跨界合作模式下数字档案资源整合与服务协同创新机制研究

许诗竹 吴依凡

2012年第17届国际档案大会以“新环境、新变化”为主题，提出档案工作需要以“试新、联众、固本”的态度积极与新环境、新技术、新理念适应融合[1]。2016年第18届国际档案大会设立“档案行业内外的合作”分议题，就“如何鼓励和促进档案机构与相近行业如图书馆、IT、博物馆、遗产管理机构等的合作”[2]国内外学者展开热烈讨论。2017年和2018年国际档案理事会年会分别就“档案、公民权利和跨文化”“档案：治理、记忆和遗产”为主题，“鼓励档案行业开放合作，正式向跨界深入，呼吁档案机构摆脱传统思维定式，扩大合作范围，与多种文化机构协作，取长补短”[3]。档案工作的跨界合作逐渐被国内外关注。国际上，早在2005年，欧盟就在《加强欧洲档案合作行动计划》中提出，21世纪的档案服务需要通过跨领域（Interdisciplinary）和跨界合作（Cross-border Collaboration），特别是与历史记忆、信息服务领域的合作开拓新局面[4]。国内的起步较晚，1998年，秦通等人最先探讨了“科技档案与文书档案跨界归档”[5];2014年，冯惠玲教授在全国档案工作者年会上认为“社交媒体引入档案工作将推动档案社会化进程”[6]，2018年付华副局长在全国档案工作者年会上提出“在今天一切讲究‘跨界的时代，档案工作中的许多问题已经不是档案部门自身的问题，而是需要各个行业相互配合、互相融合，共同研究解决”[7]。由此可见，形势所趋，在如今的新环境下，档案工作者需要以开放的姿态，积极与社会各行各业融合发展，选择多元的合作对象，通过多样的合作模式，推动我国档案事业在复杂变化的环境中健康发展。

一、数字档案资源整合和服务的现状

对数字档案信息的整合和服务应该看成一个有机的整体[8]，是指根据公众诉求，采用现代化技术，对相对分散的数字资源进行有机整合，形成具有良好结构、功能齐全、动态平衡特点的有机数字档案系统，由此实现整体优化，协同共振，全方位共享的效果，是档案工作顺应社会转型和数字化技术发展的必然要求之一。

1.大档案观强调数字档案资源的有效整合和服务

大档案观[9]突破对传统纸质档案的认识，强调突破传统档案观所划定的界限，改善数据资源结构，提高档案的社会影响力和开发利用价值。

（1）要求突破数字档案资源传统范畴

大档案观强调对国家和社会有重要意义的档案都要被保存，突出体现档案数字管理的全面性和完整性。在信息化时代，档案部门首先需要注重激发公众的参与度，通过云计算和大数据分析等技术，对社会群体或个人产生的各种各样的档案数据构成的档案数据中心进行有效整合，使多样化的数字档案资源能被充分利用。其次需要扩大合作范围，深化合作层次，与多种公共文化机构及企业等组织跨界合作，各取所长，共同开发资源，发展多元化服务。

（2）要求满足多元化用户需求

随着“互联网+”和大数据技术的发展，档案数据呈爆炸式增长，生成主体也由档案部门扩展到社会群体或独立个人，潜移默化地提升了公民的档案意识，需求日益多元化：要求提供更加系统、专业的档案资料的需求日益高涨。对档案资源的有效整合要求档案资源朝多样化、精准化和实用性方向发展，以便于深入挖掘，提炼有价值的档案信息，满足用户需求。

2.传统弊端束缚档案数字资源的整合和服务

（1）传统观念束缚

长期以来，档案馆作为政府附属机构，“官本位”的传统思想疏离了档案馆与社会公众的距离，档案资源的开发利用率与丰富的档案馆藏存在较大差距。“等客上门”的被动式服务思想脱离了时代需求，移动设备的应用促使群众主动获取信息成为可能和习惯，档案馆固步自封的被动式服务已然不能满足用户需求。如此远离优胜劣汰的市场竞争体制，档案馆存在被市场选择时会被边缘化的危机。

（2）资源建设落后

一是数字档案资源分配不合理，我国数字档案资源分布具有区域差距性扩大、城乡差距明显的特点，并伴有数字鸿沟、信息孤岛的问题。二是数字档案资源结构不合理，随着“存量数字化”“增量电子化”等战略规划的实施，数字档案在数量上有飞速发展，但建设质量仍跟不上时代要求，主要侧重点是对机关等常规档案的收集，忽视对小企业等民生档案的收集;新媒体等大量的数字档案堆积，没有相应的合理开发;部分档案部门存在馆藏贫瘠、内容单一的现象，难以满足公众的利用需求。

（3）标准体制不健全

我国数字档案资源往往会根据自身存在情况和特点确定数据类型和结构，从而采用相应的技术标准和平台进行存储、整合，导致异构现象严重。同时目前在文件格式、著录、索引标准等方面都缺乏统一的规范和实施标准，难以实现各数字资源之间的相互操作。

（4）人才队伍建设不充分

人才队伍对档案工作的质量有决定性影响，但目前人才队伍建设普遍存在配置数量少及结构单一的问题。人员匮乏的现状让不少档案工作人员常常一人身兼数职，受人力限制，档案资源建设工作常陷力不从心的境地;人员结构偏向传统业务工作，不能满足知识社会高层次、个性化的档案利用需求，并且受制于传统固定思维的限制，使档案工作创新后劲不足。

二、跨界合作模式对数字档案资源整合与服务的影响

档案工作跨界合作旨在突破传统的思维定式和眼界，扩展工作外延，从外界获得新思想、新资源并与内部资源实现融合，由此实现升级原有模式甚至创造出新模式的目的[10]。

1.跨界合作能缓解难以满足用户需求的问题

长期以来，档案工作一直受到档案管理体制、机制的影响，处于封闭或半封闭状态。受社会化发展的影响，档案工作虽然已逐渐开放，但是传统观念仍未被打破，在一定程度上影响档案价值的发挥。同时在数字转型时代，用户对档案数据的需求不尽相同，面对多元化、多主体、多种需求的用户，这一矛盾逐渐升级。为解决矛盾，需要更多公共文化機构联合起来，使数字档案资源相互协调管理，以提供更优质的文化产品和服务，这是社会赋予方案部门的责任所在。因此在社会转型的背景下，档案部门即使做不到先势而动，也需要顺势而行。

2.跨界合作能够弥补档案发展需求的缺陷

一是解决资源不足的问题，通过与各类文化机构的跨界合作对不同来源、性质和内容的资源进行识别、共享和融合，形成新的资源体系，实现资源效用最大化，例如古籍孤本散落各个文化机构中，合作是保障档案内容完整性的必要条件。二是弥补技术缺陷，跨行业的横向合作更具包容性，能够弥补档案人员专业单一、技术和资金短缺等方面的局限性，特别是在“互联网+”时代，档案工作融入先进信息技术，通过数据挖掘、可视化等手段全方位开发数字档案资源，提高档案服务品质。

3.跨界合作能促进数字档案资源服务创新

一是打破思维定式，拓展服务模式。与信息服务公司的跨界合作可以打破“看门守摊、闭门整档、等客上门”的模式，使社会机构和公民都能通过网络成为信息的生产者和传播者，为档案部门在网络环境下建设特色信息资源开辟空间，并通过社交媒体更新服务模式提供便捷渠道。二是打破范围限制，拓展业务工作。如与媒体行业合作，让档案更多地出现在微信、微博平台，拓展档案信息传播空间，提升影响力和知名度。列如利用新媒体技术发展的“故宫文化”，以档案为素材，以新媒体为媒介，将“死”的文化唱“活”，引起社会各界高度关注。三是深化服务层次，提高服务质量。如苏州丝绸档案成功入选《世界记忆名录》便是档案馆与政府非遗部门共同努力的成果，通过采取“馆政合作、馆人合作”等多种合作模式，增加国人对优秀丝绸文化的了解，并走进国际，提高中国文化的国际影响力。

三、协同创新理念下数字档案资源整合与服务新思路

协同服务机制是跨界合作的延伸。在跨界合作模式影响下，数字档案资源整合与服务的协同机制应该被看成档案跨学科协同创新，多角度实践协同创新的有机整体[11]。通过协同创新建立优势互补、互利共赢的档案工作机制，需要充分发挥档案工作合力，其中管理协调、组织协同和技术支持不可或缺。

1.加强顶层设计，强化主体认知

顶层设计是指从系统论出发，以全局的观念和方法，围绕做好资源整合与服务的目标，针对需求进行总体而全面的设计。对数字档案资源的整合与服务的顶层设计一直是薄弱环节，各部门之间呈现结构分散、沟通协作不足的问题。加强顶层设计可以多维度、多视角、多层次地做好数字档案资源的协同管理。

首先需要制定合理性战略计划，从国家角度，要符合国家数字资源整合与服务的整体规划;从档案行业角度，要从数字档案馆和合作部门的利益出发，制定合规、合理的具体实施方案。其次需要注重协调合作，多部门的合作，因机构性质、行政隶属存在差异，往往合作难度较大，若想深化合作层次，加大合作力度，必须寻求政府的帮助，通过选派档案部门的专业技术骨干及合作机构的优秀工作人员，设立跨机构综合管理委员会，探索多种管理模式。最后需要强化档案馆的主体认知，这关系档案资源整合与服务工作质量的好坏，强化主体认知即要求档案馆化被动为主动，坚持“用户至上”的原则，优化人才队伍、完善技能培训、引进先进管理经验，树立档案人的中心地位。

2.平衡利益机制，促进资源共建共享

数字档案资源的整合是一个庞大的整体，有不同的节点，如何协调各个节点的资源进行合理配置，实现最终的合作共赢，其中关键点在于如何协调各节点的利益关系，避免合作中的利益冲突。一是要制定合理的合作方案，针对不同的利益需求，档案部门要以合作对象的利益为基本出发点，如与图书馆、博物馆等文化机构的合作，档案部门要从社会效益出发，面向用户以提高文化机构综合地位和服务水平为目标制定合作方案;对与商业机构的合作，需从经济效益出发，以资源优势吸引企业，制定个性化的合作方案;对与个人的合作，档案部门可灵活制定个性化合作方案，如提供专业的存档环境和技术等，保障双方共同利益。二是建立合作反馈机制，合作中建立监督小组，形成监督和服务反馈机制，及时了解合作进度，改进合作方案;合作结束后保持联系，询问合作意向，更新合作协议，确保合作的长久性。

3.健全法律法规，形成全方位监管

协同创新机制下，数字档案资源的整合与服务应基于统一标准，统一规范和统一要求，因此需要有相关文件管理的办法和条例进行规范。一要建章立制，保证数字档案资源整合与服务的规范运行。落实到具体工作中，既要根据国家现有的数字档案/电子文件管理办法和条例，制定协同机制下数字档案资源整合与服务的职责体系、管理规范、考核方法等相关制度;又要形成完善的监督管理机制，充分发挥法律效力，努力解决各种矛盾纠纷，维护整合与服务的正常秩序。二要健全法律，创造有效的知识产权机制。数字档案资源的整合工作必须重视产权保护，协同机制下数字档案资源的整合与服务会涉及到多个主体，需要健全产权保护，保护檔案形成者的权益，同时也便于保护公众合法利用数字档案的权益。

4.融合现代技术，增强资源适应性

互联网技术的普及为数据档案资源的整合提供极大的便利性。一是可利用元数据整合技术将分散异构资源采用关联数据的形式，通过HTTP、URI协议等技术统一起来，形成资源数据库。二是可利用一站式信息服务系统，搭建技术服务平台，提供一站式检索服务，即采用通用的元数据标准，通过统一的数据转换接口，合理获取资源;利用语义技术，构建语义模型，用元数据统一著录，构建统一的技术服务平台;运用跨库检索、知识挖掘技术，完善资源建设;对资源分类去重，建立多维分析数据库，建立在异构资源共建环境中具有高安全性的分布式数据系统，实现联库检索。

5.培养综合性人才，丰富人才储备

协同创新机制对人才队伍的要求不仅是要精通单一主体知识，更要熟悉合作方的需求。为解决综合性人才缺失问题，一是联合培养，定期组织交流培训，加快跨机构人才队伍的建设。培训内容应该不仅包括专业知识的培训，还需要对综合知识、管理理念和服务模式等方面进行培训。二是专业培养，我国档案教育以专业知识教育为主，在培养人才的过程中应结合实际需要加强信息技术的培训，全方位培养人才。三是技术培训，对目前紧缺的知识进行强化培训，如加强数字资源管理专业能力和管理技术的培训，使档案工作人员能切实履行职责，尽其所能发挥应有作用。

四、结语

协同创新理念下数字档案资源的整合与服务是适应时代变革的必然选择，也是对档案工作整体进行提档升级。档案行业有自身的特殊性，协同合作不是纸上谈兵，更需立足实践，以用户为中心，借助社会力量，打破界别壁垒，以开拓的视角融合技术创新，协调管理制度，促进组织协同，充分发挥档案资源的深厚价值，为社会各界提供优质便捷的档案服务。

参考文献：

[1]黄霄羽，谈伟，高苏.适新 联众 固本——2014 年国内外档案年会主题评析[J].档案学研究， 2014（3）： 52-56.

[2]黄霄羽，郭煜晗，王丹.以人为本 和谐发展 创新驱动 知识为王——2016 年档案年会主题折射国内外档案工作的最新特点和趋势[J].档案学研究，2016（6）：60-65.

[3]黄霄羽，王璐，陈可彦，展晓鸣，吴志杰，杨洁.坚持应变姿态 建构多元思维——2017档案年会主题折射国外档案工作的最新特点和趋势[J].档案学研究，2017（3）：4-11.

[4]Report on archives in the enlarged European Union/Increased archival cooperation in Europe：Action Plan [EB/OL]. [2017-01-02]. http：//ec.europa.eu/archival policy/docs/arch/report archives_en.pdf.

[5]秦通，顧成洁.科技档案与文书档案跨界归档的探讨[J].山西档案，1998（4）：20-21.

[6]国家档案局.创新：档案与文化强国建设——2014 年全国档案工作者年会优秀论文集[C].国家档案局：中国档案学会，2014：1.

[7]2018年全国档案工作者年会10月在合肥召开[J].档案学研究，2018（5）：2+145.

[8]安小米，孙舒扬，白文琳，钟文睿.21世纪的是数字档案资源整合与服务：国外研究及借鉴[J].档案学通讯，2014（2）：47-50

[9]王协舟，王露露.“互联网+”时代档案工作改革的几点思考[J].档案学通讯，2016（5）：94-99.

[10]Worldcat 联机联合目录数据库.http：//www.docin.com/p-51292791.html. 2010-09-25

[11] 安小米，钟文睿，白文琳，孙舒扬.我国国家数字档案资源整合与服务研究现状及未来研究建议[J].档案学研究，2014（2）：4-8

作者单位：天津医科大学第二医院 武警指挥学院