精细化管理模式在铁路企业合同管理工作中的应用

范丽娟

（中交二公局铁路工程有限公司，陕西 西安 710065）

在企业管理工作中，合同管理是十分关键和重要的内容，合同精细化管理不仅具有一定的可行性，同时也具有一定的必要性。为了保证可持续发展，铁路企业应该转变传统的思想和观念，贯彻合同精细化管理模式，切实提高铁路企业经济管理的质量和效率。

1 铁路企业合同管理特点及其必要性

1.1 特点

与一般企业不同，铁路企业有着较强的自身特点。

（1）合同签订量较大、类型繁多。其类型包含了租赁、投资、借款担保、工程、委托、买卖、承揽、运输等，类型较多。

（2）合同管理体系特征普遍呈现出辅业多级法人、二级管理、一级法人的情况。铁路企业中其合同管理体制主要以铁路局一级法人实现，而站段与铁路局实现两级管理，数量较多的合同委托站段通过订立和履行实现。

（3）合同管理方面所涉及的部门及单位较多。铁路企业业务管理部门及其所包含的客运、供电、工、机、车等，同时还包括铁路建设、物资供应、辅业经营企业等，都需要与之签订合同，所以涉及到的单位及部门比较多。

（4）合同管理难度大。由于铁路企业合同类型多、涉及部门及业务较多，在履行合同的过程中较容易出现各种各样的变化，这些都会增加铁路企业合同管理的动态性、系统性、全面性，影响其管理难度。

（5）合同纠纷案件数量出现上升的趋势。由于我国法制建设得到了进一步的完善，不断提高了民众、企业的维权意识，因此铁路企业所涉及的合同纠纷案件呈上升趋势。

1.2 必要性

如今的市场经济已经是法制经济，而法制经济的基础是“合同”经济，不管是哪个企业，想要和外部经济主体建立联系以及获取利润，都必须经过签订合同和履行合同来实现。所以，合同管理的质量直接关乎企业管理水平。随着社会的发展，国内的计划经济正在向市场经济过渡，但是人们普遍缺乏法制意识，所以经济主体在合作的过程中，存在着合同管理过于粗放的现象。随着国内经济不断向着全球化发展，国人的法制观念才有所提高，铁路企业也逐渐开始意识到合同管理的重要性。作为一个企业来说，如果再应用传统的合同管理方式管理合同，那么终将会面临法律风险和经济损失，严重的可能给企业带来灭顶之灾。为了避免发生不必要的经济损失，切实提高铁路企业经济效益，实现合同精细化管理已经是铁路企业必修的功课。作为一个企业来说，在复杂多变的市场环境中，必须关注每个细节，才能做到防患于未然，实现企业利益的最大化。

2 铁路企业合同管理中存在的问题

2.1 对合同双方主体资格及资信的审查问题

铁路企业在进行合同订立时，对对方当事人的主体资格有所忽略，必须对信用及投资情况、经营方式、生产能力、经营范围、经营能力、民事责任能力、委托代理人资格、法定代表人资格等进行审查，否则容易导致上当受骗、合同无效的结果，甚至形成纠纷引起诉讼。

2.2 作业队伍的分包合同问题

作业队队伍分包其实指的是总承包单位授权项目部对所承包的部分工程项目以内部承包的方式，交给由自己劳务作业队进行承包施工，而劳务队伍再进行相关民工的招用。其民工工资由作业队进行工作发放表编制再由项目部直接发放，或项目监督作业队发放。这种作业队伍分包的方式有可能存在用工法律的风险，其同合管理方面难度较大。

2.3 签订合同条款不严谨

铁路企业在签订合同的过程中，过多的受到项目管理模式的影响，对施工合同的签订不够重视，合同相关条款的签订也不够严谨，这样一来，合同就不能充分发挥约束双方的效力。另外，在合同条款中，关于违约行为的条款的描述过于粗略和简单，使得合同在项目管理过程中执行力不足，合同履行的效率低下，违约现象时有发生。

2.4 施工管理与合同管理不能做到有机结合

施工管理人员经常会忽略合同的内容，而合同管理人员不能积极参与到实际施工中，完全走的是两条线，各自为政；合同管理人员觉得只需完成合同签订工作就行，无需参与到实际的现场施工中，施工只需现场管理人员负责就行；而施工管理人员则认为自己只需保证施工的进度及质量就行，其合同中所约定的内容是合同管理人员负责的。二者不能进行有效的沟通，导致实际施工与合同约定背离的情况出现。

3 提高铁路企业合同管理的措施

3.1 加强成本预算管理

预算管理是企业经济管理的重要内容，其目的是帮助企业节省开支，提高铁路企业的经济效益［1］。成本预算管理会直接对企业的经济效益产生影响，想要实现企业的成本预算管理，首先要做的工作是加强企业员工意识，引导企业自觉遵守成本管理的各项制度和规定，将预算资金调控在合理范围内。另外，企业应该不断加强成本管理控制，注意将所有的项目支出列入成本管理的范围之内，尽量避免超额现象的发生。明确企业经营的各项费用，财务部门必须保证实际支出和账本支出相一致，保证所有的支出有据可查，切实提高企业经济管理的效率和质量。

3.2 建立健全合同管理体系

合同的审批和审核是一项复杂的工作，需要多个部门的参与，为了提高合同管理效率，保证铁路企业的经济效益，合理设置合同的审批和审核流程，如图1所示，进一步保证铁路运营的合理性和科学性。根据相关法律规定，铁路企业自身也具有资金审核制度，为了保证合同管理更加全面化和规范化，企业还应该制定和完善相应的合同审核体系。在审批和审核合同的过程中，为了避免发生预算超支现象，财务部门必须参与进来。

图1 合同的审批审核控制流程

3.3 合同签订审批必须严谨

在签订合同之前必须依照合同审批制度严格执行，对合同管理部门及涉及到的各业务部门的意见进行收集整理，以保证合同签约的形式合规、内容合法、主体合格等，避免签订存在风险、无效的合同。尤其是与企业重大经济问题有所涉及的合同，比如担保、借款、对外投资、重大技术改造、购并等非常重要的合同，必须建立起相应的决策制度，同时可以聘请专业律师对其进行把关、审查，从而避免因盲目签订、草率决策带来的企业损失。

3.4 组建一支合同管理专业队伍

为了提高合同精细化管理水平，铁路企业必须组建一支高效的合同管理团队，在日常招聘中，注意吸收和培养一批具有高素质的合同管理专业人才，提高合同管理人员的法律素质和观念［2］。合同的签订者和管理者都是法律行为的实施者，基层单位注意培养专业的法律人才，在企业内部，设立专门管理合同的团队和人员。定时进行培训，鼓励员工学习，引导他们了解在企业经营过程中会涉及到的法律知识，强化员工意识，让他们认识到法律是保护自身合法权益的有力武器，他们的行为会直接关系到企业的经济效益情况。

3.5 加强对合同履行程度的监管

所有经济活动正式开始的第一步都是签订合同，履行合同是所有经济活动中最为重要和关键的内容。如果合同完成签订，但是双方没有履行合同相关条约，那么企业的经济效益就会受到损害。为了保证企业的经济效益，财务部门必须加大对合同履行的监管，财务部门需要加强对合同履行程度的监管，例如在任何的付款活动都必须核对原始凭证，项目完成后，在交付的时候必须有第三方审计单位给出的验收报告。另外，铁路企业的合同中还有很多服务类合同，所有的服务类合同必须附带满意度调查报告等资料。如果合同主体的一方发现另外一方没有履行相应的条约，那么应该启动问责制度，防止企业经济效益受到破坏。同时，为了方便后续的管理和监控，财务部门应该对合同进行合理的编号。

3.6 增强合同管理人员与现场管理人员的沟通

在具体施工过程中，如现场管理人员遇到问题，需与合同管理人员进行及时的沟通，便于工作中查阅。同时，定期召开会议，施工管理人员需对现场情况进行说明，合同管理人员需将合同条款中的约定内容进行讲解，定时沟通，以保证施工管理工作中出现的问题能得到及时的解决。

3.7 现场管理人员需参与到合同谈判中

合同谈判属于较为系统的工作，现场管理人员也需参与其中，可以让其提前了解合同中所约定的内容，并将后续实际管理问题的意见及思路纳入合同中，以保证后期管理顺利完成。

3.8 合同人员需到现场进行学习

合同管理人员必须深入现场，并带着问题进行现场查看，主要查看合同所约定的供应材料是否及时供应、工期管理与合同约定要保持一致、业主承诺的拆迁工程、所提供的场地等是否按期完成。此外，需劳务队伍自行负责的小型机具是否按时进场，劳务内容中所包含的工作有没有完成等。比如：目前对文明施工提出了更高的要求，现场施工进场前必须对场地进行卫生打扫，为了方便日后的管理，签订劳务合同时一般对卫生清扫等费用归纳到劳务单价中，但劳务队伍却对此工作不予配合，致使项目管理人员需重新安排人手进行清扫，从而造成了项目成本的增加。

3.9 对铁路企业自身的合法权益进行维护

铁路企业在出现合同纠纷的情况之后，合同承办部门需与法律事务部进行及时的交流报告，同时协同企业法律顾问展开证据收集工作，并通过诉讼、仲裁、协商等方法，采用诉讼保全、解除合同、支付违约金、继续履行等措施，以实现让对方承担违约责任，通过正规的法律程序，维护铁路企业自身的合法权益。

4 结语

对于铁路企业的日常管理工作来说，合同管理是十分重要和关键的内容，合同管理一般会涉及到很多工作，时刻影响铁路经济效益。为了帮助铁路企业控制经营风险，促进铁路企业可持续发展，铁路企业的财务部门必须加强成本控制，提高合同精细化管理水平，将企业内部的风险管理水平控制在合理范围内。