远程办公会成为常态吗？

Matthew Finnegan

新冠病毒的爆发导致世界各地的员工被迫自我隔离，不得不试着在全球范围内远程开展工作。但是，一旦疫情造成的混乱结束，员工们会集体返回办公室吗？还是在家工作会成为新常态？

远程工作，一度被称为远程办公，在过去几十年里一直呈上升趋势，这要归功于数字通信和协作工具，使员工们不去办公室也能完成工作。近年来，这一趋势有所加速，这得益于一类以业务为中心的新型群聊应用程序，例如，Slack和更可靠、更方便用户的视频会议工具等，利用这些工具，员工们更容易相互进行交流，不必坐在同一间办公室，更不必在同一个国家，从而极大地提高了工作效率。

专门研究远程和弹性工作的求职网站FlexJobs联合研究公司Global Workplace Analytics，对美国人口普查和劳工统计局数据进行了分析，发现远程工作在2005～2017年间增长了159%。然而据FlexJobs的研究，尽管技术在不断进步，远程办公应用也在稳步增长，但远程工作者仍然是少数，仅占劳动力的3.4%（470万）。

直到现在，情况发生了突变。

冠状病毒的爆发在过去一段时间里明显改变了这种情况，因为全世界的办公室员工都被告知要在家里工作。企业急于采用规模比以往任何时候都更大的远程工作方式，这加速了现有的趋势。

伦敦大学卡斯商学院人力资源管理荣誉退休教授Chris Rowley说：“过去人们一遍又一遍地讨论、很久才能做出的决定，现在都是在几天内搞定——例如，大学转为网课。这就是紧急情况的本质——停摆造成的风险突然超过了变革的风险。”

一旦制定了远程工作政策，以后便很难取消这些做法。Rowley说：“如果要恢复以前的工作方式，那么改变后的工作情形就会产生抵触，很难再改回去。新冠病毒引发的很多短期应急措施今后将成为企业的日常工作。”

远程工作的转折点？

并不是所有员工都能在工作地点以外的地方工作，但是对于那些可以这样做的人来说，远程工作为员工和用人单位带来了各种好处。这包括更加灵活、减少通勤、更高的员工留任率等，甚至还提高了工作效率。

尽管远程工作并不适合所有人，例如，与同事隔离可能是家庭办公的一个主要缺点，但很多人欢迎这种方式。来自求职网站Glassdoor的一项调查显示，67%的员工表示，由于冠状病毒爆发，他们支持单位要求员工“无限期在家工作”的决定。

一些企业在远程工作方面已经积攒了丰富的经验。软件公司Zapier的300多名员工分布在27个国家和美国的35个州。

该公司首席执行官Wade Foster说：“Zapier从成立之初便是一家完完全全的远程企业。完全远程办公不仅可以接触到世界各地的优秀人才，节省了办公空间，避免了因堵车而造成的时间浪费，而且还减少了实体办公场所带来的费用。”

CCS Insight首席分析师Angela Ashenden表示，降低办公成本是企业更广泛采用远程办公的关键原因之一。她说：“从长远来看，很多企业更愿意通过更广泛地支持远程办公来降低办公空间成本。”

Gartner于3月30日进行了一项调查，在受访的首席财务官和财务负责人中，实际上有74%的人表示，他们打算将至少5%的现场员工长期安排到远程岗位。

Ashenden说：“今后将逐步回归办公室工作，一些员工会不定期回到办公室，而另一些员工因为要一直保持社交距离而继续留在家中工作，这种情况会持续一段时间，意味着所谓热点办公会越来越多”，他指的是让多个员工在不同时间段使用同一个工作区的系统。“对于企业来说，这将变得越来越普遍，他们认识到自己的办公室不需要这么大，考虑缩小规模。”

人们所选择的远程工作的方式也出现了一些变化。FlexJobs在2019年对7300名美国员工进行的一项调查表明，“完全远程”（76%）是最受欢迎的远程工作方式，其次是时间“灵活”（72%）、“兼职”（46%）、“替代”（45%）和“部分时间”远程工作（43%）。

Rowley说，这种变化将继续下去，未来远程工作的应用将呈现出“规模逐渐扩大”，同时热点办公也会越来越多。“当然，有些工作、职业和部门显然更适合这种工作模式——例如，自营职业者通常更多地在家工作。”

远程工作的难点

Zapier公司的Foster说，在当前危机中意识到远程工作好处的企业将更有可能长期持续下去。他说，这些企业已经制定了良好的远程工作策略，并拥有相应的工具和流程，更容易实现过渡。

他说：“新冠病毒危机的出现加速了这种过渡，对此，我相当乐观，但我認为这会朝两个方向发展。通信系统不错的企业已经习惯于使用聊天、文档和视频会议系统，他们马上会得到效益，未来还会有更多的远程工作。”

相反的情况也存在。“缺乏有效系统的企业目前在很多领域备受煎熬。他们很难适应这种突然的转变。被推入了自己完全没有准备好的环境中。”Foster说。

在这些情况下，“错误的管理方式、错位的文化和缺乏必要的工具”可能会导致很差的远程工作体验。他说：“我担心的是，人们会声称远程工作是个问题，而不是通过自身的管理、文化、系统和流程来解决最根本的问题。”

CCS Insight的Ashenden说，这在很大程度上取决于新冠病毒危机之前企业在远程办公应用方面的状况。她说：“对于那些以前根本不支持远程工作的企业来说，我们不太可能看到他们对远程工作的态度发生很大的转变。”

部分原因是由于这样一个事实，即尽管把员工们虚拟地联系起来有好处，但在危机局势下，远程工作举措未必能充分发挥其优势。对于那些第一次在家辛苦工作的人来说，宽带连接可能是个问题。尽管通常认为提高工作效率是远程工作的优势之一，但全球疫情以及其他家庭成员在家的干扰可能导致工作效率下降。

例如，斯坦福大学2015年的一项研究表明，在一家中国旅游公司进行的远程工作试验中，员工的工作效率提高了13%，员工留任率提高了50%，但试验是在理想的条件下进行的。参加试验的1000名员工没有孩子在家，要求他们有自己的家庭办公室，而不能把餐桌当成办公桌，并要求每五天来一次办公室。

这项试验如此成功，以至于该公司制定了整个企业的远程工作策略。

相比之下，该报告作者Nicholas Bloom在3月30日斯坦福大学的一篇博文中指出，目前的状况是一场“工作效率灾难”。

即便如此，制定了远程工作策略的企业更有可能从中获益，如果权衡起来效益大于挑战的话，企业就会继续支持远程工作。

Ashenden说：“对于那些员工已经能够偶尔在家工作的企业，以及那些已经采用了一些技术来支持远程工作的企业——即使只是应用于部分业务，我认为他们也会越来越多地采用这些技术，而且今后将持续下去。那些员工集中在办公室办公的企业也将不可避免地接受远程工作，哪怕只是为了应对目前这类不寻常的情况，或者是为了提高办公场所的使用效率。”

怎样开展远程工作

对于很多企业而言，从面对面的交流转为网上协作是很大的挑战。

远程工作策略有两个核心要点：一是技术性的，另一个而且可以说更重要的，是让员工为工作方式的重大变化做好准备。Gartner研究副总裁Lisa Pierce说：“问题主要出在人身上，与技术关系不大。”

Pierce说，问题在于远程工作举措和政策能否很好地解决“阻碍远程办公的一些人为因素问题。”这意味着要同时满足员工和管理层的需求。

“一定要让工作安排和员工都适合远程办公。为员工提供适当的工具，包括使用协作工具。”他说。

同样重要的是，要确保管理层对任何安排都感到满意，并能使用相关工具，进行相关培训，以便他们可以“根据商定的结果，而不是员工在其办公桌上的时间长短”来检查员工的表现。

保证员工拥有合适的设备来开展工作也是非常重要的。Forrester的副总裁兼首席分析师J.P.Gownder说：“拥有知识型员工的企业必须有在家办公的可行解决方案，包括Slack或者Microsoft Teams等协作软件，Skype或着Zoom等视频和演示解决方案，同时还要保证远程端点的安全性。如果还没有准备好，那势必会造成在业务上断断续续。”

脸书工作场所副总裁Julien Codorniou说：“这类工具应该是大家所熟悉的，使用方便而且便于移动。随着通信平台的广泛使用，员工们应能够通过短信、电话和视频聊天，与同事和公司领导进行交流。”

为员工提供笔记本电脑和其他硬件设备也非常重要，而虚拟专用网络（VPN）则是保证安全访问敏感数据的必要条件。连通性也很重要。

Ashenden说：“从技术角度来看，企业应从战略上考虑人们在远程场景中需要使用的工具——包括笔记本电脑和其他硬件、基于云的协作工具以及能够访问核心业务应用程序，但基础是，员工们需要可靠的连接才能使用这些基于云的工具。要实现并支持大规模的远程工作，企业必须制定政策，说明怎样支持那些网络连接不好的员工。”

Ashenden说，企业还必须考虑远程工作的治理和合规要求。“例如，如果客服中心的工作人员要处理客户的财务数据，他们是否能在家办公？”

尽管在新冠病毒危机期间，远程工作工具对很多企业来说是不得不进行的投资，但其好处将在一段时间后显现出来。从这个意义上讲，应对新冠病毒其实也是很多企业使基础设施和流程现代化的好机会。

Codorniou说：“这场危机将迫使很多企业意识到，当意外发生时，他们需要什么样的工具来维持业务的正常运转。一旦企业意识到可以通过员工远程工作来维持业务正常运转，那么他们未来可能会更加灵活——当然不仅仅是为了应对危机。”

视频会议能否采用虚拟现实？

在当前的危机中，企业刚刚开始适应大规模的远程工作。尽管有很多协作和通信工具可供使用，但科技企业肯定会寻求创新产品和服务，更好地满足用户进行数字连接的需求。

这可能会导致一些领域的创新。

随着视频会议的需求猛增，我们看到人们为开发“始终保持接通”的视频工具而付出了努力，例如，初创企业Around，其流畅的视频让员工们感觉更加舒适。

虚拟现实和增强现实还可以发挥出更大的作用，把员工们连接起来以开展各种业务。

今年2月的巴塞罗那移动世界大会被取消后，大型科技会议像多米诺骨牌一样被纷纷取消，很多活动转而在网上进行。HTC甚至把它的虚拟VIVE生态系统会议变成了一场虚拟现实活动，高管们以数字化身的形式出现。

在危机之外，用虚拟活动代替当面的会议（之所以愿意进行面对面的会议，是因为可以自在地当面互动）会很难让人接受，尽管如此，虚拟现实还是有助于提供一种更身临其境的体验，而不是简单地收看现场视频。

Forrester的Gownder说：“如果所有活动只在网上进行，那就体现不出面对面活动的价值——尽管在疫情形势下，总比什么都没有好。现在需要的是更好的协作模式，比如微软旗下的AltspaceVR，参与者可以在其中走动，模拟真实的体验。否则，这只是一堆视频，而不是模仿出席会议的真正协作。”

虚拟活动——无论是不是虚拟现实，并非只是一种替代，它为人们提供了一种见面和分享想法的另一种方式。

Gartner的Pierce说：“与一群志趣相投的人在一起，那种兴奋感是无可替代的。所以，要想产生更好的效果，现场活动仍然是必须的。但也有可能拓展数字活动——最重要的是，这些活动的持续时间更短，人们可以选择最感兴趣的主题，并相应地参加。”

像Spatial和Glue这样的初创企业已经提供了虚拟会议环境，这在未来会变得更加普遍。

Moor Insights & Strategy的分析師Anshel Sag说：“我发现，越来越多的人开始使用虚拟现实来召开会议，与他人分享3D资产和模型。”

他说：“每天都会推出新的工具，这种疾病对社会的威胁时间越长，导致人们不得不继续隔离下去，那么，我预计对虚拟现实协作平台和耳机的需求将会增加。人们开始意识到，除了二维幻灯片和视频会议之外，他们更希望从会议中获得更多信息，通过虚拟现实/增强现实改善协作的需求会越来越多。”

例如，这一领域的另一家初创企业Spaces就把自己的应用程序打造成了虚拟现实和视频会议应用（比如，Zoom、Skype和谷歌Hangouts Meet）之间的桥梁。Spaces在其网站上说，这款应用程序是“在全球疫情期间诞生的”，让参与者投身到一个虚拟环境中，其中包含了数字白板和虚拟现实主持人。

Sag说：“这种发展越来越快，我认为，隔离令持续的时间越长，对虚拟现实/增强现实合作的需求就越大。”

Matthew Finnegan是瑞典人，为Computerworld撰写协作等其他企业IT主题的文章。

原文网址

https：//www.computerworld.com/article/3536083/remote-working-now-and-forevermore.html