电力企业文档信息化管理模式优化研究

文·，，，

新时代国家电网公司文档资源管理发展面临新要求。从外部形势看，近三年国家相继颁布系列文档资源管理政策法规，包括《中华人民共和国档案法》（2020年修正）[1]、《电子公文归档管理暂行办法》（2018年修正）[2]，《中华人民共和国数据安全法（草案）》（2020年）[3]，为文档资源管理营造了良好的社会氛围与治理环境。从内部环境看，国家电网公司提出了建设具有中国特色国际领先的能源互联网企业的新战略目标，其“互联网+”智慧能源发展的新业态为文档高标准、高质量、高效率管理利用提出更高要求。从技术发展看，随着“大云物移智链”等技术的快速发展，“智能+”成为赋能传统文档管理的新动能，为文档的安全管理和高效利用开启全新方式。在此背景下，国家电网公司将构建符合中国国情和适应企业现实需要与未来发展的文档信息化管理模式作为重要任务，致力于探索新时代文档资源管理的新方法、新路径，以期更好地服务于建设具有中国特色国际领先的能源互联网企业这一战略目标。

一、国网山东省电力公司文档资源管理现状

2020年7月20日至10月27日，国网山东省电力公司采用问卷调查、网络调查、实地走访等形式，围绕组织体系架构、文档制度建设、公文办理流程、资源利用效率、智能化应用五个维度，对省公司本部、市县公司、支撑单位的文档资源管理现状开展了调研，现状如下：

（一）组织体系架构

国网山东省电力公司采用了省市县一贯到底的文档业务管理模式，各层级均以文件形式明确了文档工作分管领导、各部门的职责分工，强化了权责体系划分，保障了文档工作归口管理。在组织架构方面，省公司设置了文档处和档案馆，分别负责公司文档业务归口管理和档案管理，其隶属的22个职能部门在综合处均设置了专兼职文书管理岗位；山东省18家地市公司、98家县公司、18个支撑和综合单位在办公室也分别设置了文书、档案管理岗，负责本单位文档资源管理工作。在人员配置方面，国网山东省电力公司公文从业人员专职岗位比例为30.6%，其余均为兼职岗。在晋升制度和绩效考评方面，各级文档资源管理岗位遵从“三集五大”要求进行设置，省公司岗级为15级，市公司为10级，县公司为9级。综合来看，全省10级以下公文管理人员占比为87.2%，整体岗级较低。

（二）文档制度建设

结合国家要求与公司文档工作实际，国家电网公司不断完善文档管理制度体系建设，现有公文与档案管理相关制度共8项，其中通用制度4项，非通用制度4项，整体形成了较为全面的制度体系（详见表1）。

表1 国家电网公司现行文档制度列表

（三）公文办理流程

国网山东省电力公司的公文办理流程分为收文办理、发文办理、签报办理、印章管理与档案管理。其中，收文办理类型分为办件和阅件，渠道包括电子公文和纸质散件两类，流程包括登记、分办、拟办、审核等。发文办理类型包括党委发文、党委函、公司发文等36个文件类型；发文流程以线上发文为主，包括起草、审核、会签、核稿等。签报办理类型包括呈批类与呈报类两类，渠道分为“公司签报”和“部门签报”。印章管理类型分为公司章、党组章，含实体印章和电子印章，管理流程主要包括线下的印章审批与线上用印系统审批。档案管理的范围包括来自线上与线下的文书档案、项目档案、科技档案、财务档案，其中，电子公文已基本实现全流程线上处理，纸质档案也在数字化进程之中。

（四）文档资源利用

为支持文档资源的利用，实现“以文辅政”，目前国网山东省电力公司已建成能够满足30年存储需求的线下库房和满足线上利用需求的档案系统平台，为各单位提供了线上检索与线下查询的多样化利用方式。据统计，国网山东省电力公司纸质文书档案年均使用频次达到9000余次，线上公文档案年均访问量达65万人次，年均线上文书归档文件74349件，年均线下文书归档24191件，实现收文的“应归尽归”已在预期之中。

（五）系统智能化应用

国网山东省电力公司的系统智能化应用分为协同办公系统与数字档案馆系统。协同办公系统的应用范围覆盖公司本部及所有二、三级单位，用户注册数量33764人，日均在线数约3800人，日均访问量达18000次。系统功能具备“收—发—签”等公文流转的基本功能模块，实现了公文自动化办理。数字档案馆系统与协同办公系统通过API接口完成系统对接，实现了文书档案、工程档案、实物档案等资源的规范化管理，提高了公文流转与档案管理的效率。目前，国网山东省电力公司注册用户5万余人，日访问量2000余次，电子档案条目约0.5亿条，电子文件存储量约3.5TB。

二、国网山东省电力公司文档资源管理现存问题

通过调研可知，国网山东省电力公司的文档资源管理工作基本形成了较为系统的工作流程与业务体系，但与新技术形势下国网文档资源价值挖掘与共享利用的要求仍有一定差距，在组织体系架构、文档制度建设、公文办理流程、文档资源利用与系统智能化应用五个方面还存在较大的提升空间。

（一）组织体系架构

组织体系架构是文档资源管理的保障要素。调研发现，国网山东省电力公司的组织体系架构存在如下问题：一方面，组织协同管理能力有待提升，省、市、县的文档部门以及机构内各部门的文档资源管理工作由于缺乏定期联系和交流的常态化管理机制，文档业务组织体系显得庞杂、松散，缺乏统筹管理。另一方面，文档资源管理人员配置不甚合理，国网山东省电力公司文档管理工作“兼职”人员占比较多，“一人兼多岗”现象普遍存在，工作人员疲于应对各类常规性的日常工作，对文档管理工作也就难以投入足够的关注和重视。同时，文档资源管理人员晋升难度大且岗级较低，间接导致了文档资源管理人员岗位调整频繁，缺乏学习信息技能的动力等。

（二）文档制度建设

目前，国家电网公司已经形成了较为清晰的文档管理制度体系，但是在制度层级、制度体系建设、制度内容更新等方面仍有待优化。首先，整体制度层级不够精细，未能根据业务工作实际需要和国家法律法规的变化进行调整。受实际工作内容、工作人员理解方式，以及突发事件等不确定因素的影响，文档工作中可能遇到在当前制度体系内没有明确指导解决方法的问题。其次，文档资源管理制度体系层级规划设置与内容不尽合理，亟需对文档管理制度体系进行补充与完善。如非通用制度层级中缺乏《档案管理安全管理应急预案》等具体规定，各单位补充制度也有待汇总与提炼。最后，文档资源管理制度内容有待更新和补充。近五年来，国家电网公司档案与公文制度修订数量大体持平，档案制度修订更新较及时，而公文制度修订则相对滞后，《国家电网公司签报管理办法》等2005年以前制定的公文制度沿用至今，亟待修订。

（三）公文办理流程

国网山东省电力公司省、市、县层面的公文办理流程基本一致，其存在的问题也具有共通性。在收文方面，收文办理时间较长、收文渠道过多、收文办结归档不规范等问题较为突出。在发文方面，发文“减负”落实不到位、行文规则不完善、发文流程较为复杂、紧急发文办理手段单一、合规审核环节缺失等问题较为突出，降低了办文效率。在签报方面，线上签报管理的规范化程度不足，省公司已完全实现签报的线上管理，而市县公司由于缺乏有效监管和考核约束，普遍采用线下管理方式，导致基层签报管理效率较低。在印章管理方面，大多数市县公司用印申请及审批仍然通过线下方式进行，审批签字环节较为繁琐，印章管理效率不高，甚至需多次往返签字才能用印，为基层业务办理增加了难度。最后，在档案管理方面，实践中出现的公文归档不及时、归档模式效率低、重复归档现象严重等问题，制约了公司档案资源的科学管理与高效利用。

（四）文档资源利用

在文档资源利用方面，国网山东省电力公司线上线下相结合的利用方式收效良好，但其利用观念、利用渠道、利用方式仍有待改进。在资源利用观念方面，文档工作人员未充分意识到文档资源价值，致使开发利用工作相对滞后，文档资源价释放受阻。在资源检索渠道和利用方式方面，当前的协同办公系统和数字档案馆系统仅有题名、关键词等检索字段，缺乏全文检索功能；历史档案数据与电子档案数据未实现集成与衔接，难以实现文档资源的深度挖掘以及可视化、智能化等深度利用。在资源共享渠道方面，协同办公系统与数字档案馆系统均无法实现跨层级、跨部门文档资源获取，文档资源共享范围有限。在文档资源处置方面，国家电网公司未明确办毕电子公文的流向与归属问题，使得电子公文同时存在于不同系统中，导致系统中“灰色数据”堆积，为文件检测、统计带来了困难。

（五）系统智能化应用

国网山东省电力公司通过建设协同办公系统与数字档案馆系统，实现了公文流转、归档的一体化线上管理，但系统的智能化程度尚显不足。在模块建设方面，目前电网公司协同办公系统主要侧重公文办理与文档一体化的衔接，缺乏公文数据的统计利用、数据展示等功能。在智能化功能设置方面，虽然数字档案馆系统具备在线归档、整理、编目、鉴定、销毁等基本功能[4]，但还未实现对公文内容的清单生成、统计、汇编，亦无法满足文档资源管理人员对各模块数据组合整理、构建文件资料库及个性化检索的需求。在技术应用方面，目前尚未引进人工智能等先进技术，未能实现线上公文核稿、线下会议纪要及领导讲话稿校验服务等功能。

三、文档管理模式优化与推进策略

为解决国家电网公司文档资源管理实践中的问题与困境，应当优化文档工作管理模式，以提升文档管理效率，释放文档资源价值红利，服务企业的可持续发展。因此，本文在国家信息化建设与数字中国建设的背景下，以建设“具有中国特色国际领先的能源互联网企业”战略目标为指引，结合大数据技术的应用，构建并完善了文档信息化管理模式（详见图1），包括完善制度建设、加快平台建设、强化资源建设、打造核心团队四个方面，力图实现文档管理体制完善化、管理流程智能化、利用共享便捷化、管理团队专业化。

图1 文档信息化管理模式

（一）推动制度完善，夯实基础保障

文档管理制度是企业文档管理共同遵守的行为规则[5]。首先，根据国家电网公司业务发展和文档管理的现实需求，可在遵循国家政策法规、档案行业标准的基础上建立从宏观到微观、层层递进的文档管理制度体系，即在通用指导制度、非通用自主制度、补充制度的基础上通过增加制度执行手册与典型案例解决方案推动制度的贯彻落地（详见图2）。首先，通用指导制度应坚持“宜粗不宜细、宜少不宜多”的原则进行制定，充分发挥国家电网公司对各单位制度执行与建设的宏观指导作用，主要涵盖公文管理、电子公文管理、签报管理以及档案管理四项主体内容。其次，非通用制度是通用制度的补充，如《国家电网有限公司机要文件管理办法》等；各单位还应根据通用制度与非通用制度，结合工作实际自行制定补充制度。最后，制度执行手册是对各项通用制度的细化指导，为制度落实提供了详尽、有力的参考；典型案例解决方案则聚焦于各单位和各职能部门在文档管理中存在共性问题和个性问题，强调针对性方案与精细化管理。

图2 国家电网公司文档管理制度体系

（二）加快平台建设，提供智能工具

可靠的文档管理平台是提高企业文档管理水平、有效贯彻落实企业战略目标的重要手段。因此，需要重新分析业务逻辑、关联信息和规则，以核心办文流程与档案核心管理流程为依据，设计、优化、完善国网文档信息化管理平台。首先，可以增加办文智能引导与智能关联模块。办文智能引导需实现各类公文智能模板下载与推送、公文智能拟稿；文件智能关联需具备文件自动关联、条链式检索、标签分类关联展示等功能[6]。其次，建议配置摘要自动生成与智能核稿模块。自动生成摘要需具备摘要提取功能；公文智能核稿需实现公文智能审核、全流程智能校验等功能。再次，可以添加收文辅助拟办与自动核对模块。收文辅助拟办需实现收文批示领导辅助拟办、收文办理部门辅助分办；公文自动核对需实现收文清单核对、归档清单核对等功能。然后，建立增加公文督办机制与个性推送模块。文件督办机制需实现领导批示意见跟踪、收文办理结果反馈等功能；个性推送模块主要基于对用户行为的分析，实现个性化的文档资源服务，并根据不同主体的工作需求，搭建智能服务场景应用。

（三）强化资源建设，促进利用共享

为解决国家电网公司文档管理跨层级互通机制不畅、文档资源利用水平较低的困境，需强化文档资源建设，建立起以文档管理人员及文档资源利用人员为核心，以文档资源清单为指引，以文档资源组织、汇聚为方法，以文档资源利用服务为重要成果的文档资源共享利用机制[7]（见图3）。

图3 国家电网公司文档资源共享利用机制

文档资源共享利用机制建设的具体步骤如下：第一步，构建参与主体网络，打破信息壁垒。具体应从纵横两个方向展开参与主体网络构建，纵向层级主体主要包括国家电网公司、省公司、市公司等，横向层级主体主要包括各级电网公司职能部门如办公室、研究室、发展规划部等，同时建立起各主体间的协同机制、沟通机制与共享机制。第二步，建立文档资源清单，明确多方需求。需对文档资源进行处理并根据内容和形式添加标签，实现文档资源分类，同时根据业务工作需要，制定文档资源需求清单、责任清单和负面清单。第三步，组织、汇聚文档资源，奠定利用基础。通过人员、部门、事由、地点等要素的抽取与组织，为文档资源利用提供多维检索渠道与多元分析视角。最后一步，释放资源红利，实现智慧应用。挖掘文档资源的深层利用，形成多元统计报告、年鉴、大事记等多样化的利用成果；同时，将文档资源与法律法规、标准规范、典型案例等精准关联，支撑文档管理工作向智能化发展。

（四）打造核心团队，助力企业发展

核心团队是文档管理的重要助力，应打造一支懂文档、懂管理、懂业务的复合型文档管理人才队伍。首先，需培养专业技能，明确晋升路径。具体而言，应加强对文档管理人员信息化管理能力培养，通过优化文档管理人员的晋升机制，将文档管理工作纳入领导人员职责体系，提升文档管理人员参与文档管理工作的积极性。其次，应完善考核机制，开展绩效评价。具体可以采用绩效评价与专业检测相结合的考核方式、工作内容与创新举措相结合的考核内容、工作总结与参与考核人员反馈相结合的考核机制，推动建立科学的文档管理人员能力评测体系。最后，要建立合作机制，形成企业智库。如通过建立国家电网公司文档管理部门与信息技术部门的稳定合作机制，为国家电网公司内部智库的建设提供人才支撑。

四、结语

信息化建设的推进为国家电网公司等大型企业的文档管理工作带来了机遇与挑战。本文以国网山东省电力公司的文档管理工作为切入点，深入调查其在组织体系架构、文档制度建设、公文办理流程、资源利用效率与智能化应用方面的现状与问题，进一步优化了大型企业文档信息化管理模式。该模式通过完善制度建设、加快平台建设、强化资源建设与打造核心团队促进文档管理工作向规范化、智慧化、科学化与共享化发展，倡导打通国家电网各级公司与各职能部门之间的文档资源层级壁垒，深入挖掘文书内容与元数据字段中有价值的信息，充分释放文档资源的价值红利，全面借助大数据、云计算等智能技术将企业文档管理部门打造为以文辅政的重要智库，以推进文档管理工作在大数据时代的全面转型升级，推动电力企业的长远发展与战略目标实现。