工程教育认证背景下教务员工作效率与质量提升探索

沈琼霞 厉凯彬

摘    要： 工程教育专业认证是工程师制度和教育国际互认的基础，也是教育部推动工程教育改革，提高教育教学质量的重要抓手，是中国高校新的风向标。教学管理的整体水平和质量直接影响工程认证现场考查的开展。作者结合工作经验，对目前教务员在工作中存在的问题，如何提高教务员工作效率与质量等进行分析。

关键词： 工程教育认证    教务员    工作量效率

工程教育专业认证是国际通行的工程教育质量保障制度，也是实现工程教育国际互认和工程师资格国际互认的重要基础，其核心是要确认工科专业毕业生达到行业认可的既定质量标准要求，以培养目标和毕业出口要求为导向的合格性评价[1]（220-224），得到了政府、社会、学校和学生的广泛认可。据教育部高等教育教学评估中心和中国工程教育专业认证协会（CEEAA）联合公布数据显示，截至2018年，全国已有227所高等学校1170个专业通过了工程教育认证。

认证首先由专业所在学校向中国工程教育专业认证协会秘书处提交申请书，经审核并受理后，根据《工程教育认证标准》对认证专业的办学情况和教学质量进行自我检查并撰写自评报告，专业认证委员会审阅自评报告并根据审阅结果决定是否进入现场考查[2]（79-82）。申请者在提交申请书的同时，需要提交专业基本情况数据表，教学大纲，专业核心课程的考试/考核内容、方式合理性审核的原始记录等材料;提交自评报告时需要提供大量的支撑材料;现场考查检查近期学生的毕业设计（论文）、实习报告、实验报告、试卷、作业等能反映教学质量和学生素质的材料更是必不可少的环节。上述大部分数据和材料是由基层教务员收集与管理的。由此可见，教务员的工作直接体现教学管理的整体水平和质量，影响工程认证的开展。但各高校教务员的编制紧张，常规教学管理工作已经相当繁重，认证准备时间短、任务重、人手少，那么如何提高教务员工作效率和质量是非常迫切需要解决的问题。笔者从工作多年的经验出发并结合工程教育认证工作实践，就如何提高教务员工作效率与质量进行简述，供同仁们参考。

1.高校教务员在工程教育专业认证过程中普遍存在的问题

目前大部分高校启动工程教育专业认证，相关工作已经紧锣密鼓地展开，但部分教务员对认证缺少认识，并未引起重视，还是按照传统的工作方式进行。

1.1业务素质能力缺乏创新、对专业认证认识不足。

各高校从事教务管理人员队伍业务素质参差不齐。大多数教务员都不是科班出身，没有教育学、心理学及管理学等相关知识背景，缺乏专业知识;没有接受过系统的理论基础培训，主要通过老教务员的传、帮、带，导致教务员教学管理模式一成不变，创新能力薄弱。

部分教务员无暇深入分析和研究教学管理事务，缺乏对工程认证理念、内涵、认证标准等的认识。因此，部分教务员在认证准备过程中的上传下达，沟通协调不能做到高效、准确。同时资料的收集和档案材料的规范化归档管理也是专业认证过程中至关重要的环节。但部分教务员对材料只是停留在“收”的阶段，对上交材料的规范性做不到最终的检查和把关。

1.2工作被重视程度不够、积极性不高。

教务员是高校的教学管理者、教学服务者。常规工作除了对接教务处外，还有学院的领导、系主任、教学团队负责人、普通教师、学生等，导致教务工作呈现繁、杂、忙、乱的现象[3]（51-52）。教务员服务受众广，导致教务员工作稍有不当，就会出现被投诉举报现象。做好无“业绩”，做不好要追责，这是目前高校教务员碰到的常态化问题。

在专业认证过程中，教务员更需要做好认证自评报告和支撑材料等大量基础数据的搜集、档案材料整理，这些工作需要融入教务员的大量心血。然而，在如此繁重的工作任务下，岗位的重要性亦难以得到重视。目前部分高校对教务员没有明确的考核机制，且未打通优秀教务员晋升通道，更是评聘分离、只评不聘，导致教务员工作积极性不高，工作效率低。

2.教务员如何提高自身在专业认证中的工作效率

李克安曾在谈到高校的教学管理工作时指出：“一流大学不仅要有一流的教学水平，一流的研究水平，还要有一流的管理水平。”[4]（205-206）教学管理显然已是学校管理工作的核心。在目前工程专业认证背景下，全面提高高校的教学管理水平显得尤为重要。

2.1勤总结、善统筹，有计划完成各项任务。

在认证过程中，一般高校都不会设置专职教务员做认证相关工作，大部分教务员都是常规工作和认证准备并头进行，从看似繁杂的工作中理出头绪显得尤为重要。教学管理工作看似没有头绪，但每年的事项基本變化不大。教务员需要对日常教学管理工作进行总结，对各项事件的流程及要点及时记录，同时需要清楚各项教学事件的大致时间节点。比如，可以按学期做一个时间表，将每学期的任务大致按周划分，开学初检查在1周—2周，期中教学检查在9周—12周，下教学任务一般在10周—11周，系统订教材在下任务结束后，转专业一般在16周—18周，等等，这样对各类大事件都做到心中有数。对具体事件，可以打印一张学校的校历，将各类要交材料的时间点都在校历上标注，一目了然。只有这样，才能未雨绸缪，及早做好各项工作安排，有计划地开展各项工作。

2.2提高有效沟通，争取学校各部门的积极配合和大力支持。

在专业认证过程中，涉及的人和事，除了教务处和本学院教师的主动参与外，更需要各个职能部门、各个学院相关教师的配合及支持。比如教学大纲编写，试卷达成度的分析等工作，涉及本学院老师外还包含其他学院的任课教师，一旦在传达、沟通等环节出现不畅，势必给工作造成延误，影响整个事件。因此，教务员必须具备较强的沟通能力。比如，建大纲编制的QQ群或者微信群，学院领导、教务处领导、相关学院教师加入。通知可以及时传达到老师，同时老师有问题可以及时在群里提问，领导直接把关，减少沟通的中转，确保消息准确。只有多协同合作，与各方积极加强联系和沟通，才能保证各项教学管理工作及时、保质、保量地完成。

2.3加强档案规范管理，找材料实现“快”“准”。

教务档案是教学管理职能部门在教学管理活动过程中直接积累形成的文字、图表、相片、音像等资料，是教学内容、方法、途径和效果的真实记录的文件集合体，是具有保存、查证、参考和利用价值的信息资源[5]（144-145）。教务档案主要包括人才培养方案、教学大纲、毕业设计（论文）、实习报告、实验报告、过程考核材料、试卷等。规范化档案管理是提高工作效率和做好教学管理的关键，也是教学管理质量的直接体现。

专业认证专家进校现场考查时，對档案材料的检查也是认证中的一项重点内容，能够快速、准确地找到专家抽查的材料，不仅直接体现教学管理质量，而且是专业认证形势下，对于教学秘书的工作考核尺度衡量标准之一。教务员要对档案进行分类与存放，并进行有效的编码和排序。比如对试卷的整理，首先根据系统导出的任务表，按专业先区分，再按理论课、实验课分类，最后按课程名称编号，下图为制药工程专业理论课试卷存档档案盒侧棱标签。抽查某本试卷只要找出目录清单上的课程名称对应的编码就能快速、准确地找到所需要的试卷。同时试卷存放在档案盒里，整齐美观。

2.4提升信息化办公技能，助力教学管理办公实效。

教务员在进行教学工作量计算、下达教学任务、组织安排考试、学生课堂评教、各类竞赛获奖的分类汇总、教师听课次数统计等工作时，可以借助Excel数据库强大的表格处理及数据分析统计功能。比如算工作量，从教务管理系统导出学期课程任务后，根据学校文件的条款算出每一门课程的工作量。此时每位老师有很多条记录，就需要利用SUMIF函数求和，省时省力。比如表B的部分学生信息需要要根据表A的信息表填写，此时用VLOOKUP函数，能够做到快速而准确。毕业论文、教学大纲、教学进度计划等WORD文档，由于对格式有比较高的要求，可以先设置格式，免得后续出现格式混乱、返工等问题。熟练掌握OFFICE办公软件的使用技巧，既能减轻教学秘书的工作量，又能极大提高工作效率及准确性，达到事半功倍的效果。

2.5加强学习，以业务培训充实教务员结构知识。

学校、二级学院应加强教务员队伍的业务培训，如经常举办校级的经验交流会，业务熟练的教务员分享经验，各学院之间相互学习、查漏补缺。同时，二级学院应该安排教务员参加与专业认证相关的交流会、研讨会、专家咨询会等，充实教务员对认证的认识与理解。这样在专业认证的准备工作中，教务员对于认证内涵的要求与指标点要求更容易理解到位。同时，应该安排教务员到认证通过的兄弟学校学习取经，参观他们的资料室，了解更加细节的认证准备工作。

2.6以学生为中心，树立服务意识。

工程教育专业认证需遵循的基本理念是“以学生为中心，以学生学习产出为导向，持续改进”，以学生为主要服务对象。教务员应践行该基本理念，工作时刻以学生为本。教务员在与学生交流时，在涉及学生切身利益的选课、补考、转专业、创新学分申请等方面，耐心细致解答学生疑问，形成良好的服务窗口形象。比如，学生对创新学分申请进行咨询，教务员应先聆听学生的疑问，然后对照相关文件逐点解读。对申请学分有困难的学生，对文件上比较容易拿到学分的点，着重告知学生。

2.7完善激励机制，调动教务员的工作积极性。

学校、二级学院应给予教务员更多关注，加大对教学管理工作的重视力度。高校在教学研究项目的申报和立项中，应给教学管理这块工作分配一定的指标，促进教务员对高等教育、教学管理的发展及改革新动向的了解和探索。

高校在明确教务员工作责任、目标和要求上要有明确的指标，完善考核机制。在职称评定、岗位聘任上给予政策扶持，在一定程度上提高教务员的工资待遇，从根本上提高教务管理人员的工作积极性，激发教务员的竞争意识。

参考文献：

[1]李刚，秦昆，陈江平.基于工程教育认证的“遥感应用综合实习”课程改革与创新[J].实验室研究与探索，2017，11（36）.

[2]石婕，潘雨星，王琳丽，汤波.工程教育专业认证对教务工作的挑战及其对策[J].实验室研究与探索，2015，3（23）.

[3]张莹，许艳红.浅析高校教学秘书提升工作效率的必要性及方法[J].科技创新导报，2016（14）.

[4]陈静，胡亚丽.研究生教务员在研究生教学管理中的作用[J].文教资料，2009（4）.

[5]陈敏，周航，高雷.本科教学工作审核评估推动下的教务档案管理[J].教育管理，2017，1.