强化意识 坚持疫情防控档案全流程管理

唯渊

岁末年初，始料未及的新型冠状病毒肺炎疫情在武汉乃至全国发生，对广大人民群众生产生活造成严重影响。党中央、国务院高度重视，习近平总书记亲自指挥、亲自部署并多次作出重要指示，全国各地各部门均把疫情防控工作作为当前头等大事全面贯彻落实，主动扛起防疫责任，精心组织，严密防控，努力为打赢疫情防控阻击战作出积极的贡献。在这场防控战役中，形成了大量的文字、图表、音视频和实物等疫情防控档案，这是各级党委政府、各部门单位抗击疫情工作的原始记录，是反映全国万众一心、群防群治的真实史料，也将为今后从体制机制上创新和完善重大疫情防控举措提供重要参考。强化意识、依序形成、完整收集、规范整理、安全保管、科学利用是加强疫情防控档案全流程管理的必然要求。

一、明确范围，确保疫情防控档案应收尽收、齐全完整

虽然疫情来势凶猛，但各级党委政府和各部门单位均迅速行动、严密组织，纷纷成立疫情防控工作领导小组，制定工作方案，并根据疫情采取各项措施。其间文件资料形成速度快、数量大、种类多、价值高，必须按照文件形成规律和特点应收尽收、应归尽归。

主动介入，从文件源头把控。由于此次疫情发生突然、来势凶猛，防控工作涉及面广，参与人员多，时间节点要求紧，在许多单位和基层防控工作中形成的文件、数据、图表和照片、录音录像等会存在文件运转欠规范、签署不完备、载体不符合归档要求，形成的大量音视频资料无法及时、准确著录等情况，此时尤其需要档案工作者主动作为、积极担当，协助相关单位或部门把好文件形成关、做好后續弥补工作，尽可能使疫情防控工作文件形成规范、签署完备、正附件齐全、著录标识清晰准确，为整理归档奠定良好基础。据报道，北京、上海、河南、沈阳等省、市将档案工作纳入防控工作的总体部署，档案部门派出政治素质好、业务能力强的骨干进入省、市防控领导小组办公室，紧锣密鼓展开疫情防控档案建档指导工作，起草文件，明确工作要求。

梳理工作流程，明确文件归档范围和档案保管期限。由于各级机构、单位部门职责不同，在此次疫情防控工作中形成的文件资料内容不尽相同，各单位应结合职责任务和工作分工，明确工作重点、厘清工作流程，结合国家和省档案管理部门的要求，制定本单位疫情防控工作文件归档范围和档案保管期限表，并严格执行，确保疫情防控档案应收尽收、应归尽归。此次疫情防控工作档案涉及的部门和单位可分为四类：（1）省、市、县（区）党委政府成立的防控工作领导小组（指挥部）及办公室。该类机构根据层级不同，通常会下设预防控制、医疗救治、交通防控、社会及社区防控、农村学校企业防控、物资保障和新闻宣传等组，文件收集的重点是：上级及本级党委、政府和有关主管部门关于疫情防控工作机构设置、重大决策部署、规定、公告、通知、通报等；本级党委、政府主要领导同志有关疫情防控工作的重要批示、指示和讲话；本级党委、政府关于疫情防控工作的计划、实施方案、防控措施、统计报表、动态数据、会议材料、信息专报、工作报告、工作总结、大事记等。（2）医疗卫生防控机构，包括医院、疾控中心、医学研究院所等。该类机构文件收集的重点是：开展疫情防控监测、研判、检疫的有关预案、报告和治疗技术标准及操作规程等；医院接收、诊治病人形成的文件材料和病历档案；接受社会捐赠、统筹医疗物资、调配医务人员等管理性文件；针对疫情进行医学研究形成的文件材料及相关数据等。（3）疫情防控重要职能部门，包括党委办、政府办、卫生健康、发改、经信、商务、教育、农业农村、应急管理、公安、交通运输、市场监管和宣传等部门。该类机构文件收集的重点是：本部门关于疫情防控工作的通知、通报、通告、计划、方案、报告、总结；防控监测、物资调度、清理排查等工作中形成的原始表单、动态数据、统计报表；疫情防控工作中的先进事迹、宣传报道材料等。（4）其他单位部门，可参照上述收集重点，在疫情防控工作中形成的有价值的文件均应收集归档。上述仅是根据防控职责的不同强调了收集工作的重点，无论哪一层级或部门，特别需要注意：在疫情防控中形成的各类照片、音视频文件材料、电子文件材料和实物等特殊载体也是收集的重点，还包括电子业务数据、公务往来电子邮件、网页信息、网络新媒体（微信、微博、短视频等）档案等。有关单位还应将有代表性的决心书、工作日记、宣传横幅、监测管控标识标牌、捐赠记录和证书等实物一并收集整理。在工作中形成部分涉密文件也必须纳入归档范围，在遵守有关保密管理的前提下确保应收尽收。

二、坚持标准，确保疫情防控档案及时归档、安全保管

鉴于此次疫情暴发迅猛、防控形势严峻、任务繁重、持续时间可能较长的特性，防控工作中文件的收集应坚持个别与集中、全部与重点相结合的方法。在目前仍以防控工作为重点时，有关单位和部门应明确人员注意文件流向，产生的所有文件随办随收，忙而不乱；待防控工作告一段落乃至结束后，立即安排专人把握重点、集中收集、系统整理、及时归档。

严格整理标准确保规范。疫情防控文件的整理应主要按照《归档文件整理规则》的要求进行分类整理，照片及数码照片、磁性载体等特殊载体文件和病历档案等专业档案应按照国家有关规范标准整理，做到组件合理、分类准确、排列有序、编号规范。其中党委政府综合成立的防控工作领导小组（指挥部）及办公室为临时机构，下设若干组或部，规模大、规格高、涉及面广，整理时应视为一独立全宗，按照门类——机构（问题）——保管期限进行分类编号，因不存在跨年度（个别地区除外），故分类时年度可忽略、编号时统一著录。医疗卫生防控机构、疫情防控重要职能部门因承担大量防控工作，形成文件数量较多，可将此次所有文件单独设立一个门类或专题重大事件，在该门类或专题下视文件多少，按照机构（问题）——保管期限或保管期限分类。其他文件数量不多的单位部门可将该部分文件纳入正常文件管理，按照日常文件分类整理方法收集整理，无需单列门类编号。

明确归属流向确保安全。疫情结束后，收集完整、经规范系统整理的疫情防控档案，应根据各地有关重大活动档案管理办法的有关规定及时归档保存，确保安全。其中党委政府成立的防控工作领导小组（指挥部）及办公室的档案应在规定时间内（通常是2—3个月）移交同级国家综合档案馆，按照单独全宗管理；其他单位原则上应待疫情防控档案整理结束后及时向本单位档案部门移交，同时向同级国家综合档案馆送交档案资料电子副本一套。若档案保管条件和能力较弱的单位，也可申请将档案向同级国家综合档案馆移交。各单位或部门应按照档案管理有关要求加强对馆（室）藏疫情防控档案科学管理、安全保管。

三、深度整合，发挥疫情防控档案宣传教育、资政作用

此次疫情防控档案形成数量多、涉及面广、门类复杂、内容丰富，体现了各级党委政府、各部门单位的组织动员力和执行力，对今后开展疫情防控、临床诊疗、科学研究、社会治理、宣传教育等均具有十分重要的参考价值。在此次疫情防控工作中，多地利用抗“非典”档案资料为新冠病毒肺炎防疫工作提供翔实可靠依据。据报道，从方案设计到建成交付仅用10天，被誉为中国速度的武汉火神山医院的建设，就是利用了17年前小汤山医院的图纸，工程档案的作用在此发挥得淋漓尽致。得知疫情后，档案人也扛起担当、主动作为，广东、天津、北京等省、市档案馆立即组织人员查找防控“非典”档案、编写资政参考。1月22日北京市档案馆仅用一天时间就选定了101卷（件）近1500页北京市防控“非典”档案，后又编辑有关“非典”档案文件汇编、工作大事记总计近800页，呈送市委、市政府领导同志和疫情防控工作领导小组各工作机构，受到市领导的高度认可。

疫情结束后，各有关单位特别是各级国家综合档案馆应利用此珍贵档案做足文章、做好宣传、做大影响。一是整合各单位形成的疫情防控档案资源，统一数据库结构和数据交换格式、电子档案封装格式等，明确著录要求，建立本地区新冠肺炎防控档案专题数据库，将所有关于此次疫情防控形成的档案资料建立目录和全文数据库，为后续开发利用奠定基础。如江苏省档案馆已制定计划建立“援鄂战‘疫档案数据库”。二是结合本地实际，挖掘分析疫情防控档案文献及数据，整理编制疫情防控专题文件汇编和编研材料，如疫情防控重要文件选编、重要数据汇编、典型治疗案例、疫情防控预案及操作指南、疫情防控大事记和图录、疫情防控群英谱等，为今后防范突发公共卫生事件提供参考依据，为加强应急管理、提高社会治理体系和治理能力提供素材，为宣传全民同心协力、英勇奋斗、共克时艰提供教材。三是适时联合相关部门举办实体或网上展览，以大量生动、翔实的文件、照片、录音录像和实物等档案资料反映新冠肺炎疫情的凶猛来势，再现“坚定信心、同舟共济、科学防治、精准施策”的抗击疫情全过程，感受在此次疫情阻击战中“逆行者”的英勇出征、白衣天使的坚定无畏、共产党员的率先垂范、志愿者们的大爱无私，并广为宣传卫生健康知识、普及公共卫生健康教育。

四、履行职责，加强疫情防控档案指导监督、广泛征集

收集并保存疫情防控工作全过程形成的档案资料是各级档案管理部门和各单位档案工作者职责所在，必须以高度的政治敏锐性和工作责任感，按照统一领导、分级负责的原则，组建工作专班，落实专人负责，加强疫情防控档案监督指导，坚持全程管控。一是明确规范标准。针对疫情防控档案形成的特点和规律，档案行政管理部门应制定具体、明确的文件材料归档范围和档案保管期限表，并结合国家有关规范标准提出文件组件、分类、排列、编号、编目、著录以及电子文件格式转换、元数据收集、传统载体档案数字化等具体要求，便于各立档单位易理解、好操作，确保归档文件质量。二是深化业务指导。疫情防控档案收集整理有一定的专业性要求，必须档案人员提前介入、全程跟踪、加强指导。档案工作者要主动了解疫情防控工作各部门的相关情况，了解工作流程和内容，尽可能掌握所产生的相关文件材料情况。应根据疫情防控不同阶段灵活采取业务指导方式、提升业务指导效能。在目前疫情防控处于胶着状态、工作重心仍为疫情防控阶段，可以通过印发文件、电话、QQ、微信等方式将档案工作具体要求传达到疫情防控各职能部门和一线相关工作人员。疫情结束后，业务指导人员要全面下沉、紧扣重点，通过线下、实地等方式，手把手、面对面指导各单位各部门做好疫情防控档案的系统整理、规范移交。三是全面开展档案征集。此次疫情防控是全民齐动员、全方位出击，故在各层面、各类机构和个人中都形成大量形式多样、内容丰富、载体各异的疫情防控档案，但部分档案无法按正常接收流程收集归档，尤其是民间、非政府组织、志愿者以及基层单位和普通百姓形成的具有代表性、典型意义的档案，都是依法接收的重要补充，必须依靠档案人员广泛宣传、多视角多渠道征集。如新闻媒体采访的紀实素材资料、白衣战士等相关人员的工作日记、民间机构捐赠记录及证书、志愿者们无私付出的记录、抗疫英模的事迹材料、城市社区和农村防控举措的实物以及反映疫情防控的文艺创作等，还有新闻客户端、政府网站、网络新媒体上有代表性的重要信息，都是疫情防控工作的真实反映和原始记录，必须广泛征集进国家综合档案馆。据报道，江苏省档案馆已面向社会公开征集疫情防控档案，上海市虹口区档案馆发起“随手拍，留下身边感人的防疫瞬间”主题征集活动等，都将为此次疫情防控留下珍贵的记忆。