对大数据时代档案管理的思考

郭雪萍

摘要：本文在概述大数据的特点、原理与流程的基础上，分析了大数据给档案管理带来的机遇与挑战，重点提出了大数据时代档案管理的应对策略。

Abstract： On the basis of summarizing the characteristics， principles and processes of big data， this article analyzes the opportunities and challenges brought by big data to archive management， and puts forward the strategies for archive management in the era of big data.

关键词：大数据;档案管理;机遇;挑战

1 大数据概述

1.1 大数据的特点

大数据主要有四个方面特点：一是数据量巨大，二是数据的种类繁多，三是价值密度相对低，四是处理速度特别的快。概括起来即为四个“V”：大量（Volume）、多样（Variety）、价值（Value）、高速（Velocity）。

1.2 大数据的原理与流程

大数据的原理是运用云计算处理和其数据库、云存储、虚拟化的主要技术手段，对海量数据开展数据挖掘，从而快速获得有价值的信息。其核心价值在于对海量数据进行存储和分析。

大数据涉及的流程包括：

①数据采集：采用多个数据库来接收来自数据采集终端的数据。

②导入处理：将数据采集终端的数据导入到一个集中的大型分布式数据库或者分布式存储集群，每秒导入量一般达百兆甚至千兆以上。

③统计分析：用分布式数据库，或分布式集群对存储其内的海量数据进行统计分析后进行分类汇总。

④数据挖掘：是通过在数据中进行不同算法的计算，从而获得新的信息，可以实现特定功能与定义的数据分析。

2  大数据下档案管理的机遇与挑战

海量数据归档，使档案工作从实体管理上升到知识管理;同时，档案数据库的使用极大地提高了档案利用效率，可有效解决常规档案管理极易出现的“胀库”现状，利用大数据技术可构建档案馆的新型知识服务引擎。这给档案工作提供了良好的发展机遇，同时也给档案工作带来了巨大挑战。

2.1 机遇

大数据改变了档案管理思维，如今，檔案大都以全电子时代的载体形式来存储和利用，纸质和其他实体档案越来越少，海量的电子档案来源于大数据，大数据平台推动了档案管理。从海量数据中发掘出价值信息，并能够将档案资源转化为知识资源，成了档案工作者的新任务。而基于大数据的数据分析和数据挖掘技术又是带领档案正式步入大数据时代的基石。将档案工作原本的“默默无闻”推向了“业务先锋”的新角色，这些都为档案工作带来了新的发展机遇。

2.2 挑战

第一，档案资源管理的挑战。从实体档案到档案数字化、数据化，档案信息资源呈指数型增长，管理手段和工具已经难以满足大数据时代档案信息资源管理的需求。当下，归档内容庞大、档案信息泛滥，这种环境下实现档案数据的真实性、完整性、可用性和安全性，并在海量数据中实现对档案信息的挖掘分析，从而提供有价值的信息，是档案管理面临的新挑战。

第二，档案安全的挑战。档案涉及大量的党和国家秘密、企业商业秘密和个人隐私。随着档案信息化程度的越来越高，致使档案更容易受到网络病毒、黑客的攻击，很难保证档案的保密性。在档案的提取利用中，容易被非法盗取、复制、修改或者伪造等，影响档案的真实性、合法性。

第三，档案管理技术的挑战。档案管理技术无法满足云计算下大数据应用的要求。档案管理软件的开发没有统一的共性与标准，各系统之间无法进行数据的转换，很难用同一个软件进行档案的统一管理。再是档案管理体系较分散，管理体制与方式的统一很难实现。

3  应对策略

3.1 强化档案管理职能，提升人员素质

实现海量档案资源数据和档案应用系统的整合，开展档案信息资源的有效配置，不断发挥档案集合效应，从而适应档案资源利用共享的需要。纵向加强监督指导，打破“壁垒”，加强与其他职能部门沟通协调，寻求工作上相互支持配合，加强业务之间的联合，实现优势互补，充分开发利用，明确档案信息资源整合的主体。

数据价值的关键是无限的再利用，发挥其潜在价值，这从技术层面对人才提出了较高要求，加强对档案人员的能力培训，使其具备信息化专业能力、专业知识分析能力及综合管理素质等，才能使大数据下的档案管理发挥最大效能。加强人才培训，除了提高专业技能外，还应加强对人才的管理激励，才能不断吸纳优秀的管理团队。一应注重专业岗位的动态管理，让人才和岗位匹配;二要创建人才服务平台，为吸收引进优秀专业人才创造条件。

3.2 理顺档案工作体制，统一档案标准规范

在遵循“统一领导，分级管理”的原则下，切实履行档案事业行政管理部门的行政职能，以加强档案馆/室建设为基础，突出档案馆在我国档案事业发展中的基础地位，制定和完善档案管理标准制度。

企业应以《中华人民共和国档案法》、十号令等相关法律法规为基础，加强对档案管理制度的完善和强化，保证档案管理制度能够符合国家相关要求，确保档案管理制度能够达到国家标准。在我国，档案工作的内容、手段和水平日趋完善，这对促进国家经济社会的发展做出了重要贡献。尽管如此，档案服务工作规范制度的缺失，让各档案馆及档案管理者更多的是凭着工作责任感，加上自身对业务的理解，经验性地开展档案服务工作。统一管理规范的缺失，使档案管理工作缺乏科学的引导与规范，阻碍了当前环境需求下档案馆管理水平的进一步提升，因此，在新时期制定统一的档案管理服务规范对于全面提升档案机构服务能力具有积极的作用。档案管理制度应由企业内部对其制定有效的、科学的企业档案管理制度，比如针对企业在生产以及服务方而的要求不同，与企业的各个部门的责任人以及企业的档案资料管理人员对企业档案管理的相关制度与注意事项进行相应的讨论，形成企业档案管理办法，并通过试用与针对性改进逐步进行完善。通过这些措施，满足企业的发展任务的需求，让档案管理工作符合企业的发展需求。

3.3 升级档案管理系统，加强电子文件归档

现有档案管理系统多数是基于单机或局域网建立的，为适应大数据时代的发展趋势，需要对现有档案管理系统进行升级，以實现基于云计算的大数据档案管理。而随着大数据的来临，大数据档案管理平台也顺势而生，其依托各行业不同网络环境下构建的海量存储，进行计算和管理，并能够自动调取利用，具备多样性、可扩展性、经济性、可定制性等特点，加大对中小微企业在档案管理工作中的服务，也可以构建方便灵活的具有大容量的智能数据平台，满足个人服务。

在大数据时代下，电子文件来源日益复杂，种类繁多，企业产出的电子文件越来越多，电子文件归档与保存的具体要求，直接影响了文件的归档过程。随着计算机系统不断更新换代，技术的不断革新，电子文件的归档常需要更改载体且需频繁更改，保证电子文件的长久保存与利用，有着技术和标准运用上难题，尤其是对于专业软件形成的特殊文件。当前环境下，因为各机构、组织存在不同程度的电子文件管理方法不科学、归档方法不恰当、管理系统功能不完善、管理制度不健全等问题，直接影响着信息资源的整合与利用，威胁着电子文件档案信息的长期留存、有效收集，给归档管理电子文件带来了严重隐患和风险。因此，应使电子文件归档的各个环节加强，从而保证电子档案信息的有效性、准确性、可利用性、可靠性等。

3.4 优化档案馆藏结构，实行资源整合

档案管理的综合能力，主要体现在以下几个方面：一是在对档案资料的占有程度上;二是确立档案工作的主体地位上，能否对各级各部门的档案信息能够实行有效的调配和管理;三是在系统性档案资料的研究开发方法手段和前沿水平上。为适应大数据时代档案管理发展趋势，有必要进行档案资源的整合，将各级各部门的有保存价值的档案信息做到由分散到集中、由无序到有序，为适应新形势下各级各部门对档案馆服务功能的要求，通过对档案资源的整理、组合和合理分工，使档案机构和档案资源结构合理、配置优化，进而提升服务功能、形成服务体系。一方面按照能够最大限度地对全员开放和提供优质服务的要求进行档案资源的优化配备和整理加工，另一方面要完善各级档案馆实现基本功能的基础条件，将分散在各个部门档案资源进行集中。通过对档案资源的有效整合，才能真正的把档案馆及档案机构建成能够向各级各部门提供及时、有效的信息利用中心和档案资源服务中心。

3.5 深化档案加工处理，开展档案知识服务

在大数据时代，档案管理部门除了传统的档案接收、整理与发放等被动职能外，还应进行大量的档案加工处理，开展档案知识服务等主动管理服务。档案管理部门在收集到海量档案数据后，可通过开展对档案借阅者的深入了解，开展利用需求分析，建立相关数据模型，提高档案价值，进而对海量数据进行项目分类、相关性分析，从而推算出数据之间的关系，将积累的档案变成有用的信息情报，让“档案数据库”变成“战略论证库”，为档案利用者提供有价值的知识服务，为科学决策提供参考。

3.6 实施档案风险管理，确保安全的档案信息

大数据应用的最大风险，是档案数据安全管理问题。海量数据尽管集中存储，方便了数据分析和处理，但这种环境下，数据的安全管理、数据的管理备份不当等，很容易造成数据的永久丢失和损坏，这一风险对档案来说，将是毁灭性的灾难。大数据时代的档案风险管理需要做好以下几个方面：

一是数据保护。由于大数据采用云计算的方式进行，这种服务方式使用户失去了对物理资源的直接控制，从而导致档案数据在不知情的情况下可能被窃，因此，在建立大数据档案管理的同时，需要建立有效的安全机制，尽量减少数据失窃的几率。

二是数据备份。建立合理有效的数据备份与归档机制，确保档案数据在安全机制失效导致数据丢失或损坏的情况下，可通过备份或归档的数据快速实现数据恢复，避免大数据档案发生毁灭性的灾难。

4  结束语

大数据技术对档案资源开发利用将会产生巨大的贡献与影响，促使档案管理系统功能的强化与完善，可对企业各类信息资源和知识资产进行管理，充分实现档案的知识价值，实现大数据时代到知识管理的跨越，可大大提升企业的核心竞争力，也可以提高档案工作的地位与作用。

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