如何提升基层档案管理科学化

邢光青

摘要：本文首先分析了基层档案管理科学化的重要性，接着提出了基层档案管理存在的问题，最后提出了要优化基层档案管理机制、提升档案信息的准确性、档案管理流程的规范化、提升专业人员的综合素质等策略。

关键词：基层档案;科学化;管理

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2020）04-00-01

随着中国特色社会主义进入新时代，基层单位管理成为社会各界关注的问题。档案管理是基层组织管理的一部分，其重要性不言而喻。但是，由于部分基层单位对于档案管理管理的认识度不够，并没有真正的感受到档案管理在组织建设中的作用，甚至认为这项工作开展可有可无，导致基层档案管理存在诸多问题。在现阶段，要能够站在全面发展的角度看问题，注重基层档案管理的科学化，从基层稳定大局出发，提高政治站位，以实际行动来提升基层档案管理成效。

一、基层档案管理科学化的重要性

档案是记录基层发展的重要材料，能够为基层组织发展提供全方位的服务，辅助其他部门工作的开展。档案管理工作比较复杂，提升其规范性、实现科学化管理能够充分发挥出档案在组织管理中的作用。毕竟基层单位需要合理调配资源才能朝着科学合理的方向发展，档案管理战略同样需要结合组织的整体发展规划，以组织的长远规划为目标和方向，找出档案管理科学化中存在的问题，有居安思危意识，精准分析每个时期的组织发展经历。此外，档案管理还能够为科学决策提供参考依据。我们以人事档案为例，基层组织的人员考核跟职工利益有直接的关系，职工的工作状况、成效等都会被记录在人事档案中，通过调阅人事档案来客观评价职工的工作状况，提升决策的科学有效性。

二、基层档案管理存在的问题

1.档案管理的重视度问题

部分基层管理者认为，档案管理并不能给组织带来直观的经济效益，这项工作并不是特别重要。这些管理者并没有认识到档案管理的地位，认为档案管理就是行政管理的一部分。没有结合单位实际制定档案管理制度，导致档案管理具有很大的随意性。如果领导不重视，那么这项工作的开展就会受到影响，甚至存在档案失真问题。

2.档案管理的人员配备问题

基层档案管理人员的综合素养有待提升，缺乏专业知识扎实的管理人才。由于机构岗位设置问题，部分基层单位没有过分关注档案管理岗位的人员，甚至把档案管理部门作为“养老部门”看待，把一些业务能力不是特别强的人员派遣到这个工作岗位上，这些人员本着“得过且过”的态度对待这项工作，缺乏相应的保密意识与管理手段，导致档案管理的整体质量不高。

三、提升基层档案管理科学化的策略

1.优化基层档案管理机制

要实现档案管理的科学化与规范化，就需要健全的档案管理机制作为基础，通过划分具体的岗位职责，规范岗位工作内容，完善组织协调等手段来提升管理成效。一方面，要把档案管理制度公布出来，确保各项制度能够真正的落实到位，明确档案管理工作人员，分管领导要对这项工作的开展状况进行监督管理。另一方面，要定期召开档案科学化管理座谈会，通过商议制定管理制度、管理人员职责来健全规范化档案管理机制，确保这项工作的顺利开展。此外，还要做好档案管理的宣传工作，确保其他部门能够配合档案管理部门的工作，尽可能的提升档案管理效率。

2.提升档案信息的准确性

随着基层管理制度的改革，事业单位也开始逐步引进市场竞争机制，人事流动也变得比较频繁。作为档案管理人员要时刻关注单位内部的信息变动，有效掌握各种信息资源的具体状况，比如，我们仍旧以基层人事档案为例，当出现人员调动或者人员职务调整要迅速更新人事档案信息，确保人事档案的准确性。要认真审核当前事业单位的档案的历史遗留问题，特别是“人档分离”等情况，进行整理和分类，通过联系当事人把档案信息该移交的移交，该收藏的收藏，妥善处理好人事档案的归处。对于那些利用价值不大或者几乎没有利用价值的档案，可以全部登记造册，经领导同意之后集中注销，提升档案信息管理的时效性。

3.档案管理流程的规范化

基层档案的收集、归档等工作主要就是通过档案工作人员主动收集、整理或者其他人员提供相关信息资料完成。当前，大部分组织都有了办公自动化软件，实现了工作的信息化，而各个部门的工作内容也變得越来越丰富、提升了复杂性。站在这个层面上说，档案管理面临的挑战是如何识别和保留有价值的信息资源，如何保证这些信息资源的完整性和有效性，而且在信息产生和传递形式多样化的前提下，要从哪个环节入手开展工作。对于档案管理部门来说，制定规范化的档案文件采集与归档方式，这也是当前档案管理面临的新的任务。要在档案制度规范的基础上，按照规范化的管理框架，对办公室的各种信息资源的具体价值进行判断，结合不同的存储形式选择合适的归档方式和归档标准。档案管理人员要强化跟各个部门之间的沟通和联系，定期开展档案资料收集工作，确保重要信息不漏项，确保信息资料的真实性。

4.提升专业人员的综合素质

在档案管理科学化道路上，人员选择要坚持专业化标准，挑选那些具备档案 管理经验的人员。对于新任工作人员，单位要进行专业化的培训，或者统一参加上级单位组织的培训工作，也可以“老带新”，让他们能够尽快熟悉工作岗位，对档案管理有个清晰的认知。同时，基层组织还要树立正确价值导向，重视专业人才的继续教育工作，更新其专业知识点，激发他们档案管理的内生动力，用较高的工作热情来开展档案管理工作。组织管理者要针对培训的成效开展计算机技能测试与职业能力测试，找出存在的不足，重新制定人员培训方案，通过这些方式提升档案管理人员的工作能力。在培训中，要特别引入信息时代档案信息安全的重要性知识，强化档案信息安全预防工作，通过在计算机安全系统隔离、防护恶性软件和病毒，提升网络运行的安全性。

结论

综上所述，国民经济的迅猛发展，社会各个方面的转型升级也被提升日程。随着信息化技术的推进，档案管理工作显得越来越重要。特别是基层单位，作为基础性工作，管理人员务必要认识到当前档案管理工作中存在的问题，优化基层档案管理机制、提升档案信息的准确性、档案管理流程的规范化、提升专业人员的综合素质。

参考文献

[1]王静梅.大数据时代背景下户籍档案数字化管理路径分析[J].档案管理，

2019（11）：78-79.

[2]左玉洁.加强档案意识保障基层法院档案工作[J].江苏经济报，2019（10）：

45-46.

[3]王桂娥.简析基层档案管理工作中存在的问题及解决对策[J].经济师，

2018（02）：48-49.