事业单位档案管理中面临的困境与挑战

韩晓晶

摘要：事业单位需要正视档案管理部分的工作，针对人事档案与工作档案等多个不同类别的档案实施有效管理，向优秀的档案管理机构学习先进可用的档案管理经验，解决档案管理在各个方面的困难，同时也应对新时期下的档案管理挑战。本文主要围绕事业单位中的档案管理工作，对其当前面对的挑战与困境进行解析，提供适合事业单位的全新档案管理举措。

关键词：事业单位;档案管理;困难;挑战

档案材料在事业单位中有极高的价值，不同功能的档案所发挥的作用也有所不同，如人事档案记录着重要的人事信息，一旦出现遗失的情况，将给人事管理方面的工作带来极多的困难，其他的各种档案也都在不同的地方展现着极为关键的作用。事业单位在强化档案管理工作时，应融入更多先进且符合档案管理要求的方法与理念，甚至可以考虑运用技术方法来完成档案材料的管理任务。现从困境与挑战两个方面研究事业单位的档案管控工作。

1 事业单位在开设档案管理工作时的主要困难与挑战

事业单位需要关注到现有档案管理环境的变动，不少档案管理主体都在提升档案管理工作的技术水平，新的技术力量与管理制度将挑战带给档案管理人员与工作部门，如果不能正确地应对这些挑战，事业单位中的档案管理工作将无法取得进步，陷入困境。

1.1 制度落后

事业单位内设档案管理部门的人员首先需要找出制度层面的问题，并加以改进，制度是保障档案管理工作秩序性的根本，如果没有制度，档案管理人员在面对档案问题时将无法快速寻求解决方法，日常工作行为也会失去约束。尽管有事业单位形成了管理制度，但是制度内容固定，并不会以实际档案工作为准做出必要调整，其具有的指导价值也将降低。档案部门必须要对制度做出相应改变，确保制度能够切实地发挥出规范档案管理工作的作用，同时还要与时俱进地对制度要求进行调整。事业单位领导对于制度健全工作的关注度不足，导致制度层面的问题迟迟无法解决，给档案管理工作创造危机。

1.2 管理模式与管理设备方面的问题

技术层面的挑战也是档案管理者必须正视的，信息与电子技术给管理档案的工作创造更为丰富的契机，管理者可以借此来对管理设备与管理模式层面的问题有效消除。不少事业单位给档案管理部门提供的设备极为老旧，不仅运行速度慢，还会在被使用的过程中出现各类故障，不仅需要消耗一定的维修成本，还会损坏信息化的档案材料，降低管理档案的实际效率，不利于推进档案信息化与科学化建设工作，档案管理部门需要有资金与物质资源方面的支持，来采购新的信息化管理设备，以此保障档案管理工作的先进性;从档案管理模式的角度来看，延用以前传统模式与当前的信息化管理条件之间产生冲突，档案材料管理程序复杂繁琐，有一些不必要的环节浪费了有效管理时间，事业单位未及时地构建信息管理平台，主要管理对象仍旧是纸质档案，过多地占用管理空间，消耗大量纸张资源，纸质档案的存储环境也不符合要求，纸质档案的破损程度严重。

1.3 管理人员自身在技能与素质方面的问题

管理人员在管理事业单位档案的工作中有重要效用，但是素质与技能方面的不足却限制了其发展。

随着科学技术的发展，各个学科之间的互相融合和嫁接，促进越来越多的新技术逐渐地应用于档案管理工作中，如通讯技术、微缩技术、自动化技术、声像技术等，而以往的手工劳动很难满足现代信息化的管理工作，这就要求管理工作人员不断地提高自己的管理和业务素质，以及各项技术操作能力。从而不断地提高自己的管理能力、业务能力，使事业单位档案管理在信息化时代下更具有活力和生机。在事业单位中，档案管理的工作人员普遍缺少专业知识，一些事业单位对档案管理职能认识不清，任用非专业人员担任此岗位，往往造成的档案管理杂乱而制约文献参阅，影响事业单位工作正常运行和职能发挥。

2 应对档案管理工作难题的可行方法

剖析了几种档案管理工作中的问题，可通过以下方法来完善事业单位的档案系统，提升该项工作的综合管理水平。

2. 1 调整档案管理制度

在事业单位之中开展档案管理的过程中，首先就要建立良好的管理制度，并且在制定的过程中还要注意到，之所以一些事业单位档案方面的管理制度没有很好落实，其中一部分原因就是在制定管理制度的时候，未能全面的考虑好各方面影响因素、脱离了事业单位实际需要。所以在事业单位制定档案方面管理制度的时候，要能完全从实际出发，根据实际情况灵活的制定、调整档案管理方面的规章制度，使其更加具有可操作性以及时效性，最终推动事业单位档案管理工作的发展。其次，在事业单位档案管理工作之中光有全面的制度是不够，为了能增强制度的约束性以及有效性，还需要管理人员能制定出配套的奖惩措施，对于没有贯彻档案管理制度的工作人员予以制裁，使得档案管理制度能真切的成为工作人员在开展档案管理工作之中的基础原则。

2.2 引进现代化信息设备

档案管理的电子化是时代发展的必然，在事业单位的档案管理中也应根据实际的情况逐渐的引入现代化的档案管理设备、档案管理模式。通过使用电子类型的档案管理，能有效的将档案信息以电子信息的模式进行储存，这样不仅能最大程度上节约档案储存的空间，同时也能因为档案信息以电子化的模式进行记录，那么也就更加方便管理人员进行档案信息的查找，提升了档案信息的管理效率。但是在这个过程中需要档案管理人员注意到，由于档案信息全部集中在了一个储存硬盘上，所以管理人员要做好相应的备份工作，避免档案信息出现意外丢失的情况。

2.3 注重人员培训

在事业单位档案管理工作的实际开展过程中，档案管理新形式和新方法不断涌现，而当前事业单位档案管理工作人员现有的知识水平体系难以有效的满足档案管理工作的发展需求。在此种情况下，应当积极加强档案管理工作人员的培训和再教育，定期開展档案管理相关知识讲座，深化档案管理工作人员对专业知识的理解和掌握，培养并提升档案管理工作人员的职业素养，提高其对档案管理工作的重视力度，从而能够在事业单位档案管理工作中端正工作态度，并积极规范自身档案管理行为，促进事业单位档案管理工作的顺利开展。

在事业单位档案管理工作中，为了更好的迎接挑战，提高档案管理的总体效率，应当对现代化科学技术进行有效的应用，及时对事业单位档案进行更新，及时收集新的档案来充实事业单位档案库，提高事业单位档案的完善程度，为事业单位发展过程中档案的运用提供可靠的基础。

3 结束语

发展档案管理工作时，事业单位必须有效把握自身的特点，以此来将档案工作部门从困境中释放出来，事业单位应当给档案管理人员提供自由的发展空间，使其能够更加投入地完成管理档案的任务，工作人员则要立足于现有的挑战，克服档案工作中的方法、制度等方面困难，确保单位中的档案信息系统可以被及时更新，通过积极获取档案信息来扩充档案库，给档案材料打造更好的管理环境，也给事业单位提供支持。

参考文献

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