论中国纺织信息中心档案室建设问题研究

李华

摘要：随着现代档案管理进入新时代的到来，各行各业企事业单位越来越重视档案管理及档案室建设管理问题，针对档案室建设应用问题，文章采用文献研究法、案例法、调研法等研究方法。从档案室如何建设层面为现代档案管理提供应用支持进行分析研究，以中国纺织信息中心为例，得出档案室建设及管理流程应用及注意事项。同时，文章中所提出档案室建设流程及注意事项也是可以在今后各企事业单位档案管理过程中加以实施和完善的。

关键词：档案室建设;规范管理;问题研究; 注意事项

中国纺织信息中心是已有几十年发展历史的机构，这几十年发展过程中形成很多档案，为满足未来发展建立档案管理体系是有必要的。随着中国纺织信息中心不断发展壮大，对各类档案如：文书档案（包括行政管理档案、业务活动档案）、科技档案（包括产品档案、基建档案、科研档案）、会计档案、人事档案、客户档案等越来越重视，这就需要建立专门存放这些档案的档案密集柜，下面具体分析中国纺织信息中心如何建设档案室。

成立档案建设与管理工作领导小组，确定主管领导及档案具体工作人员。健全档案室管理制度，档案室基本工作内容及其相应的技术方法有以下几方面。

一、选择档案室地址和规划办公空间

考虑企业的实际情况，应注意下面几个方面：（1）档案室必须专用，门窗有较好封闭性;（2）档案室远离火源、水源和污染源并符合防火、防水、防潮、防霉、防虫、防光、防尘、防盗等基本要求。（3）考虑办公空间具体面积不会大，分成两个区域：一个为档案放置区域，一个为办公区域。

二、购置档案室设备与办公物品

设备与装具：（1）档案柜。根据现有档案数量及未来三年档案发展数量，适当确定档案柜。（2）卷皮、卷盒、照片档案芯页、档案盒、档案袋、复印纸等。（3）计算机、去湿机、吸尘器、温湿度自动记录仪、装订机。（4）消耗品：用于保管工作易耗低值物品。如防霉防虫药品、吸湿剂、各种表格及管理性办公用品等。（5）档案室的物质条件（装备）是档案室建设与管理工作进行的物质基础。因此档案室根据自身工作需要和现实经济实力，本着实事求是态度和合理、有效、实用、节俭原则进行配置。

三、建立档案室管理制度

（1）档案室是保存档案重要场所，一般情况下档案室只允许档案工作人员进入，非档案工作人员原则不允许进入档案室，如工作需要必须进入时应有档案工作人员陪同。档案工作人员如非工作时间不允许进入档案室，档案室内不允许从事与档案管理工作无关活动，档案室中无人时必须关灯、关窗、房门上锁。

（2）档案室八防措施

档案保管工作中常说的“八防”，一般是指防火、防水、防潮、防霉、防虫、防光、防尘、防盗。这基本上囊括对档案实体可能造成的自然和人为的因素，是档案室管理工作的重要内容。

防火——要求在装具及照明灯具的选用、其他电器及其线路的安装等方面消除隐患，必须按消防规定在档案室中配备性能良好、数量足够的灭火器材。

防水——档案室选址应远离易发水的地点，位于较有利的防水地段。

防潮——与档案室温湿度尤其是湿度控制密切相关，在档案室湿度过大时应及时进行调整。

防霉与防虫——两者关系密切且与防潮有密切关系，要求对档案文件进行定期检查并放置防霉、防虫药品。

防光——要求档案室尽量遮避户外日光中的紫外线照射。

防尘——要求装具的封闭性好，定期进行清扫擦拭，保持清洁。

防盗——要求档案室门窗坚固，进出档案室随时锁门，并尽可能安装防盗报警装置。

（3）档案室与装具的有序化。档案室内装具的编号方式一般按保管机构或库房房间为单元进行，每一单元内的所有装具按某一排列走向和顺序依次编列号（排号）、柜架号、格层号，其号码一般也采用阿拉伯数字。装具在档案室中的排放方式应考虑方便管理和充分利用档案室空间等因素。装具每一列的走向应与窗户所在墙壁垂直，以避免户外光线的直接照射。各列之间的距离不宜过宽或过窄，一般以工作人员能进行正常工作为宜。

（4）档案在装具中的存放方式。档案在装具中的存放方式有竖放和平放两种。竖放时案卷的脊背朝外，工作人员可以直接看到卷脊上的档号，调卷还卷比较方便，因此档案室采用竖放方式的居多。平放比竖放更有利于保护档案，其空间利用率也稍大些，但其缺陷是存取不太方便，并需在每一摞夹一纸条或卡片标明其起止卷号，因而这种方式多用于保管珍贵档案，以及卷皮质软、幅面过大、不宜竖放的档案。平放应适当控制叠摞的高度，一般以不超过40厘米为宜。

（5）档案存放秩序的维护与管理。在安排一个全宗内案卷排列次序时，必须严格按照全宗内既定的分类体系和案卷的顺序号进行，以保持案卷之间的联系。当确定了全宗和案卷的排放次序以后，就可以组织上架（柜、箱）存放。存放的次序应根据装具的编号次序进行。档案在档案室及装具中的存放秩序实就是档案实体管理秩序的具体体现形式。因此，维护档案实体秩序的保管工作也就是对檔案存放秩序的日常维护和管理行为。

（6） 定期检查、清点。定期检查及时发现档案室中是否有潜在的隐患等危险因素存在，以及档案调出和归还是否履行严格的手续，实体秩序是否受到破坏、出现混乱，是否有长期使用未归还的案卷等等。定期清点及时发现实体秩序的错乱现象及档案丢失或去向不明等问题并予以纠正，使档案实体严整有序。尤其在搬迁或突击性的大规模利用之后，清点工作尤为重要。

（7）建立和完善一系列的档案室管理性文件：确定档案归档范围文件;分级分类标准化管理文件;档案收集程序性文件;档案归档流程性文件;档案借阅归还流程文件;档案销毁流程文件;各类登记造册具体管理表格。

四、结语

中国纺织信息中心档案室建设是未来档案工作的努力方向，从档案室如何建设的宏观层面到档案室建设具体的管理制度形成的微观层面，得出档案室建设管理流程应用及注意事项，在今后档案室管理工作过程中还需加以实施和完善。

参考文献：

[1]王茹熠;数字档案信息安全防护对策分析[D];黑龙江大学;2009年

[2] 鲁小波;宁波镇海区房管处建成示范数字档案室[N];中国档案报;2011年

[3] 张震江 钱红;常熟市数字档案室建设蓬勃开展[N];中国档案报;2008年