省档案馆2019年档案利用数据分析

■ 杨 萍

利用者在云南省档案馆查阅利用大厅利用档案(1)

档案利用是档案工作的根本目的，2019年来省档案馆查阅利用工作在严格遵循《云南省档案馆馆藏档案资料利用规定》的同时，不断改进工作作风，强化服务意识，简化查档利用手续，充分利用档案数字化成果，着力开展查档咨询和个性化指导，在确保档案实体安全和信息安全的基础上，提高档案利用工作的工作效率，不断扩大了档案的作用，在服务中心工作、编史修志、惠及民生、活跃文化、传承历史、学术研究等取得进展。

一、2019年档案利用基本情况

2019年省档案馆的档案查阅利用达到了一个历史上的峰值，全年共接待查阅利用者1319家单位、5605 人次，提供查阅档案598250 件次，利用者摘抄档案27672 份24706 页，复印901份7923 页，通过数字化利用复制1652 份13069 页，翻拍拷贝档案655 份14851 页。

2015—2019年档案查阅统计比较表

2015—2019年档案查阅统计比较图

从上面的表格和图表可以看出，近五年来，每一年档案利用人次都在上升，前三年都是匀速增长，而从2018年底开始，档案利用人次明显大幅度提高，提供利用的档案数量从2018年开始都比前一年明显增加，2018年利用档案从2017直的一万多件次一下提高到474712 卷（件）次，2019年达598250 卷（件）次。

利用者在云南省档案馆查阅利用大厅利用档案(2)

二、档案利用数据具体分析

档案利用按照用途主要分为五大类：编史修志、工作查考、学术研究、经济建设、民生需求。

1、编史修志

2015—2019年编史修志利用统计比较表

随着我国经济发展，人民生活显著提高，有些乡镇村甚至家庭，开始了编写村志、家史，走进档案馆查阅档案。但是编史修志工作具有一定的时间性，一般五年或十年会启动新一轮的编史修志工作，而此项工作能否顺利开展，能否取得完满的成果，离不开查阅档案。档案为编史修志提供真实、准确的信息，如果脱离了档案，编史修志就失去了其作为历史的启迪借鉴参考作用。

从上表可以看出，2019年以编史修志为目的的档案利用单位从前几年的几十家一下陡增到144 家，人次1106 次，这是因为云南省新一轮的《云南省志》编史修志工作要在2019年底完成，各机关单位在这一年时间集中完成此项工作。随着此项工作的完成，在以后的工作中编史修志的利用又将有所下降。

2、工作查考

2015—2019年工作查考利用统计比较表

工作查考是档案利用的主体，为省委、省政府各机关、企事业单位各部门提供真实、准确的信息资料，为工作查考、纪检查案、机构改革等提供原始记录作为依据。

从上表可以看出，工作查考五年来都基本维持在一个平稳的水平，利用单位、人次、卷次每一年都在一个平稳的范围内。2018年、2019年的利用有一定幅度提升，是因为随着我馆数字化工作的加快，通过主题词等方式可以快速检索到所需文件，提高了查全率和查准率。

3、学术研究

2015—2019年学术研究利用统计比较表

随着社会档案意识的增强，越来越多的公众走进档案馆，档案作为一次文献，其原始性为学术研究提供真实可靠的信息，成为学术研究的支撑点。云南和平解放，民国政府的档案资料完整的接收保存下来，云南省档案馆的馆藏民国档案资料为研究云南历史提供了极有价值的第一手资料。越来越多的学术研究者、高校学生走进档案馆，为他们的著作和学术研究活动、毕业论文搜寻一手资料，丰富其研究内容。特别是高校历史系的学生，在完成他们的论文时，云南省档案馆保存的大量档案资料为他们提供丰富的素材，提高了毕业论文质量。

4、经济建设

2015—2019年经济建设利用统计比较表

省档案馆保管的主要是省级机关的文书档案，经济类档案数量相对较少，这是经济建设的查档数量较少的直接原因。

5、民生查考

2015—2019年民生查考利用统计比较表

近年来，随着国家政策的变化，更多的档案资料被用于解决民生问题，主要体现在利用档案核实工龄、办理社保、办理退休、房产过户、财产继承、解决待遇、补充完善人事档案、咨询政策等提供有效证明。民生方面的需求与国家的政策紧密相关联的，在办理社保退休，在核算退休金时要对个人档案中的工龄仔细计算，在办理过程中许多的人事档案中发现个人相关档案如招工、调动等信息的缺失，很多人来到档案馆查阅其相关的个人信息，使其人事档案完善。2017年中组部下发加强干部档案规范管理的通知，要求各单位对人事档案进行规范整理，各单位在整理人事档案的过程中发现许多人事档案的缺失，连续不断的有单位来查找相关的人事信息。2018年机构调整，退役军人局成立，对退役军人进行登记，许多退役军人到档案馆查询自己的入伍、转业等证明。2018年11月底开始，曾经在云南生产建设兵团的知青们蜂拥到省档案馆来查找其当初到兵团的花名册。随着以后政策的变化，民众查阅的需求将有所变化。

三、档案利用工作的分析及建议

通过对档案利用统计数据的分析，我们得出以下结论：一是全社会的档案意识越来越强，越来越多的人走进档案馆，档案的利用人次每年都在增长；二是档案在学术研究、民生应用上发挥着越来越大的作用；三是随着这一轮编史修志工作的结束，来档案馆查阅进行编史的高峰将告一段落，2020年以后将以零星的单位和个人为主，到下轮新的编史修志工作开始，又将迎来大批查阅者；四是工作查考一直都还会是档案利用的主体，但是以后随着各省级机关单位开展数字化工作、无纸化办公，本单位保存一套电子文档等措施的推进，到档案馆查阅的将会有所减少。

在下一阶段的利用工作中，我们提出如下建议：

在应对学术研究方面要加快开放鉴定步伐。分析近五年的数据，学术研究利用需求在不断增长，这要求我们要相应做好档案的鉴定开放工作，要在确保档案信息安全的基础上，将馆藏档案分类进行开放利用，做好档案鉴定开放工作，争取应开尽开，以满足学术研究的利用需求。此外，随着我馆档案数字化以及开放鉴定工作的加快，可将数字档案馆远程查阅设定为目标，这将为学术研究提供极大的便利，利用者可以通过互联网在云南档案信息网上查阅自己所需的目录或档案。

在应对民生需求方面要以便民为主。要加强档案前期的基础工作，简化查档手续，实现精准查档。不断改进工作作风，强化服务意识，简化利用手续，着力开展查档咨询和个性化指导，充分利用档案数字化成果，在确保档案实体安全和信息安全的基础上，不断推出新的查档方式，如电话查档、微信查档、邮件查档等，跨馆出证，以适应社会的信息化进程，为民众查档提供更加快捷、方便的服务。