新时期基层档案管理的现状与对策分析

王德军

摘要：随着社会的不断发展，以及近年来档案部门的大力宣传，社会大众对档案的认识逐步提高，档案意识不断增强，尤其是机关事业单位的档案室，越来越注重做好档案工作，并通过不断加大资金、人力投入等方式来改善档案工作现状，从而管理好档案，以期让室藏档案真正发挥出应有的作用。

关键词：基层;档案管理;现状;对策分析

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2020）04-00-01

当前，档案作为知识与信息的重要载体，成为机关事业单位保存有价值的资料的主要途径。档案室管理的规范与否，档案保存的完整与否，档案利用的充分与否，直接关系着机关事业单位的发展，对机关事业单位各方面工作的开展都发挥着重要的作用，对乡镇政府来说也同样如此。但是，就目前大多数的基层档案室来说，还存在着很多的不足之处，如何实现基层档案室的规范化管理，便成为了单位领导和档案管理人员的重要任务。

一、基层档案规范管理的重要意义

一方面，档案工作是基层单位工作的重要组成部分。基层室藏档案记录着基层单位各项工作的开展情况，记录着单位的发展轨迹，体现着基层单位发展的每一个阶段。比如乡镇的档案管理工作，详细记录着乡镇农业、林业、畜牧业、民政、司法、计生等各方面工作的开展情况，这不仅是对乡镇政府工作的记录，也是乡镇为民服务的具体表现，是我们建设服务型政府的最直接体现。

另一方面，档案为工作开展提供直接依据。档案是在工作中形成的记录，具有真实性、可靠性，可以说是第一手的參考资料。我们常说档案具有资政作用，就是指的档案记录着以前各项工作的开展情况，有经验也有教训，但是却能为我们今天的工作提供可借鉴的地方，避免工作走弯路，避免出现类似错误。比如档案中那些活动照片、声像资料、工作总结、会议记录等内容，都详细记录着基层单位每一次的活动，当我们再次开展类似活动时，我们便有了参考，有了工作依据。

二、基层档案管理工作的现状

1.重视程度不够

当前人们的档案意识越来越强，档案越来越受重视，但是由于基层单位的工作比较忙，尤其是乡镇作为直接与广大人民群众接触的最前沿，工作更是繁忙，加上领导忙于具体工作，缺乏对档案重要性的认识，对档案的要求低、标准低、过问较少，导致部分基层单位对档案工作不够重视，出现应付的现象，在档案的收集和管理方面做的尤为不足，以致会有归档不全、档案遗失损毁现象发生，对档案工作的发展带来不利的影响。

2.管理制度不完善

用制度管事，用制度管人，这样才能促进工作的开展，对于档案工作来说同样如此。但是，基层单位尤其是乡镇政府的档案管理十分乱，缺乏行之有效的管理制度。导致管理存在不规范性。虽然有的基层单位会制定档案管理方面的制度，但是往往会存在制度不完善、执行不严格的情况。这就会导致档案收集工作不能做到应收尽收，档案整理工作不能规范存放，档案保管工作存在安全漏洞，档案利用工作不够便捷。

3.基础设施较差

领导对档案工作的不重视，必然在档案的投入方面就会出现不足，在基层单位尤为明显的就是基础设施落实，不能满足档案管理工作的需要。有的单位都没有配备专门的档案室，使用的装具都不满足规范要求;有的虽然配备了档案室，但也仅仅是存放之地，却没有配备必要的除湿、加湿等设备，完全达不到档案库房的“九防”要求，给档案的安全带来较大的影响。

4.管理人员不足

在一些基层单位，由于工作任务重，精兵强将基本上都安排在领导认为的重点岗位，而档案管理工作往往是由年龄大、学历低、工作能力相对较差的人员担任，但是却不能胜任档案管理工作。也有的单位没有专职人员，只安排兼职人员，在其他工作之余从事下档案管理工作。这些档案管理人员缺少专业的业务知识和业务能力，对档案工作力不从心，尤其是兼职人员的流动性还大，更不能实现档案工作的规范管理。

5.管理手段落后

虽然信息化越来越普及，但是大多数基层单位，尤其是乡镇政府仍然采用传统的档案管理手段，档案的收集、管理和利用都是靠人工完成，这不仅会加大工作人员的工作量，而且容易出现档案收集不完整、整理不规范、保管不安全、利用不方便的问题，尤其是档案的利用方面，查找难度大，浪费时间和精力，而且也容易查找不到，同时来回的翻阅纸质档案还会对档案造成不必要的损伤，威胁档案的安全。

三、基层档案管理的对策分析

1.增强档案意识，提高重视程度

各级档案行政管理部门要大力宣传，尤其是要深入基层宣传，切实提高基层单位领导和档案管理人员的档案意识，让他们充分认识到档案工作的重要性，单位领导的重视对基层档案工作来说是最大的支持，只有领导重视才能给予更多物力、财力和人力保障，才能为档案工作的规范化管理提供更加坚强的保障。档案管理人员重视档案工作，才会去学习业务知识，才会想方设法增强自己的业务能力，才能更好的开展好档案管理工作。

2.建立健全档案管理制度

制度是实现基层档案规范化管理的保障，基层单位要严格按照国家相关法律法规，认真做好档案的收集、整理、保管和利用等各项工作。同时，要努力探索建立适合本单位的档案管理工作制度，完善档案的收集、整理、保管、借阅、保密等方面的制度，健全档案工作责任制，并严格抓好落实，确保档案管理的各个环节不出现任何差错。

3.加大投入，完善基础设施

要实现档案的规范化管理，必然离不开必要的资金投入。首先是档案室的建设方面，要按照标准安排档案室用房，保证档案室面积，并满足承重、防潮等方面要求;其次是购买档案柜、档案盒等档案装具和除湿机、加湿器、温湿度表等库房设备等，确保档案室按照规范要求配备设施设备，满足档案存放的条件，从而确保档案的安全。最后是购买档案管理的设施设备，如计算机、扫描仪、复印机、存储器等设备，为档案的规范管理提供支撑。

4.加强培训，建立高素质档案管理队伍

各基层单位要努力打造一支业务知识强、业务能力过硬、有责任心的档案管理人才队伍，要加强对档案管理人员的培训，定期组织业务知识培训，并安排外出参加档案管理部门的专门培训，支持他们对业务知识的进修，尤其是信息化相关知识的学习，以便更好的开展档案管理工作。

结语

综上所述，这是笔者对基层单位尤其是乡镇政府在档案管理现状的分析，以及对基层档案管理工作提出的建议，希望通过这些措施能早日实现基层档案的科学化、规范化、信息化管理。

参考文献

[1]王珂.浅谈基层档案管理的现状与建议[J].卷宗，2014（11）：16.

[2]龙秀云.基层档案室管理现状及建议[J].城建档案，2012（11）：44.