浅析中学档案管理的信息化建设

摘要：加强中学档案管理的信息化建设，是中学档案管理的内在要求，也是适应学校教育教学改革、时代发展的需要。当前，中学档案管理信息化建设过程中还存在着重视程度不够、专业化水平不高、参与程度不够等问题。应从转变观念、加强培训、增加投入、服务教学等方面入手，提高档案管理的信息化水平。

关键词：中学档案;档案管理;信息化

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2020）04-00-01

当前，我国的档案管理事业不断发展，档案管理的信息化、数字化水平也逐步提高。中学档案是保存我国基础教育发展资料、关系学校持续发展的重要内容。但目前来看，中学档案管理的信息化水平普遍不高，存在着重视程度不够、专业人员缺乏等诸多问题。本文旨在为中学档案管理信息化建设提出合理的实施建议，以期对提升中学档案管理工作有所裨益。

一、中学档案管理信息化建设的重要性

1.中学档案的特点决定需要加强档案管理信息化建设

中学档案的来源广泛、形式多样，涉及学校教育教学的方方面面：既有学校行政管理、党政建设、制度建设、后勤保障等资料，又有教学科研、教师队伍建设、课程建设、学生管理、校园文化建设、校史文化等方面的内容;既有文本材料，又有实物、影像等资料，涵盖了学校发展的整个过程，时间跨度较大，内容驳杂。这就需要提升中学档案管理的信息化水平，提高工作效率，对各类档案实行规范化、精细化管理，为档案检索、归类整理、定期检查等提供便利和技术支持。

2.学校的教育教学改革需要提升档案管理的信息化水平

近年来，课程改革、教学改革成为当前中学面临的重要课题，大部分学校需要在改革中完成转型。学校档案成为推动学校改革转型的重要资源。通过档案梳理，学校可以借鉴以往好的经验和做法，明确办学特色和定位，发掘本校传承的资源，探索本校改革的路径和方法，也可以记录学校改革的过程性成果。实现档案管理的信息化，既是学校改革的题中之义，也是助推改革的重要因素。

3.中学档案管理的信息化建设是时代发展的需要

计算机技术、信息技术、网络工程等成为科技进步的重要标志，改变了人们的生活。信息化、网络化成为当前人类社会发展的必然趋势。档案事业虽然不同于经济建设、文化传播等行业，但也发挥着传承历史、记录变迁等重要作用。档案事业的信息化水平对于更好地记录时代变迁、社会发展有重要影响，我们更应该提升档案管理的信息化水平来回应、助推时代发展。

二、中学档案管理信息化建设面临的问题

1.重视程度不够，亟待更新观念

教育教学是中学最主要的任务，其他各项工作都是为了更好地服务于教育教学。而檔案管理表面看似可有可无，与教育教学、学校发展关系不大，往往受到忽视。不论教育主管部门，还是学校领导，普遍对中学档案管理重视不够，至于档案管理的信息化建设更觉得是一项不必要的投资。在这种观念的指导下，中学的档案管理工作长期发展滞后，缺少必要的设施，也缺少专业人员，工作效率低下，没有形成基本的规章制度和工作流程。

2.专业程度不够，亟待更新知识

目前看来，从事中学档案管理的人员大部分都缺少专业知识，没有经过系统的档案管理培训，对档案管理的基本知识和方法、技术手段缺少了解。很多档案管理人员自身的信息技术应用水平不高，对档案管理的信息化建设也缺乏热情，动力不足，这些都成为制约中学档案管理信息化建设的主观因素。

3.参与程度不够，亟待发动宣传

中学档案管理因其长期不受重视，基本上只是档案管理员的工作，学校的其他教职工很少参与。实际上，学校档案的管理涉及学校方方面面，应该全员参与。如校史资料，涉及学校各个部门，需要各部门定期整理;此外还有关于学校课程发展、校园文化建设等方面的内容，也需要及时保存。这些工作单凭学校档案管理员的力量无法完成，而且也容易有所遗漏，需要全校通力合作。

三、中学档案管理信息化建设的实施建议

1.高度重视，建立档案管理各项规章制度

提高中学档案管理工作的信息化水平，首先应从转变观念、端正态度入手，改变长期以来对档案管理工作的偏见、漠视态度，高度重视这项工作。教育主管部门应积极引导各学校加强档案管理，学校应有专门的校级领导负责档案管理工作。建章立制，这是中学档案管理亟待解决的问题。与学校其他部门一样，档案管理也应有明确的制度规定，建立完善的工作机制，对档案的收集、分类、归档、整理有明确的要求，对设备的使用、维护有明确的说明，对档案管理人员有明确的评价机制等。

2.加强培训，建设高素质档案管理员队伍

各学校普遍重视师资培训，但往往忽视档案管理人员的业务培训。应建立系统的档案管理人员培训机制，定期组织档案管理员外出培训，系统掌握专业知识，接触先进的档案管理理念和技术手段，提高档案管理人员的专业化、信息化水平;也可以聘请专家到校指导，不断推动学校档案管理工作的发展。同时，对档案管理人员要建立起必要的评价和奖惩机制，将档案管理人员纳入教职工考核的范围，奖励先进，提高档案管理人员的工作积极性和创造性。

3.增加投入，完善档案管理信息化硬件设施

提高档案管理的信息化水平，除了营造良好的管理环境，还需要必要的硬件支持，因此需要学校增加投入，购买必要的档案管理设备，建立起电子档案库，形成学校档案的管理网络。此外，学校还要注意对档案管理硬件的日常维护、信息系统的升级等，充分保障档案管理信息环境的稳定运行。档案信息库的建设是一项长期工程，需要各项档案的数据收集、信息录入，需要投入一定的人力和财力来建设、运营、维护，这些都需要学校层面进行规划。

4.服务教学，充分发挥中学档案的实际作用

扭转档案管理在中学不受重视的局面、提升中学档案管理的信息化水平，需要让中学档案管理工作发挥必要的作用，切实为学校的教育教学做出应有的贡献，因此，需要加大对学校档案的开发、利用，服务于教学并产生实际效果。如可以对校史档案进行系统整理，开发出校史资源，成为校本特色课程;也可以对学校教师的备课资料汇总分类，形成不断传承的备课资源，为一线教师的日常教学服务。

总之，加强中学档案管理的信息化建设是推动学校发展、符合时代要求的重要课题，需要通力合作，从转变观念入手，采取加强人员培训、增加资金投入、广泛宣传发动等多项措施来提升中学档案管理的信息化水平。

参考文献

[1]贺焱.中学档案管理当走数字化之路[J].兰台世界，2008（4）.

[2]郑骅.新时期高级中学档案管理信息化建设方案探究[J].办公室业务，2013（10）.

[3]常迪.中学档案管理信息化建设探讨[J].山东档案，2018（4）.

作者简介：姜世国（1979—），男，本科学历，从事中学图书管理、档案管理工作。