电子采购系统在企业的采购管理研究

胡代理

【摘要】目前，招标从鲁布革电站引用已在多领域及多行业中得以广泛应用，并逐渐应用至企业采购项目中。然而实际上，此制度在实际执行过程中尚存在部分问题亟待解决，如招标采购工作效率较低，将会严重影响招投标工作的实际开展。为改善此现象，引入电子采购系统尤为必要。本文首先对工程建设采购难点及引入此系统的必要性加以阐述，其次对电子采购系统予以介绍，最后对电子采购系统在管理中的应用展开研究，望借此可切实提高企业采购管理效率和合规性。

【关键词】电子采购系统;企业;采购管理;合规

招标作为一类采购方式，现已在政府采购、工程建设、水利、铁路及公路等行业中得以广泛应用，针对保障工程建设质量及加快工程施工进度而言具备重要意义。当前，伴随我国基建项目已进入高质量、高速发展时期，因此，对工程建设招标采购效率、合规也提出较高要求，对此需要对现有招标采购管理模式加以改进，故本文围绕电子采购系统在企业的采购管理中的应用展开研究。

1、工程建设采购项目难点

招投标制度为现阶段工程发承包的主要形式，广泛应用至工程建设领域，特别在金融保险央企。招标采购为竞争性较强的采购方式，同时也为加快工程进度及确保工程建设质量的重要手段。实际上，现阶段公开招标过程中仍存在招标过程繁多、复杂等问题，降低招标效率。一般情况下，合规的工程招标活动需经申请审批、公告、标书发放、资格审查及开评标、合同签订等十余个流程，招标过程时间漫长，一般为30d-90d间。针对建设项目而言，招标过程太过复杂且繁琐，招标人内部审批流程涉及人员范围广、差旅移动、时间长，有的压缩存在不合规隐患，导致招标工作效率难以提升，对工程建设造成影响。伴随信息技术高速发展，信息技术已在社会各行业中得以广泛应用，因此，借助电子采购系统的建立，整合招标流程，固化合规监督，以提高招投标工作效率、合规性具备现实意义。

2、电子采购系统介绍

2.1电子招标采购模块设计简介

电子招标采购参照《中华人民共和国招标法》等法律法规展开，并融合“互联网+”招标采购行动【1】时代趋势、企业招投标管理制度、行业专家经验，完成常规成型的采购方式对应流程设计，所设计流程包括传统模式线下的招投标采购全部业务流程，包括各审批环节的过程监督，此设计中信息技术、招标理念得以完美融合，且实现招投标全程的电子化运作、电子化管理、合规监督，参见图1。

2.2电子竞价采购探讨

对于非招标方式下，电子竞价即指借助互联网技术的应用将拍卖技术、招标方式二者予以结合，运用在电子采购的竞价运作【2】，为同拍卖竞购相似的一类逆向行为。竞价时，采购人员将竞价标书发布于系统中，遵循事前设定的竞价规则，展开竞价。竞价过程主要分为超时竞价磋商、正式竞价实施、竞价执行三个阶段，竞价全程均为匿名竞价，供应商仅能了解自身的排名信息，供应商为获取有利排名，将会不断调整自身报价，最终同中标条件相符的供应商中标。

2.3电子询比价采购研讨

询比价即为货比三家，借助比价、比质的方式选定供应商，此方式多适用于交涉简单且采购金额较小的项目中。电子询比价采购功能主要如下：一为公开询价，即指将询价函向全部供应商发送，征询报价;二为邀请询价。向具备合格资质的供应商询价;三为谈判报价。采购人员同供应商展开多次交谈，对最终报价予以明确;四为线上比价。采购人员在线比对多家报价，从中选取适宜供应商，订单草案初步形成;五为追踪询价过程，审批、采购人员可对询价全程加以查看，如报价清单、谈判记录等;六为日志查询，可借助系统查询日志;七为订单审批，谈判完成后，提交订单并审批。电子采购过程文件归档。

3、电子采购系统在管理中的应用

3.1提高采购管理效率细作合规流程

借助电子招标的应用可于线上完成授标、议标及标书发布等全部招标流程，借此除可对传统招议标方式所提出的管理要求予以充分满足外，还可实现采购人员工作负担的大幅度缓解，工作效率得以提升，且采购周期显著缩短、流程合规有记载。实际采购过程中，因定量外采物料无前期采购价格，故在传统采购模式下，多为采购人员借助传真、电话等方式完成物料询价工作。比如询价模式，不仅易产生失误，且工作效率较低;但引入电子采购系统后，采购人员可借助此系统中所设计的电子比询价功能，将询价单同时发布至多个供应商，并设定回应时间，要求供应商需于制定时间内对物料或服务价格予以回应，借此推动采购人员采购效率的大幅提升，并可适当缩短采购周期，同时还可将人工操作失误的产生降至较低。此外，电子采购系统可将全部招投标过程均存储于数据库内，以便日后查询，也可为公司强化采购过程管理和合规监督提供支持。

3.2拓宽采购范围规范信息拓展

企业物料或服务采购过程中，钢筋等材料的价格易受市场和地域因素影响而产生频繁波动，因此，采购人员须及时或不定期调整采购价格。因此类物料的招投标活动尤为频繁，且在传统招标模式下，要求招投标时，物料供应商须到现场，使得企业在选取合作供应商时，可选择范围较小，多数情况下，企业仅能选择距离相对较近的物料供应商，市场竞争强度较低。而借助电子采购系統的引入，供应商在参与招投标时，无需到现场，可借助电子竞价参与招投标活动，招投标时仅需进入线上虚拟现场即可，可为企业提供更多的物料供应商选择，选择范围不再受限于附近供应商，规范与上级平台信息联通，规划与争取社会采购平台信息互联，还可在一定程度上扩大市场竞争范围，推动良性市场竞争体系的形成。

3.3规范采购管理和信息披露

以往的招投标模式下，因招投标信息透明化程度不足，导致信息不对称现象产生，致使在实际采购时，受人为因素影响较大，对采购工作的公平及公开进行造成影响。借助电子采购系统的引入，在招投标时，各供应商IP地址均可显示于系统中，加之系统所设计的竞争环境均相同，以此实现采购工作透明度的大幅度提升，并可最大程度的避免人为因素所造成的影响，对采购工作公正、公平及公开的要求充分满足，实现采购管理的进一步规范。

3.4防止市场不良行为减少采购成本

在采购过程中，借助电子竞价采购机制的应用，可完成静态报价向动态报价的转换，且报价的全过程均在匿名环境下展开，并在公平环境下，允许同一供应商多次报价。报价时，供应商仅能掌握自身的报价排名情况。此报价模式下，供应商将会展开竞争性报价活动以提升自身排名，此模式的实施，可有助于采购方获得最大化利益，实现采购成本的有效降低。

结语：

分析现阶段招标采购情况可知，引入电子采购系统已为企业加强采购管理的必然需求，在经过近5年开发迭代应用，将电子采购系统应用至企业采购管理中，定期优化升级，有效提高了采购管理效率、拓宽采购范围、规范采购管理、减少采购成本、过程合规，对企业加强采购管理而言发挥重要作用。

参考文献：

[1][发改委等六部委]发改法规（2017）357号.关于印发《“互联网+”招标采购行动方案（2017-2019年）》的通知

[2]《政府采购竞争性磋商采购方式管理暂行办法》（财库〔2014〕214号）