社会化用工趋势下的医院人事档案管理研究

葛凌燕 马新星

【摘要】随着社会化用工的普及，医院的编外人员不断增多，成为医院建设和发展的重要力量。编外人员的人事档案反映其原始记录和历史情况，对其自身的考评晋升和医院的人事管理有着重要的意义。本文从医院编外人员人事档案的重要性着手，探讨编外人员人事档案管理的发展趋势，并提出相应对策，以供参考。

【关键词】医院;社会化用工;人事档案;编外人员

近年来，公立医院的编制呈紧缩态势，规模却不断扩大，这就导致医院内部采用市场招聘的方式向社会招聘员工，即为社会化用工。随着社会化用工的普及，编外人员的比例逐年增加，这对医院的管理形式提出更高的要求，给人事档案管理工作带来新的挑战。面对社会化用工趋势下，人事档案管理产生的一系列问题，医院应提升管理质量，提高服务能力，切实保障编外人员的利益，使编外人员的人事档案管理更科学化、规范化。同时，运用信息化手段深化人事档案制度改革，利用大数据分析、信息共享等应用方法，让编外人员人事档案管理迎来新的机遇。

一、社会化用工趋势下医院人事档案管理的重要性

为解决医务人员的相对紧缺问题，医院需要持续补充编外人员。编外人员在临床一线、后勤保障等方面发挥重要作用，逐渐成为医院不可或缺的一部分。如何让编外人员对医院产生归属感，调动其工作积极性，是医院需要考虑的重要课题。其中，编外人员人事档案管理是基础又至关重要的一环。因此，医院要加强对编外人员人事档案的管理，既要保证档案材料真实、全面、有效，做到原始数据的充分收集与准确核对，又要善于使用，发挥人事档案的作用，为医院编外人才队伍的建设和发展提供参考依据。

二、社会化用工趋势下的医院人事档案管理问题

（一）对人事档案管理的不重视。1.大多数医院认为，人事档案只是依附于人事管理的存在，与医疗事业联系不够紧密，所以对人事档案有所忽视。在安排工作时，管理人员往往将人事档案工作的优先级靠后，这就导致人事档案的工作容易造成堆积，产生档案材料收集不及时、信息不完整等情况，个别医院甚至没有专门的档案室存放人事档案。2.社会化用工趋势下，医院人员呈几何式增长，编外人员剧增。医院领导对编外人员重视程度不足，管理人员工作量增大，对其人事档案工作不够严谨，查阅人事档案流程随意。另外，大部分编外人员没有认识到人事档案的重要性，在学习、进修、晋升过程中等形成的档案材料未及时归档，甚至存在人事档案留在本人手中的情况。

（二）人事档案调动频繁，管理难度增加。1.当前，医院招聘模式趋于市场化，编外人员流动性增大。人事档案频繁地入库和调出，不仅增加了档案管理的工作量，更无形中增大了档案出错的概率。随着医院人员的扩编和流动率增加，人事档案中原先规定的填写手续也随之简化。例如：按照人事档案的要求，员工入职后应填写干部履历表，但有些医院用员工登记表代替。2.医院大量招聘编外人员，政审难以严格执行，查阅人事档案就成了关键一环。但编外人员人数较多，审核、鉴定人事档案难度增大，存在人事档案入库周期长、转递档案不积极等现象，直接导致其人事档案出现材料不齐全、断档现象严重等问题，无法为政审提供强有力的佐证。

（三）人档分离严重，利用方式单一。1.编外人员数量多且流动性大，管理制度又不健全，医院更倾向于将其人事档案放置在人才服务机构管理。这同时带来两个问题：一方面，医院会产生新的人事档案材料，不能及时有效地完成材料交接、补充和变更工作，致使材料分属两地甚至多地，不利于人事档案的保存、更新和完善;另一方面，医院要查阅和使用编外人员的人事档案，需经过人才服务机构审批同意，这不但给工作带来不便，更降低了人事档案的利用效率。2.人事档案大多数仍采用纸质状态存档，多采用现场翻阅材料的方式获取信息，耗费人力物力，利用方式单一。编外人员又存在“人档分离”现象，导致档案不完善、不齐全，一定程度上削弱了利用价值。由于人事档案未形成数字化检索模式，未形成资源共享，难以进行大数据分析，不易为人事决策提供信息支撑。

（四）管理模式落后，信息化程度不高。目前，医院多沿用以往的人事档案管理方法，采用纸质化办公，手工处理人事档案。随着编外人员的增加，人事档案数据日益庞杂，传统的档案管理模式难以满足医院的发展需求，这就需要运用信息化、科学化的管理手段。但由于资金、资源等问题，大多数医院信息化水平并不高，普遍缺乏專门的信息管理系统。即便有些医院引进了人事档案管理系统，也停留在基本的存储、查询方面，没有进一步挖掘和利用信息化潜力。

三、社会化用工趋势下医院人事档案管理的对策

（一）提高对人事档案的重视程度。一是医院领导重视。给予相关的政策支持、资源辅助，为档案室配置所需的硬件软件设备。支持档案工作，引入先进的档案管理理念，为档案管理员创造学习条件和培训机会。二是人事档案管理员重视。提高管理员自身素质，增强工作责任心，积极学习档案相关知识，加强与兄弟单位的档案情况交流，不断研究和总结新方法、新理念。三是编外人员重视。大部分档案材料的形成离不开员工自身。但编外人员忙于医务工作，对人事档案材料的形成敷衍，致使材料失真或缺失。因此，编外人员应提高认识，配合人事档案管理工作，对档案材料进行审核，保证材料的完整与真实，将材料及时交予管理员归档。

（二）完善医院人事档案管理制度。编外人员的人事档案管理缺乏完善的制度，易导致借阅、转递等流程混乱，不易追根溯源，甚至会出现人事档案丢失的风险。因此，必须让编外人员人事档案管理有章可循，使人事档案工作规范化，对档案的进出、借转都有具体的记录。加强与人才服务机构的联系和合作，引入人事档案动态管理机制，及时将新的档案材料进行归档，避免产生人档分离、档案不全以及材料失真等现象。医院要建立一套完整详尽和适合编外人员实际的人事档案管理制度，让编外人员的人事档案得到高效有序的管理和利用。

（三）强化人事档案监督，保证人事档案的权威性。2018年印发的《干部人事档案工作条例》强调了档案审核内容，坚持人事档案“凡提必审”“凡进必审”“凡转必审”，进一步对人事档案的监督审核提出要求。编外人员人事档案因其流动性和特殊性，更易造成档案材料不全和信息错误等问题。医院应更加注重编外人员人事档案的审核工作，深入挖掘其人事档案，重点核查其“三龄两历一身份”等信息，监督其档案的真实性。对人事档案中存在的错误进行纠正，并查漏补缺，及时补充缺失的材料。只有加强监管，细化审核程序，才能有效防止人事档案失真和遗失的情况，才能有力维护人事档案的权威性与公信力，构建“不敢造假、不能造假、不想造假”的长效工作机制。

（四）建立人事档案信息系统，提高信息化水平。传统的人事档案多采用纸质化管理，不利于保存，在查询及使用的过程中耗费大量的人力物力。尤其是编外人员人事档案，数量大材料杂，更易造成资源浪费。因此，医院建立并推进人事档案信息化，是大势所趋。医院应结合实际情况，构建适合本院的人事档案信息库，形成准确、全面的电子档案。及时更新档案库信息，对在职、离职、退休等情况及时维护，并定期更新考核等记录，对人事档案进行动态化管理，并将更新后的信息形成电子报表上传以供传阅。将人事档案信息库与医院人力资源系统、办公系统联动，实行信息共享利用，进行云计算和大数据分析，为医院决策提供数据支持。在进行人事档案信息化建设的同时，要注意设置系统权限，对电子档案库进行安全保护。

四、结语

根据医院社会化用工不断发展的需要，编外人员人事档案管理必须建立健全规范的管理制度，引入先进、成熟的管理理念，利用科学化、信息化的管理手段进行妥善管理。如此，才能让编外人员人事档案最大程度地发挥应有的价值，从而为医院的发展提供更有效的支持作用。

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