如何做好企事业单位人事档案的接收与管理

吴雨儒

【摘 要】人事档案管理是人事制度管理中的重要内容，人事档案的接收与管理有利于企事业单位对人员的了解，从而实现内部人才结构的优化，加快人事制度的改革与创新。我国人事档案的接收与管理中存在着诸多问题，严重制约了企业的发展，因此人事档案的管理尤为重要，以适应经济社会快速发展的需求，维持企业良好的发展状态。基于人事档案管理的重要性，文章分析了人事档案管理中存在的问题，并提出了一系列的管理策略，有利于提升人事档案管理的整体水平。

【关键词】人事档案;接收;管理;创新

【中图分类号】G275.9 【文献标识码】A 【文章编号】1674-0688（2020）01-0174-02

人事档案的接收与管理对于一些企事业单位的发展具有重要的作用。人事档案是员工德、才等方面的综合反映，人事档案中包含的内容极多，可以帮助单位详细了解员工的基本情况，从而在发展中实现对人力资源的合理利用，发挥人才优势，保障企业人才结构的优化。人事档案的接收与管理作为人事制度中的重要内容，虽然有些企业逐步认识到人事档案管理的重要性，但是其依然存在一些问题，需要在未来的发展中加以改革。

1 人事档案的概念及其特征分析

1.1 人事档案的概念

人事档案中记录了个人的身份、教育与工作经历、政治面貌、品德作风、组织关系等基本信息。对人事档案的管理主要是对人事档案加以收集整理、保管鉴定、统计与分析等，详细掌握个人的基本情况。就人事档案的价值来看，其具有高价值、高影响、高作用的特征，在企业发展中具有重要的作用。

1.2 人事档案管理特点

人事档案管理是一种综合性的信息收集机制，实现了企业人事活动的变动、培训、交流等的统一。从人事档案的概念来看，其本身具备全面性、真实性与时常变动的特征：①全面性。人事档案中包含的个人信息较多，基本涵盖了个人所有的信息，这些信息可以为单位提供全面的个人信息，人事档案中的信息可以为人员选聘等提供重要的参考。②准确性。人事档案中所包含的信息是准确无误的，是对个人情况的真实反映。③时常变动。人事档案中的信息随着个人经历的增加不断变动，因此人事档案也在不断地进行补充与完善。

2 人事档案管理的作用和价值

2.1 人事档案管理的作用

人事档案是有关单位、企业进行人才选聘的重要参考。人事档案随着个人经历的不断丰富逐步累积，清晰地反映了个人的成长经历、工作经历等。相关的单位借由人事档案，可以详细掌握个人的基本情况，比如学习与工作经历、社会关系等，因此人事档案管理尤为重要。

2.2 人事档案管理的价值

随着经济社会的发展，人事档案管理的创新具有必要性与现实意义，不仅能够实现企事业单位人力资源的合理利用，更能够实现其人才结构的优化，发挥人才的最大优势，提升人事档案管理的效率与质量，实现人事档案管理的规范化。具体来说，人事档案管理的价值主要体现在以下方面：{1}战略层面：人事档案管理的实施提升了企业人力资源管理的整体水平，实现了人才选聘的规范化，人事档案管理为人员调配等提供了重要的参考与借鉴。{2}管理层面：人事档案管理的实施保障和维护了档案的安全，提升了档案管理的整体水平。

3 人事档案的接收

在企事业单位的发展中，人事档案的接收也极为关键，主要是由于工作变动所产生的档案转移，相关的接收单位与部门要做好相关的接收工作。首先，对于转递来的档案要进行资料合规性的鉴别，判断其是否满足接收的基本条件。其次，如果对档案满足接收的条件，就要对档案的真实性、完整性等加以核对与检查，做好验收工作。最后，根据档案类型，确定存放与归档的具体位置，做好相关的记录与电子录入，以便于后期的查阅。人事档案接收的内容包含以下几个方面。

3.1 纸质档案资料

纸质档案是人事檔案接收中最常见的类型。就纸质档案的类型来看，一般包含入职登记表、个人信息表、家庭信息表、各类证件等。入职登记表中包含转调岗通知、工作总结、离职申请等。而个人信息表中包含员工的基本信息，比如出生信息、民族、婚否、联系方式等。家庭信息表中包含家庭成员的基本信息。各种证件主要包含身份证、毕业证、学位证、资格证、入职体检表等。

3.2 电子档案资料

电子档案资料与纸质档案一样重要，电子档案资料中反映了员工多方面的综合信息，是人事档案中的重要组成部分。电子档案资料在接收以后，以电子化的方式存储于单位的电子信息库中，在后续的工作中，如果需要使用，可以直接在该信息库中调用。与纸质档案相比，电子档案具有使用方便的特征，其保存与检索等具有更高的时效性，具备更高的安全性。

4 人事档案管理存在的问题

4.1 档案管理意识不足

人事档案管理对于企业发展具有重要的作用，但是很多企业认识不到这一点，在日常的工作中档案管理意识不足，存在档案管理认识的误区，没有处理好人事档案管理与企业人力资源管理的关系，使得人事档案管理的投入与重视不足，不利于企业的长远发展。企业档案管理意识不足使得在档案管理中的经费有限，有关的设施设备等没有及时更新，在管理过程中，业务流程、操作等具有随意性，管理不规范现象极为严重，企业对人事档案的利用率较低，人事档案管理的规范化不足。

4.2 资料收集难度较大

人事档案管理中，相关的管理人员需要不断进行有关人才信息的收集与整理，在现有的人事档案信息的基础上，不断进行人才信息的更新与完善。此外，管理人员还需要充分掌握人力资源市场的需求、变化等情况，结合企业的发展情况，进行人才结构等的优化，为企业的长远发展提供动力。就我国人事档案管理的现状来看，我国人事档案信息的完整性不足，资料收集的难度较大，存在关键信息缺失等现象，严重影响了人事档案管理工作的有序开展。

4.3 管理体制不完善

我国人事档案管理的体制不完善，在人事档案管理工作中，缺乏相关的制度约束，企业有关部门没有配合人事档案管理部门的工作，影响了人事档案管理工作的有效开展。比如，基层员工没有积极配合人力资源部门的工作，人事档案管理的科学性、系统性不足。

5 人事档案管理策略

5.1 提高档案管理认知水平

为保障人事档案管理的整体水平，企业在发展的过程中要提高档案管理的认知水平，逐步建立起人力资源档案管理体系，使得企业员工可以积极配合人力资源管理部门的工作，保证人事档案管理的规范化。具体来说，企业要在日常的工作中逐步培养员工对于人事档案管理重要性的认识，加强宣传教育等。企业要组建专门的人事档案管理团队，为人事档案管理的进行提供组织支持。

5.2 多方面收集资料

企业人事档案管理有关部门要在日常的工作中认识到人事档案资料的重要作用，注重相关资料、信息的收集，扩宽其信息渠道，提升管理水平。比如，企业可以建立一个完善的人事档案管理体系，充分利用互联网技术等，完善人力资源数据库，加强数据库中信息的更新，注重各种信息的收集与利用。

5.3 完善档案管理制度

要提高人事档案管理的有效性，需要在信息化背景下完善其人事档案管理制度，实现人事档案管理的规划化、标准化，实现人事档案管理的创新。首先，人事档案管理的相关人员要做好有关材料的收集、登记、核对等工作，保证人事档案资料的完整性与真实性。其次，企业要对人事档案数据信息的来源等进行规范化管理，保证人事档案的有效利用。最后，企业要加强对人事档案管理人员的教育与培训，提升其专业素质。

5.4 完善人事档案使用流程与规范

（1）人事档案的查阅。在人事档案的查阅上，有关的查阅人员要持章查阅，必须有相关的查阅证明等文件，该文件中对于查阅对象、目的、原因等应该有明确的规定，经由人事档案管理部门的审批后方可查阅，在查阅过程中要避免档案的泄露与丢失。

（2）人事档案的借阅。借档单位必须出具有关的借档证明与文件，借档文件中需要有有关部门的盖章与负责人的签字，经由人事档案部门的审批与核对后方可出借档案。在档案的借阅中，人事档案管理部门要做好借阅登记，详细记录借阅檔案的名称、数量、原因及具体的出借期限等。

6 结语

总而言之，人事档案的接收与管理极为重要，作为人事管理的基础工作，在日常的工作中要严格重视。企业要根据自身的实际情况，制定完善的人事档案管理制度，借鉴最先进的技术与管理模式，实现人事档案管理的创新，提升其管理水平，实现人事档案的有效利用，为企业的人才优化、用人决策等提供重要的参考。

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