医院个人荣誉实物档案的收集与整理

2020-04-07刘同

档案天地 2020年2期

刘同

一、个人荣誉实物档案的重要性

从当前社会发展来看，医院是知识与技术密集的单位，临床医疗技术的高低、服务质量的优劣，是医院发展的核心要素。以荣誉实物档案为主的档案，涉及到医院发展和管理的各个环节，对医院的发展起着重要作用。

个人荣誉实物档案反映了医院或个人的学术、科研水平，同时也是医院乃至社会的珍贵历史财富，是医院工作积累详实的史料。从整理收集的整体情况来看，除工作中存档的资料按年份整理、归档以外，个人的荣誉档案特别是大量的实物档案的材料散存在个人手中，没有系统的收集和整理。

让历史来“发言”、让荣誉档案做“见证”。个人荣誉实物档案反映了医院的科研水平，体现了质量与数量，是医院工作的参考和有利的凭证材料，是相关工作的补充和佐证。个人荣誉实物档案是个人和医院名誉的活广告，只有充分地利用好荣誉档案树立良好形象，才能给医院带来更大的作用和荣誉，同时也能借助荣誉档案资料从各个角度有效提高医院的知名度和学术地位。只有加强荣誉实物档案管理，才能更好的发挥荣誉档案的作用，为医院和个人发展创造价值。

及时收集整理医院的荣誉档案，一是可以向领导或上级单位完整的汇报和展示医院取得的发展成就，二是可以直观深入的了解同行们在科研等方面取得的成绩，以此来激励年轻同志的科研与集体荣誉意识，认识档案工作的重要性，促使他们积极做好归档工作，使医院实物荣誉档案的收集更完善。

二、医院荣誉实物档案的分类与整理的必要性与价值

（一）个人荣誉实物档案的收集与整理的必要性

个人荣誉档案管理是档案管理中较为重要的一部分，个人荣誉档案是荣耀的表现主体，具有不可替代性。荣誉证书、奖杯奖牌等属于实物档案，是醫院档案中的重要部分，具有较高的保存价值和收藏价值。

通过个人荣誉档案的收集整理，可以为医院人事行政工作的管理和宣传工作提供依据和佐证材料。充分发挥荣誉档案的激励和鼓舞作用，提高实物荣誉档案的社会效应。

完善医院实物荣誉档案收集管理制度，需要制订相关的工作流程，将实物荣誉档案信息以获奖时间、获奖内容、获奖类别、保管期限、简要事迹、档案编号等进行相应的分类，将原本杂乱散落的历史见证材料进行有效整合，将文书档案、图片、实物、材料等都整理在一个管理体系中，以确保数据的准确性、及时性和有效性。

（二）个人荣誉实物档案的收集与整理的价值

个人荣誉实物档案既是珍贵的文档材料又是可以展示的艺术品，它在给人以凭证和宣教的同时，又给人以美的享受，具有很高的鉴赏价值。人们悬挂、展示实物档案正是凭证价值、宣传教育价值和鉴赏价值的综合体现。荣誉实物档案除以上价值外，与其他档案相比更庄重、严肃和正式，由于其唯一不可复制而更加珍贵。

三、医院个人荣誉档案收集存在问题

当前，医院个人荣誉档案收集整理主要存在分散、凌乱、无章管理问题。归档材料原件少、复印件多;职工送交档案馆的材料格式不一、书写不规范、不符合归档要求;或者闲置于库房，与其他物品混杂在一起，或者放置于办公地点进行了环境美化，或者放置公共区域进行装饰，严重影响了个人实物荣誉档案的管理质量。荣誉实物档案具有形式的多样化、内容丰富、材料唯一性、保管复杂性等特点，因各类获奖的载体不同，所以当前的保管形式无法满足档案收集工作。但在医院的临床工作中，获得荣誉需要众多审批程序，如审批、刊印表彰的文件、颁发荣誉证书等相关环节。按以往的档案分类原则，就会出现同类荣誉档案资料由于载体形式的不同分为文件、奖杯、奖牌等不同的档案类别，存在整理归档标准形式多样繁杂的问题。有的个人荣誉奖项，也随着时间的流逝或人员的调动难觅踪影。医院荣誉实物档案保管要求还未达到，往往存在整理不及时、留存难度较大等原因，导致实物档案例如奖牌、奖杯等，因生锈、氧化、褪色等出现保管问题。况且，实物荣誉档案找寻起来较为困难，损坏率较高，因此，可提供应用率不高，使其逐渐的失去其应有的激励鼓舞作用。实物荣誉档案的建立健全较为不易，目前存在许多问题，保管利用好更是困难。尤其是医院实物档案较其他档案类别具备特殊性，在医院档案管理中，处于较为薄弱的环节，多部门协调管理有待加强。

四、个人荣誉实物档案收集整理的方法和步骤

（一）个人荣誉实物档案收集整理的方法

个人荣誉实物档案应专柜保管。对贵重的实物档案，要采取相应措施确保安全，移出档案室必须要履行签字手续。有条件的单位应建立实物档案库房，作为专门保管实物档案的场所。档案存放应做到十防：防高温、防火、防盗、防潮、防水、防光、防尘、防虫、防鼠、防污染。

具体来讲，保管场所既要注意通风，又要保证温度和湿度相对恒定;必须具备高度的消防安全意识，绝对禁止火灾发生;提高防盗意识，必要的情况下可以安装监控;物品放置柜需高离地面，远离易潮物品;应该是封闭性库房，避免物品因曝光过度而导致实物档案褪色;库房和保管柜应保持整洁，达到一定的防尘条件;易虫蛀、易锈蚀的实物档案要做好防虫、防锈蚀的技术保护工作，定期进行灭蟑螂、灭鼠等工作;要远离各类污染源。

（二）个人荣誉实物档案收集整理的步骤

繁琐复杂的整理归档、查找、借阅使用最好由专人集中保管，保证可以随借随取，真正体现方便、快捷和高效。

1.做好收集、登记、整理工作

做好医院实物档案的及时收集和稳妥保管，使档案登记及造册工作更加的高效有序。如要逐步完善医院实物档集的收集，需要强化管理人员对实物档案的归档意识，深度理清归档的各个环节，明白为什么归档、如何归档，及归档后该如何有效利用。

2.做好分类、编号等整理工作

（1）归档实物的整理就是将归档实物以件为单位进行鉴定、分类、编号、排列、上架，使之成为程序化的过程。归档实物的整理一般以每件实物为一件。实物档案的整理应遵循保持实物档案之间的逻辑关系、时间顺序以及利于保管和使用的准则。实物档案应每件都有唯一的号码，如荣誉证书、奖杯、奖牌等。实物档案总体数量如果较少，可以不进行细分，可按年限进行流水号的编辑整理;实物档案总体较多的医院，可先根据物品的类型进行分类整理，如证书类、奖牌类、锦旗类、奖杯类等，把相同类别的再根据时间进行顺序排列。

（2）医院实物荣誉档案的性质及形式，具有独特性，其管理、分档和其余类别的档案有所不同，可以根据实物性质的不同，以及来源的不同，进行分类，可分为五大类，A、B、C、D、E。

A类：获省部级以上单位和部门、国家、国际级的奖励;

B类：获省级、市级单位行业内以及有关主管业务部门的奖励;

C类：社团组织、工会给予的各项奖励;

D类：有关的纪念章和纪念品等;

E类：其他经常用到的各类聘书、荣誉证书。

需把不同类别分别按照时间顺序进行编号排列，逐步增加完善新档案的整理与延续排列。在每份实物档案上张贴并标注带有类别、顺序号、时间等的标签，然后编写登记表逐一登记，纸质和电子各一版，作为简便实用的检索工具，同时为档案统计工作提供方便。

参考文献：

[1]高雪红，实物荣誉档案的管理[J]机电兵船档案，2008年第5期（40-41）.

[2]程莉，医院荣誉档案的管理与利用[J]档案管理2008年第9期（55-56）

[3]张爱娥，浅析医院实物档案整理[J]档案工作2008年1月上总第282期（134）

[4]梁宇菁，浅析企业荣誉资质档案管理工作[J]广船科技2016年第2期（总第137期）（48-50）