数字化《出生医学证明》档案管理对策分析

陶佳美

摘要：目前，随着社会的迅速发展，我国的数字化建设也取得相应的发展与进步。《出生医学证明》是医疗部门中的一项重要医学凭证，包含着婴儿的出生状况基本信息，也记录着父母的基本情况，是婴儿今后获取公民身份证号码的重要依据。由此可见，《出生医学证明》具有非常重要的作用，是户籍登记、移民申请、出国留学、保健服务、入学等活动的基础。为了确保《出生医学证明》档案的真实性、完整性和安全性，我们在传统档案管理的基础上，对其实施了数字化的管理模式。下面本文将从该举措的意义和主要内容等方面进行综述。

关键词：数字化《出生医学证明》;档案管理;对策分析

引言

出生医学证明档案指的是《出生证明》，是依据《中华人民共和国母婴保健法》规定，由依法许可的医疗保健机构出具的新生儿法定医学证明。是新生儿作为登记户籍，获得保健服务、证明血缘关系的法律文本，《出生医学证明》档案是民生档案的重要组成部分，所以医疗部门更应该科学、规范地管理好我们“人生第一证”。

1数字化《出生医学证明》档案管理的意义

1.1能实现档案资源共享

如今，我国信息化建设迅速发展，为了预防和降低《出生医学证明》档案信息孤岛的产生，将传统封闭式的档案管理，转变成为开放式和跨越式的档案信息，突破时空对档案管理的限制，采用数字化管理实现资源共享，不仅可以避免重要档案的损坏或遗失，同时，还能提高《出生医学证明》档案管理数据处理的自动化程度，最大限度地利用档案中的资源和信息。

1.2有助于提高管理水平和效率

在信息化和数字化发展的时代背景下，档案库对文件实体的保管已转变为信息数据化，在查找所需信息时，可以通过输入相关的文字段快速获取，这样极大的缩短了查找档案的时间，同时数字化档案管理还能让使用者运用文本挂接技术，进行智能化检索，快速完成检索，极大地提高工作效率。另外《出生医学证明》档案管理实施数字化管理之后，除了能便于快速的查询外，充分利用互联网还能实现跨地区信息交流学习，数字化档案管理还能减少二次文献信息的编著时间，增强档案信息利用的时效性，促进工作程序的优化，将档案管理人员从繁重的工作压力中解放出来，提高了工作效率。

2从统计数据结果分析存在的问题

2.1对《出生医学证明》档案管理认识不足，重视不够

目前还有些医疗助产机构未设置专门档案室，医院的《出生医学证明》档案都是由妇产科保管，没有纳入病案室或综合档案室统一保管，保管的条件和查阅都不符合规范要求，都是由签发单位根据各自情况自行保存，极容易导致《出生医学证明》档案资料出现发霉、丢失和损坏情况，造成不良的影响。

2.2缺乏档案管理专业人员

多数医疗助产机构对档案管理相关规定不熟悉，档案保管工作不确定，没有专业的管理人员，存储相关信息资料的条件差，严重影响档案价值的发挥。大部分医院尚无规范的《出生医学证明》档案管理系统，存在部分《出生医学证明》的填写不够规范、影响了《出生医学证明》信息的准确性。

2.3缺乏必要的规范管理

档案管理人员对业务知识的缺乏，或者反复更换人员，造成业务不熟悉或管理移交脱节，致使每位接管者都要重新进行档案整理和归档等，造成人力资源的浪费.还有医疗助产机构档案整理要求不统一，造成《出生医学证明》档案随意排序，出现电子档案不完整、漏项或填写项目不全，存放管理不规范或随意保存电脑里，造成需要时难以查找，费时费力，甚至发生数据丢失现象。

3数字化《出生医学证明》档案管理对策研究

《出生醫学证明》档案的数字化管理工作涉及到多方面的内容，首先是需要建立起一个档案的数据库，其次是对纸质的文件内容进行数字化的处理，再次就是对数据信息进行安全管理的工作。从目前来看，《出生医学证明》档案数字化建设主要包括高速扫描以及平板扫描这两种主要的形式。其具体的管理策略如下：

3.1档案扫描

档案数字化能有效地保护档案原件。档案扫描融合了档案扫描CCD技术.OCR识别和文档管理等技术。可以将纸质的文档.档案等快捷.自动地转化成数字化文本.影像.能实现信息高述检索.查阅.简单方便。

3.2条目输入和补录

对于条目的输入和补录来说，首先需要采取的就是双机校对的方式。它可以实现对数据库的质量进行进一步的检查，进而保障条目是比较完整的。而且还可以及时发现被遗漏的条目，从而进行补录，并对错误的内容进行修改。再次就是根据目录数据库建立的相关规定要求，做好数据库的校对工作。

3.3数字化处理

《出生医学证明》档案的数字化处理工作需要遵循一定的原则来展开工作，并且要按照一定的方法来进行操作：第一，要把用来扫描的纸张摆正，确保它的边角没有压边的现象，并且不要错扫以及漏扫，进而使得扫描后的图像质量得到保证。第二，要检查扫面后图像的清晰度、偏斜度和失真度。第三，纠正处理出现偏斜的图像。第四，处理对图像质量产生影响的杂质。第五，分区扫描大幅面档案之后，要对其进行拼接合并处理，从而形成一个完整的图像。

3.4积极推进使用计算机管理《出生医学证明》档案

各医疗助产机构应按照相关要求建立《出生医学证明》电子档案，采用先进技术，运用档案管理软件，将原有的纸质档案资料，通过扫描仪进行数字化处理，形成电子档案，实现档案管理的现代化和档案信息化，方便档案的查阅和利用，有效提高工作效率。同时，为防止和减少出生证档案信息孤岛问题，积极探索借助通过互联网络技术，实现跨地域远程指定相关人员查阅《出生医学证明》档案信息，实现档案信息资源共享和交流。更为重要的是通过档案的数字化处理后，可有效防止档案篡改的行为，保障档案信息的真实、有效和安全。

结语

综上所述，作为重要的医学凭证，《出生医学证明》档案包含了多种出生相关信息，对于公民日后获取公民身份证号码具有重要的作用。另外，它也是户籍登记、保健服务和入学等活动内容的重要依据。而对《出生医学证明》档案进行数字化的管理，可以确保档案的安全性和真实性，在未来也将发挥重要的作用。

参考文献：

[1]朱丹平.落实新政策做好医院出生医学证明档案管理工作[J].办公室业务，2014，10 （23）：185-186.

[2]周立平，樊延军，潘晓平等.全国出生医学证明信息管理系统设计与实施[J].医学信息学杂志，2015，13 （05）：22-25.

[3]谭玲琳，李宝娟，董玲.出生医学证明.信息化管理的潜在价值[J].中国城乡企业卫生，2013，11 （06）：2-3.