为如果不将单元格的边距设为0，则拆分此单元格时拆分后的单元格会溢出边界。在高行数表格中，表格的行数高达几十上百行，跨多页，这样造成从第2页开始，没有标题行，不知道各列的对应关系，错误的操作往往是在没有标题行的页中输人一个标题行，使得每页都有标题行，但这样凭空多出了几个实际的标题行，并不是表格本身需要的，一旦中间增删行，则所有添加的标题行都不再是标题行，正确的操作是选中表格第一页的标题行，标题行不一定是一行，可以是复杂的标题行，包括斜线表头，选中标题行后单击表格标题行重复命令即可实现。

5结束语

上述策略是作者多年从事文档编辑的感受，而且作者也意识到很多本科高校的大学生Word字处理软件的使用水平普遍不高，因此，从2016开始，作者在其教授的《大学计算机基础》课程中的字处理软件内容中，有意识地引入这些策略去授课，通过几年的实践，这几届大学生字处理软件的使用水平明显提高，可以高效地编辑课程设计文档和毕业论文文档等复杂的长文档。