档案信息化建设的现实需求分析及实现途径构建

倪儆

摘  要：植根于高职院校常规运行的范畴内，使得部分基建工作存在着重复性的特点。这就意味着，依托部门档案信息化建设成果，能够为学院基建工作提供计划、预测、反馈等功能。档案信息化建设主要包括三大需求：提高工作效率、提升工作质量、推动工作发展。实践途径可围绕着：在校本要求下完善档案材料的归集工作、建立资源库逐步开展档案信息迁移工作、严格保密和权限管理合理开发档案资源这3个方面来构建。

关键词：档案信息化建设  需求分析  实践途径

中图分类号：G64    文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2020）02（a）-0243-02

笔者长期在高职院校基建处工作，在工作实践中促使笔者感知到需大力推动档案信息化建设，通过实现档案信息化去开发出有用的档案信息资源，最终助力部门工作的开展。梳理目前的相关文本资料发现，聚焦档案信息化建设问题的文献可谓是“汗牛充栋”，但诸多文献资料都存在着泛泛而谈的不足，未能切入到具体的职能部门、具体的岗位工作中去讨论。高职基建部门的工作内容拥有具体的指向，且涵盖的工作范围也较为广泛。然而，植根于高职院校常规运行的范畴内，使得部分基建工作存在着重复性的特点。这就意味着，依托部门档案信息化建設成果，能够为学院基建工作提供计划、预测、反馈等功能。接下来，该文将围绕着档案信息化的现实需求及实践途径展开主题讨论。

1  档案信息化建设的现实需求分析

1.1 提高基建工作效率的现实需求

基建工作的开展需要投入一定的专项资金，特别对于维护、维修类的基建工作，在预算资金编制上会面临挑战，即若是预算资金低于施工需求则可能延误基建进度，进而对高职教学运行产生直接或间接影响;若是预算资金存在富余，这又可能引致出行为失范的问题。因此，传统模式下的资金预算编制往往存在着多方博弈的现象，而降低了基建工作的效率。通过档案信息化建设，便能将历史施工资料、工程图纸、各类凭证上线形成信息共享态势，这不仅便利了基建工作的预算编制活动，也为基建工作的开展形成了全方位的约束。

1.2 提升基建工作质量的现实需求

在新政府会计制度落地实施的背景下，高职院校需要加强财务内控工作，在基建建设领域则需要提升该项工作质量，避免材料浪费、重复施工、基建返修现象的发生。从物化层面去解决这些问题，不但依赖于基建员工的责任心和岗位意识，还依赖于增强基建工作的事前控制力度，即借助相关资料详细掌握基建领域的重点、难点、风险点等要素，如对高职院校的供水系统进行改造。在档案信息化建设背景下，基建部门、国资部门等有关人员能够围绕着基建重点、难点、风险点开展会商，在基建预案的保障下提升基建工作质量。

1.3 推动基建工作发展的现实需求

笔者认为，基建部门不能单纯作为学院的施工部门甚至“救火”部门而存在，基建部门还需要围绕着学院的近期工作总任务和未来发展方向开展主动工作。因此，在档案信息化建设背景下，还形成了推动基建工作发展的现实需求。具体表现在，基建部门借助电子化的档案信息，在大数据分析下寻找到学院运行中的基建重复率高发领域，通过分析和会商形成报告呈交给学院管理层，并在学院管理层的决策下有效管理、维护校内的国有资产。

2  实现途径构建

2.1 在校本要求下完善档案材料的归集工作

在开展档案信息化建设之前，需要在校本要求下完善纸质档案材料的归集工作。所谓“校本要求”是指，应根据高职院校的实际情况去制订基建档案归类标准，在实现了档案校内标准化管理的基础上，才能为接下来的档案电子化提供便利。高职院校的基建工作按领域可以分为：教学后勤保障类、线路改造类、设备维护类、其他类，所以基建档案的校内归集标准也可以依据以上4类来展开。基建部门应配置档案信息员岗位，由专人实施日常工作中的档案收集和归集工作，并对历史档案信息进行整理。这里需要重视一个问题，即基建建设涉及到专项资金的使用、原材料的采购、招投标工作的开展，所以在完善档案材料归集工作中还应得到其他部门的协助。

2.2 建立资源库，逐步开展档案信息迁移工作

档案信息化建设的核心工作为将纸质档案信息转换为电子档案信息的这个环节，在开展该项工作时应追求线下与线上档案信息的完全闭合。为此，首先需建立资源库平台。笔者建议，基建档案资源库建设可以采取两种方法：（1）依托学院的OA系统来建设;（2）设置独立的资源库平台。在开展档案信息迁移的工作中，应大量使用文本扫描技术。由于前期已经在校本要求下完成了档案归集标准的制订，所以在档案资源库中需建立起模块化档案信息迁移模式。

2.3 严格保密和权限管理，合理开发档案资源

在使用电子化档案信息实现基建工作的高效与高质量时，还应严格档案信息的保密管理和查阅权限管理。严格这两项管理的重要举措便是规范账户管理，即学院管理层应制订出基建电子档案查阅的权限管理办法，如仅限基建部门负责人、财务管理部门负责人、国资管理部门负责人拥有档案查阅权限。与此相配套，这3名负责人拥有专属的查阅账号，并对账号的安全使用负全责。基建部门的档案信息员拥有资源库后台管理权限，并在开展工作前需参加保密教育。合理开发档案资源的关键在于，寻找那些重复率较高的基建工作内容，从中发现导致基建工作重复率较高的原因，并为基建材料的储备做出研判。

3  展望

未来还需在以下两个方面做到精准发力。

3.1 提升档案管理部门的职能地位

档案创新管理的第一个环节便是档案资料的归集，而这在具有科层结构的中并不是件轻松的事情。为此，管理层需要在制度安排上提升档案管理部门的职能地位。在制度安排上的实施办法可以包括两个方面：（1）在管理章程中要求各职能部门应积极配合档案管理部门的工作;（2）将各职能部门的档案归集情况纳入到对他们的绩效考核之中。

3.2 加强档案管理人员的岗位培训

在对档案信息进行利用时，前面也提到了需要对档案管理人员开展岗位培训。需要强调的是，对档案管理人员开展岗位培训应是工作常态，但这里的培训不仅需要保留传统有益的经验，还需要通过促使档案管理人员完成部门调研、参加与档案形成有关的活动等方式，来创新对档案人员的岗位培训模式。

4  结语

该文认为，当前聚焦档案信息化建设问题的文献可谓是“汗牛充栋”，但诸多文献资料都存在着泛泛而谈的不足，未能切入到具体的职能部门、具体的岗位工作中去讨论。高职基建部门的工作内容拥有具体的指向，且涵盖的工作范围也较为广泛，所以在讨论档案信息化建设需求时应具体问题具体分析。文章从3个方面归纳出了档案信息化建设的需求，在此基础上的实践途径为：在校本要求下完善档案材料的归集工作、建立资源库逐步开展档案信息迁移工作、严格保密和权限管理合理开发档案资源这3个方面。

参考文献

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