拯救“会议疯狂征”

Margaret·Greenberg

“我几乎生活在会议中。从早上到办公室那一刻开始，一直到离开，往返于一个又一个会议，连思考的时间都没有。”一家《财富》“世界二百强”公司应用程序开发部门的副总裁洛丽如是说。洛丽负责按时在预算内完成高质量的IT项目。她和团队必须与业务分析师、程序员和架构师一起紧密合作，为客户提供解决方案。因此，她主持并参与了许多会议。

“会议疯狂征”的三大弊端

在许多企业中，会议往往存在三个问题：会议太多，没有成效，与会人员不发言。

●会议太多

统计报告称，人们用在会议上的时间占到其工作时间的37%。在大型公司任职的经理，用来准备会议、参加会议以及跟踪会议后续问题的时间占其全部工作时间的75%；而在小型公司任职的经理，花在会议上的时间约占其全部工作时间的10%。你可能会想，开一小时会有什么可怕？可是事实是，假如让10个人参加一个时长为1小时的会议，那一共就是10小时，而这些时间本可以用来处理积压的工作，服务客户，推动项目进度，或者开发下一个新产品。

●没有成效

许多会议是没有成效的，相反由于耗时过长，这些会议的成本相当高昂。研究人员测量了会议的效率，发现会议中有50%的时间都被浪费了。60分钟的会议时间已经成为约定俗成，但事实上，没有任何证据可以证明，持续一个小时的会议会比那些为时15分钟、30分钟的会议更为有效。

另一个问题是，在会议中很少能做出决定。人们一直说呀说呀，还要再进行一些讨论和补充，然后当时间凑满一个小时后，会议突然结束，几乎没有做出任何决定、下一步工作安排，或是达成推动项目前进的承诺。正如《伊索寓言》中描述的那样：一切准备就绪之后，还有更多需要去做的。

●与会人员不参与讨论

要让每个人都参与讨论是件困难的事，很多会议甚至变成了大型抱怨现场。

如果召开会议是出于获得交流信息的目的，那么发送电子邮件可能比召开一次紧急会议更好。当会议召集者将人们召集到一起时，参与讨论的往往就是几个性格外向的人，而且并不是每个出席会议的人都会认真聆听。他们要么走神了，要么忙着在笔记本电脑上处理业务。召开电话会议时，人们的参与程度甚至可能更低。

那么，除了编制一份会议清单，缩短、去掉一些会议，还有更好的办法嗎？要消灭那些不仅浪费时间而且耗费精力的“会议疯狂征”，必须使用一些更为有效的方法。

以积极的氛围启动会议

会议桌前或参加电话会议的每个人情绪都很好，很专注，并且能够说出他们对会议议程的最佳构想，这种假设是不现实的。实际上，91%的参会人员在会议期间会走神。此外，他们可能刚刚从一位愤怒的客户电话中解脱出来，或是刚刚熬过两场更加无聊的会议，抑或正被一个紧急问题所纠缠。

启动会议的方式非常关键。我们都知道破冰游戏：活动主持人有时会让现场的人们做一些游戏，彼此熟悉一下。心理学家发现，积极的情绪有两项功能：拓展思维和建构心理资本。事实上，在一个积极的氛围中启动一场会议真的能够帮助团队成员说出他们最好的想法。

●依靠心理资本

心理资本是弗雷德里克森关于积极情绪研究的一部分，是指人们用来应对各种困难境遇的情绪储备。心理学家已经针对诸如愤怒、悲伤和恐惧等负面情绪进行了几十年的研究，但只在最近十几年才开始研究积极情绪。弗雷德里克森研究发现，人们通常能够通过积极情绪体验，比如因工作完成得很好而得到认可，或是谈论他们的成就，来建构自己的心理资本。当我们处于良好的情绪中时，会更加开放地对待各种可能性，更具有创造力，并且在遇到困境时内心充满正能量。

研究人员还发现，高效团队与低效团队的区别在于：积极评价和消极评价的比值不同。最高效的团队，积极评价和消极评价之间的比值是3∶1，即每3次积极情绪表达对应1次消极情绪表达。如果你是企业管理者，不妨想一想，最近的一次团队会议上，你做出的积极评价与消极评价之间的比例是多少？

如果你直觉很好，也许能够感受到一场会议的氛围是消极的还是积极的；如果你更擅长分析，那么在会议中不妨拿出一张纸，在中间画一条线，在一边标上“积极”，在另一边标上“消极”。当每个人说出自己想法的时候，在对应的标记栏中打钩。如果讨论偏向消极，你就要及时地在讨论过程中进行干预。

●确保积极评价和消极评价的比例

有许多方法可以为会议创造一个氛围热烈的开始。比如，可以问一个积极的问题，讲一个有趣的小故事，或对某位成员或团队的努力表示认可。也许你会觉得这样太浪费时间了。其实不然。一位世界百强公司的金融经理，他是这样开始每周的员工例会的：“告诉我自上周开完会后，发生在你身上的最好的一件事。”这个提议在小组中产生的效果极具感染力。当有2-3个人分享了他们的答案时，那些刚一走进会议室还觉得不耐烦的人，顿时捕捉到了其中的积极氛围。

但是，会议并不总是按照我们希望的方式进行。有时候可能一开始就很糟糕。比如你让团队成员考虑最近一个月中取得的成绩，第一位团队成员说：“我想我们做得还不错。”接着下一个成员略感失望地说：“肯定需要一些改进，提高效率。”然后其他成员继续谈到了项目中一些进度滞后的问题。于是，积极的能量像被戳破的气球一样消失。此时此刻，作为会议主持者的你千万不要和其他成员一起唱衰，而要及时打住：“尽管这个项目面临的挑战很多，但我们还是完成了大量的工作……”接着你可以列举团队已取得的成绩，强调那些做得正确的事情。

●小礼物和会议最配

在一项研究中，研究人员请三组医生来做一个复杂的诊断。在做出诊断之前，第一组医生被要求阅读医学专业的伦理规范；第二组医生收到了一盒表达感激之情的巧克力，可以稍后享用；第三组医生没有被要求做任何事情，也未收到任何礼物。结果如何呢？收到小礼物的那组医生，对这个复杂的诊断的准确率比其他两组医生高出了两倍。

一个小礼物就可以使人们心情愉悦，从而提高解决问题的能力。在会议开始的时候，给大家发一个健康的小零食，或者一两元钱的便利贴、卡通笔，都会对会议起到积极的效果。

此外，音乐也会改善心情，减少疲惫感。对于那些需要花上一些时间让人员就座的大型团体会议，音乐尤其有效。在人们进入会场时，播放一些愉快的音乐。音乐停止，就暗示着会议马上要开始了。在会议的间歇和结束也要播放音乐。

使整个团队通力合作

90%的参会人员相信，会议可以成为一个贡献想法的绝佳场合。那为什么会议通常都达不到这个目的呢？也许你没有鼓励或者期待团队中的每位成员都参与进来。

让人们开口说话或是闭嘴，对任何一位会议主持人来说都是一个挑战。想想你所参加的那些会議吧，要么只是一些人发言时提各种问题，其他人默不作声；要么由主持人规定与会者按顺序发言。更糟糕的情况是，会议只是主持人或者某个特别的参会人员喋喋不休。而一项研究发现，在一个高效团队中，员工提出的问题与分享的信息之间的比例是1∶1。你要努力争取的是使提出问题和表达看法之间的比例达到1∶1，并且记录每个人的参与程度。如果是视频或电话会议，要实现这个比例就更加困难。你能做什么呢？在会议开始之前，拿出一张纸，在纸上画一个圆圈代表会议桌。在圆桌的周围画小圆圈代表参会人员，包括在电话那头的人们。用参会人员的名字来标记每一个小圆圈。每个人在发言的时候，在他的名字旁做一个标记。假如某人总是打断他人的发言，先对他的观点表示认可，然后继续征求其他人的意见和看法。

如果开了20分钟会，但你只是一遍又一遍地听两个人在讲话，其他人几乎没有发言，这时候电话那头的参会人员要么是将电话调成了静音，要么很可能在忙着处理其他事务。能做些什么让每个人都参与进来呢？没有别的办法，就是简单地将均衡全面的参与作为明确的会议规则告诉给每一个人。让他们知道，一场会议需要的并不是一个超级巨星，而是需要整个团队的通力合作。然后在一个记分板上记录每个人的参与情况，直到习惯成自然。

如果你是会议的主持人，那么你有必要为自己做一个记分牌，记录与其他人相比你贡献想法的频率是多少。此外，主持人还要注意，可以在会议上发表自己的观点，但不要操控整场对话。