林业科研院所数字档案馆建设对策研究

陈晓瑚　唐岚

摘 要：随着信息化时代的到来，档案工作从传统的纸质档案向电子档案转变，从全人工操作向计算机自动化转变，这对档案信息的收集、保存、利用都提出了新的挑战。数字档案馆正是建立在信息化技术普遍应用的基础上，通过采用先进的科学的信息化手段，实现档案数据的管理与利用，从而实现资源共享。林业科研院所在长期发展中，形成大量科研发展历史档案和科学技术档案，对林业发展和生态文明建设起到重要的信息支撑作用。但由于林业科研院所存在档案数据化意识低、信息化水平低、人才缺乏等问题，数字档案馆建设一直未提上日程。为了适应现代科技发展的需要，林业科研院所需要加快数字档案馆建设进程，从基础设施投入、信息化建设、规范化管理、人才培养、安全保障等多方面入手，充分发挥林业科技档案的价值。

关键词：林业;数字档案馆;信息化

中图分类号：G270.7 文献标识码：A 文章编号：1004-3020（2020）02-0071-04

Research on the Construction of Digital Archives in Forestry Research Institutes

Chen Xiaohu Tang Lan

（Hubei Academy of Forestry Sciences Wuhan 430075）

Abstract：With the coming of the information age，the archives work has changed from the traditional paper archives to the electronic archives，from the full manual operation to the computer automation，which has put forward new challenges to the collection，preservation and utilization of the archives information. Digital archives is built on the basis of the general application of information technology，through the use of advanced scientific information means，to achieve the management and utilization of archives data，so as to achieve resource sharing. In the long-term development of forestry research institutes，a large number of scientific research and development historical files and scientific and technological files have been formed，which play an important information supporting role in forestry development and ecological civilization construction. However，due to the problems of low awareness of file data，low level of information and lack of talents，the construction of digital archives has not been put on the agenda. In order to meet the needs of the development of modern science and technology，forestry research institutes need to speed up the construction process of digital archives，and give full play to the value of forestry science and technology archives from the aspects of infrastructure investment，information construction，standardized management，personnel training，security and other aspects.

Key words：Forestry;digital archives;informatization

数字档案馆是建立在现代信息技术普遍应用的基础上，利用数字化手段，以综合档案信息资源为处理核心，对数字档案信息资源进行收集、管理，通过与网络的连接并提供利用，实现资源共享的集中与分布式相结合的數字信息系统[1]。在大数据时代，数字档案馆、智慧档案馆是未来各个档案馆的发展方向。但林业科研院所档案信息化程度普遍较低，数字档案馆建设更是落后于时代需求，因此，迫切需要加快林业科研院所的数字档案馆建设，为现代林业建设提供更多更好的信息保障。

1 建立林业科研院所数字档案馆的必要性

1.1 是现代林业发展的迫切需要

党的十九大报告指出，中国特色社会主义进入新时代。习近平总书记创造性地提出了生态文明观，强调坚持人与自然和谐共处，建设美丽中国成为建设社会主义现代化强国的重要目标之一，提供更多优质生态产品成为现代化建设的重要任务之一，绿水青山就是金山银山成为建设生态文明的重要理念之一。这些重大理论创新，正给林业现代化建设带来深层次、全方位的影响，既赋予了林业新地位新使命，也对林业改革发展提出了新理念新要求。到2050年中国将成为世界科技强国，也要求林业能为推动科技强国作出贡献，不仅成为林业科学技术创新者，更要成为全社会科学技术创新的最大应用者。作为科技成果的存在形式和信息载体的林业科技档案，将在现代化林业建设中发挥重要作用。建设林业科技数字档案馆是提升林业科技工作效率、实现信息资源共享、利用档案信息为林业发展提供技术支撑的重要途径，也是现代林业发展的迫切需要。

1.2 是信息化时代档案工作的必然趋势

档案馆作为社会信息资源集中与发散的主要媒介之一，如果将其建成数字档案馆，会加快社会信息化的发展进程，催生了新的档案形式的生成与管理，数据形式成为档案记录的新形式，离散数据的归档保存成为新环境下数字档案长期保存必须解决的问题[2]。当今社会处在一个信息化飞速发展的时代，随着信息技术与数字通信的持续发展，林业科研院所的档案系统应该变得更加数字化、网络化，拓展数字化服务，并且创造更大的空间，使林业科技档案真正服务于现代林业和生态文明建设。林业发展对数字档案信息的需要正在日益增长，如果林业科研院所逐步建设成数字档案馆，可以为林业的政策制定、产业发展等提供有效的数字档案信息服务。档案馆数字信息资源会将档案馆的传统信息输送空间变得更加宽广，网络上的所有人员都能平等自由地使用网络信息资源，让使用空间不再受地域的限制，更充分地发挥档案馆信息传递的媒介作用[3]。林业科技数字档案馆的档案信息资源不但是科研成果和科研历史情况的真实记录，也是社会用户广泛利用的档案信息资源的可靠来源。

1.3 是实现档案信息共享的必要条件

数字档案馆不仅是对档案信息的数字化，更是档案信息的网络化服务利用，档案的价值恰恰也体现可利用上。长期以来，林业科研院所积累了大量且原始的历史档案和科研档案信息，并按规定对各类档案进行了系统的分类、归档、保存，便于查询利用。如此庞大的林业科学信息资源，对社会、对林业、对林业科研事业的发展都是一个巨大的信息瑰宝。但是由于条件限制和技术上的不足，以及各林业科研院所对档案信息价值性的保护，使林业科研信息共享的进展缓慢。随着信息技术及其应用的不断发展，现代化的档案资源共享技术体现出了服务领域、服务资源的不受限性，展现出档案馆信息分享技术的跨行业、跨空间、跨地域的特点[3]。在此情况下，林业科研院所实现资源共享就具有了可操作性和便捷性。为了更好地满足林业科技信息共享的需求，建设数字档案馆成为首要条件。

2 当前林业科研院所数字档案馆建设面临的困境

2.1 重视程度不高

早在上世纪90年代，“数字档案馆”的概念就开始出现，如今，“智能档案馆”“智慧档案馆”也逐步进入人们的视野。但是，由于林业在很长一段时间内发展较为缓慢，现代化技术手段不多，使林业工作者思维模式和工作方式相对传统。而在林业科研院所，长期以来有着“重科研轻管理”的现象，尤其是档案工作相对边缘化。21世纪以来，林业科技人员的档案意识逐渐增强，但大多也只停留在按规定收集并移交相關档案资料的程度，对档案的数字化进展不关心、不重视。很多林业科研机构对档案室及相应档案管理所需的设施仅达到规定的基础配置，并没有过多的投入去提升档案专业设施设备，以及开展现代化的数字档案建设。

2.2 档案信息化水平较低

目前，林业科技档案信息化建设的进程比较缓慢，依旧以实体档案为主要载体。信息化应用大多是对纸质档案的扫描件进行电子归档及查询利用，有的甚至还停留在档案的电子目录检索上，基础手段满足不了数字档案馆的要求。此外，从林业科技档案信息化的技术手段来看，缺乏针对林业科技档案特性的管理、利用方法，如何将特殊材质的实物档案、手写字迹的原始实验记录档案等都纳入林业科技数字档案馆的建设范畴中，还需要有进一步的针对性研究。

2.3 技术标准规范不完善

近年来，国家档案局先后颁布了《数字档案馆建设指南》《数字档案馆系统测试办法》等规范性文件，从档案服务平台建设、电子文件接收与管理、纸质档案缩微数字一体化技术、数字资源数据库建设、信息安全等方面明确了标准规范，有力推动了数字档案馆的全面建设。但目前尚没有针对科技档案工作的具体技术标准和应用流程，特别是林业科技档案具有自身的行业特性，不能完全适用普通数字档案馆建设标准。此外，针对实物档案、多媒体档案、全文数据库的管理标准、技术标准，以及相应的评价体系还不够完善，不能满足林业科研院所数字档案馆建设的要求，从一定程度上影响了林业科研院所数字档案馆建设的进程。

2.4 信息安全技术手段不足

信息安全性是数字档案馆建设始终排在首位的考虑因素，档案数字信息的存储存在安全性问题。现阶段的信息技术的发展促进了信息数据规模，而信息的保存技术却存在一定的缺陷，能否有效地延长数字信息的寿命成为信息保存的关键点，假如数字信息档案的保存条件发生改变，将会对数字信息的原始性、兼容性以及可靠性带来新挑战，将严重影响数字档案信息的存储安全。同时，网络病毒的技术难点尚未破解，仍然是威胁数字档案信息安全的重要因素之一。

2.5 专业技术人才缺乏

技术问题是决定数字档案馆建设和运行的关键因素，对于数字档案馆来说，其中的身份认定、档案检索、电子签字、信息加密、信息共享等属于核心技术[3]。林业科研院所数字档案馆建设不仅需要档案人才，还需要林业科技人才、计算机及网络应用人才，但由于受编制、岗位设置等因素的影响，林业科研院所很难成立专业的数字档案馆建设队伍，专业技术人才的缺乏成为档案数字化进程缓慢的重要原因。虽然林业科研院所要建设数字档案馆也可以选择聘请专业的档案服务公司人员，但过多的依赖外聘公司人员，会在一定程度上影响数字档案馆的日常管理，不利于自身档案价值的发掘和利用。

3 加快林业科研院所数字档案馆建设的主要对策

3.1 提升档案数字化意识

要在林业科研院所普及档案信息化、电子档案管理、数字档案馆建设等基本知识和理念，使林业科研院所的全体干部职工深入理解和充分认识档案数字化进程的重要意义和历史必然性。尤其是要对林业科技人员进行广泛宣传，因为他们往往掌握着大量的一手林业科研材料，这些科研材料的完整收集、系统归档，是实现档案数字化管理的首要条件。

3.2 加快档案信息化进程

随着办公自动化尤其是网络技术的发展，传统的手工管理模式已经无法适应档案信息化管理的进程，从文件跨越到档案这一步，不再以立卷为标志和界限，通过计算机录入档案信息，存储文件的全部内容，能够通过不同角度同时展示相关信息，达到快速检索的目的[5]。林业科研院所应加快档案信息化进程，将档案信息资源建设作为数字档案馆建設的核心。一方面，要把现有的纸质档案通过电脑输入、扫描上传等手段，转化为能够在计算机及其网络上运行的数字信息，对传统档案进行数字化处理，并对其进行整理、接收和归档，建立以档案目录数据库、档案全文全息数据库、多媒体档案数据库和现行文件数据中心为主体构成的数字档案馆。另一方面，要采用办公自动化、科研仪器设备数字采集等方式，实现电子数据信息的实施收集、归档，如公文、项目文书、实验研究数据、多媒体文件等行政、科研活动中产生的电子文档。

3.3 完善技术标准规范

数字档案馆不仅仅是馆藏档案的数字化，也不只是停留在整个档案工作业务流程的计算机化，而是代表了网络环境下档案信息资源的整体处理模式，涉及到一系列标准规范与法规的制定和推行。虽然林业科研数字档案馆建设的技术标准尚未有统一的国家规范，但各地方档案、林业管理部门也可以在已有标准规范的基础上，立足林业行业特点、科技档案特征，结合档案数字化管理的要求和需要，完善制订适合本地区、本行业的数字档案馆建设标准。各林业科研院所要在学习贯彻有关电子档案规范标准的基础上，加强本单位的电子档案规范化管理，严格落实电子文件归档和电子档案管理相关要求，抓好电子文件形成阶段、归档阶段和电子档案管理阶段的规范化管理，确保纸质和电子档案管理“两头不落空”。

3.4 加大对数字档案馆建设的投入

将大量的档案进行数字化加工是一个庞大的系统工程，建设数字档案馆也离不开持续的投入。一是要加强基础设施建设，包括软硬件设施。要配备符合数字档案馆建设要求的计算机库房空调、密集柜、底图柜、防磁柜、智能化环境自控系统、全自动烟感灭火器等设施设备;以及现代化的办公环境、完善的专用档案网络和档案管理系统等等。二是要搭建信息服务平台。数字档案馆的建设目的是为了帮助用户不受时间空间限制获取所需档案信息，为此需要搭建一个包括存储、展示、传输等功能的信息服务平台，从而提高林业科研档案的利用率，实现林业科研院所信息资源的共享。

3.5 加强专业人员的培养

专业人才是决定数字档案馆建设和管理的关键，因此要加强对档案专业人员的培训培养，不断提高档案管理人员的学习能力，增强学习意识。一是充分利用档案岗位培训、档案专业技术人员继续教育等平台加强对档案工作人员数字档案管理技术、系统开发和管理等培训;二是注重与高校档案专业的联通，引进和培养出高素质、高能力的数字档案馆建设所需的专业人才;三是转变档案工作人员的思想观念，树立服务意识，主动参与到林业科研机构的生产、科研和管理等各方面业务工作中，掌握各种档案需求信息，有针对性地开展档案工作;四是利用数字档案馆的建设，充分发挥档案库藏资源的优势，从而丰富档案服务的内容，充分利用林业科研档案资源，发掘其潜在的经济效益和社会效益，发挥林业科研档案的价值。

3.6 确保数字档案的安全

安全保障体系建设是数字档案馆建设的基础工作，数字档案馆的安全包括数字档案数据的安全和信息系统及其网络平台的安全。数据安全就是要保证数字档案信息的可靠、可用、不泄密、不被非法更改等，系统及其网络平台安全就是要保持系统软硬件的稳定性、可靠性、可控性。一是要建立健全安全管理制度、采用高标准安全保障技术方法、落实人员职责、台账日志记录监管、异地备份等措施，强化日常监管;二是内部局域网要切实与一切外网实行物理隔离，加强身份认证和密钥管理，确保档案信息网络传输的安全;三是要加强安全态势感知分析，准确把握安全风险趋势，定期开展风险评估，及时发现、整改问题，化解安全风险;四是要制订应急预案，完善灾难恢复机制，提高应急处置能力。

参 考 文 献

[1]王建华.当前基层科研院所数字档案馆建设面临的挑战[J].机电兵船档案，2019（3）：66.

[2]钱毅.数据态环境中数字档案对象保存问题与策略分析[J].档案学通讯，2019（4）：40-47.

[3]姜敏.关于推进县级数字档案馆建设的思考[J].兰台内外，2019（7下）：36.

[4]施建仇.论数字档案馆建设面临的困境及解决对策[J].传媒论坛，2019（14）：136.

[5]夏旻.推进数字档案馆建设助力企业创新发展[J].机电兵船档案，2019（4）：46-48.

（责任编辑：夏剑萍）