《企业档案工作规范》解读

2020-03-30

档案天地 2020年3期

第七章企业档案工作业务建设

九、企业档案利用工作要求

7.9.1 档案部门应加强档案检索系统建设，开发档案信息资源，及时、有效地提供档案利用服务。

档案检索系统是开发利用档案信息资源的重要内容和必要条件。做到及时、有效地提供档案利用服务，必须强化档案检索系统建设，这是提供利用服务的基础和必要条件。档案检索系统是将已整理好的档案经过著录和标引，按规定顺序排列而成的数据库。是从不同角度、运用不同手段揭示档案信息，为满足利用者需求而建立起来的全部检索工具体系。按加工和处理信息的手段，可分为手工检索系统和计算机检索系统两大类。手工检索系统是以卡片或书本形式的目录、索引为基础的人工查找系统，常见的有档案馆指南、全宗介绍、分类目录、卷内目录、归档文件目录等;计算机检索系统是使用电子计算机、档案操作系统等对档案信息中具有检索意义的特征进行标识、储存，达到及时查找档案信息的检索方法。计算机检索系统根据检索功能又分为条目检索和全文检索两个阶段。

开发档案信息资源是指企业档案部门紧密围绕本企业中心工作、重点工作，结合科技、生产活动及其管理的客观需要，根据档案库藏的实际情况，在信息分析研究的基础上，将相对分散的、数量众多的档案信息进行科学的加工，组织成为相对系統的、形式多样的档案信息编研成果，为企业相关工作主动提供信息服务，或将有关专题的档案信息集中打包，通过网络推送服务，主动为相关领导和技术业务人员提供档案信息服务的工作。主动开发档案信息资源服务企业需要，是档案工作具有较高专业水准的体现，能够最大限度地发挥档案的利用价值，企业档案部门应该通过选题、选材、加工、编研等一系列的业务活动，拓宽档案信息服务的途径。

提供档案利用服务是档案工作的根本目的。档案利用服务主要有以下几种方式：

1）档案查阅服务;

2）档案出借服务;

3）档案展览与陈列服务;

4）档案复制服务;

5）档案证明服务

6）档案咨询服务

7）网络推送服务等。

7.9.2 企业应根据保密规定和知识产权管理要求，设定利用者权限。超越权限的利用需有关领导审批。

利用档案时，应严格按照本企业档案利用制度和保密制度的有关规定，按照部门和岗位（职位）的不同分别设定利用权限，超越利用权限的，要按照规定的程序履行审批手续。

7.9.3 利用档案应按规定进行登记。利用数果突出的宜进行登记。

借阅档案登记表是一种全面、系统记录档案提供利用情况的综合性登记形式，它既是档案机构记录、掌握提供利用情况的一种登记形式，又是档案机构向利用者具体提供档案时履行交接手续的一种交接凭据，同时还可以通过对借阅登记的分析研究，进一步判断文件的保存价值，为档案价值的进一步鉴定提供信息。登记内容包括：序号、日期、档号、题名、借阅部门、借阅人签字、归还日期、备注。

序号：按照时间顺序给定的自然流水号;

日期：填写借阅档案的时间;

档号：填写所借阅档案的档号;

题名：填写借阅档案的案卷题名或文件题名;

借阅部门：借阅人所在的部门;

借阅人签字：借阅档案人员的亲笔签名;

归还日期：填写归还档案的时间;

备注：需要说明的情况或问题。

档案利用效果登记簿：是档案机构对每一次利用的成效结果所进行的跟踪调查，由利用者负责填写。内容包括：利用日期、利用部门、利用者、档号、主要内容、用途、利用效果等。

利用日期：填写利用档案的时间;

利用部门：填写利用者所在的部门名称;

利用者：填写利用档案人员的姓名;