智慧档案馆建设中所需软环境研究

2020-03-30赵鑫强

档案天地 2020年3期

赵鑫强

一、智慧档案馆建设的特征和“软环境”的概念

从实体档案馆，到数字档案馆，再到智慧档案馆，档案馆的根本目的都是为了更好地为国家、社会、公民等各方面的利用者提供丰富的档案信息和服务。虽然各种类型的档案馆的建设目的是一样的，但是由于其采用不同的技术，其所呈现的特点却是不尽相同。智慧档案馆是采用物联网、云计算和大数据等新兴技术，以实现档案信息地智能化感知和服务的新型档案馆模式。[1]并且在档案馆的建设过程中，由外部力量等所组成的软环境也有着重要的作用。

1.智慧档案馆建设的特征

现今对于智慧档案馆的理论研究中，有人认为智慧档案馆是档案馆未来的发展模式和发展方向，它是档案馆的更高级形式，是在“智慧城市”建设项目中的一个子项目。[2]如今对智慧档案馆的认识依然模棱两可，并没有涉及其实质。但是学界对它的基本的认识已经达成了一定共识，其建设过程中所包含的内外部特征也因档案馆形式的变化而呈现出新的特点。

（1）应用多种智能化技术

在构建智慧档案馆系统时，大多数学者认为应按硬件层、数据层、应用层和服务层四个层次进行建设。[3]在智慧档案馆的各个层次中，信息的收集、整理、鉴定、保管、统计等诸环节均需要各种信息技术与智能化技术予以支撑，比如可以建立人、过程、数据和事物之间的联系并智能识别的物联网技术。[4]并且在此过程中信息的载体及保管格式等也需要借助专门的技术和设备才能进行处理。

（2）标准化水平高

在实体档案馆向数字档案馆过渡的过程中，由于数字化和信息化技术的应用，再加上电子文件管理系统的普及，对档案信息尤其是以数字形态保存的档案信息的标准化要求提高，使得在数字档案馆和实体档案馆中信息的标准化水平逐渐提升。实体档案馆和数字档案馆所存储的档案是同样也会是智慧档案馆的建设基础，所以新兴技术在智慧档案馆中的广泛应用并不会降低其对档案信息标准化的要求，反而更加强调和重视。

（3）追求个性化、精准化的服务

从信息传播的角度看，档案馆信息服务的方式由被动多向的服务转变为主动单向[5]，而智慧档案馆所提供的信息服务将能够满足人们对信息精准化的需求，并且通过数据驱动和数据分析技术，预测并积极主动地提供用户所需的信息。智慧档案馆可通过微信、微博、微视频以及客户端等媒体，接收其用户所提出的检索需求以及反馈，进而按照有关要求提供有关信息，并且还可以通过对用户的浏览记录和留言反馈进行大量数据挖掘和分析，充分了解用户所感兴趣或者所需的档案信息，进而更有针对性地提供档案信息服务。[6]

2.智慧档案馆中“软环境”的概念

智慧档案馆的建设中，物联网、云计算以及移动互联网技术等新兴技术在这个过程中发挥着十分重要的作用，并且成為智慧档案馆的技术支柱。虽然现今学界对于智慧档案馆的研究已经从技术应用的可能性向整体规划发展，而且我们有着丰富的实践经验。但是，这些内容大多数仅针对于智慧档案馆的内部建设，即运用怎样的物资和技术来建设什么样的档案馆，以期达到怎样的目标，但是对于智慧档案馆的建设来说，做好资金、政策法规、人才培养等方面的准备工作也同样重要[7]。

所谓“软环境”，是指一切物质技术条件以外的其他外部因素和条件[8]，即在智慧档案馆建设的过程中，物质条件以外的诸如政策、文化、制度、法律、思想观念等外部因素和条件的总和[9]。具体来说，就是在智慧档案馆的环境中除了在建设过程中所涉及的支撑技术和必要的物质条件外，还需要的资金、人才、政策以及宣传等外部条件。这些条件虽然无足轻重，看似有可有无，不是智慧档案馆的支撑条件，但实际上会起到十分重要的作用。

二、智慧档案馆建设中软环境的重要性

如果说，以物质和技术条件为代表的“硬环境”是建设智慧档案馆的必要条件，那么“软环境”则是充分条件，只有意识到这点智慧档案馆的建设才不会出现“有人建设，无人利用”的现象。也就是，智慧档案馆的建设不仅仅限于档案馆内部的建设，对于档案馆外部所处的环境的建设同样重要。因为，智慧档案馆最终的建设是为了向社会提供更多更有针对性地档案信息，为了向人们提供更好的服务，因此智慧档案馆系统必须投入社会进行使用，那必然会带来社会接受程度的问题，而解决这一问题则需要软环境的建设。

1.提供必要的建设环境

智慧档案馆的建设需求并不是由于新技术的出现，移动互联网等新技术的应用而产生的。技术只是智慧档案馆建设的手段，它的出现并不会激发智慧档案馆的出现和构建，只是为智慧档案馆的出现提供了可能性。而智慧档案最终能够出现，离不开公众和社会对其的需要。也就是说档案馆外的建设环境，如公众需要、资金设备、政策法规等，促成了智慧档案和智慧档案馆的出现，并且在智慧档案馆的建设过程中，建设环境也在不断地为智慧档案馆提供支持。

2.提供必要的利用环境

为了更好地向国家、社会以及用户提供优质的服务，智慧档案馆要通过技术的应用、合理地规划构建并完善，使得档案信息资源可以在智慧档案馆系统中更加集成化，使得内容更加多样化[10]，以便提供更加智能化的服务。但是如果只顾着建设智慧档案馆系统，而没有人登录系统去利用，那么它的建设是没有意义的。而软环境在给智慧档案馆提供建设环境的同时，也为智慧档案馆的利用提供了大环境，使得人们更好地享受建设成果。

三、智慧档案馆建设所需的软环境分析

国家软实力的建设已经逐步的提上日程，各行各业的软环境建设也在不断推进。如前文所述，智慧档案馆的软环境的重要性不言而喻。我们看到，在建设之初，智慧档案馆的建设主要是由软环境所推动的，而在建设后期，对于软环境的建设则是促进用户利用的需要，所以需要在智慧档案馆的建设过程中逐步重视建设所需的软环境。并且我们发现智慧档案馆的软环境不仅仅是一个构成因素，而是多种因素共同作用的结果，因此智慧档案馆软环境的建设同样是一个系统工程[11]。经过一定地分析，笔者认为智慧档案馆的软环境因素主要包括以下几个方面。

1.社会环境因素

社会环境对智慧档案馆的建设，主要体现在人们的观念意识和社会环境的稳定性上。社会大环境的稳定性对智慧档案馆的建设有着十分重要的作用，因为只有稳定的社会环境才可能产生智慧档案馆的利用需求，才会进一步的采取后续的建设措施。

此外，人们的观念和意识也会对智慧档案馆的建设产生影响，也就是说在智慧档案馆的建设中，“人”的作用是不可以忽视的，技术和知识主要是通过人脑参与到其中，并且我们不得不承认人的主观意识同样发挥着十分重要的作用。社会档案意识的高低，不仅仅会对实体档案利用及实体档案馆的工作产生影响，还会左右智慧档案馆的建设和发展。

2.经济环境因素

智慧档案馆是实体档案馆、数字档案馆之后的出现的新的档案管理和服务模式，这种模式需要的技术以及相关的设备与前两种档案馆模式存在不同，所以需要通过大量的资金来引进相关的技术和设备。因此，在这个过程中，经济环境尤其是经济发展水平显得尤为重要。

當然资金的使用不是没有节制的，不是为了建设智慧档案馆而单纯地将大量的资金投入，由于现在各个国家和每个国家各个地区的经济发展水平有所不同，并且对于档案工作和智慧档案馆的建设的重视程度有所不同，所以智慧档案馆的建设人员应当在有限的资金内实现最大功能。

3.政策法制环境因素

智慧档案馆的建设现在已经由小范围的尝试在向大范围的推广，而在这个过程中除了需要人才、技术以及资金对其进行支持外，国家需要规范智慧档案馆的建设，除了使得智慧档案馆可以更加标准化以外，还可以为智慧档案馆的构建提供必要的政策条件，也就是需要从国家层面，通过政策、法规以及制度地制定，明确智慧档案馆的建设目标，规范智慧档案馆的建设和发展。

各地方的档案馆也要根据自身实际情况，将地方具体的实际情况并结合国家的有关政策，制定出适合该地方档案馆发展自己智慧档案馆系统的规划。并且通过这样的方式，促进地方智慧档案馆的建设，以实现最大的利用效果。

4.文化环境因素

智慧档案馆建设过程中，相关人才的需求将大幅度提高，因此教育也会对智慧档案馆的建设产生影响。在建设的过程中，我们也要加强数字化技术、信息技术以及新型技术人才的引进和培养。[12]并且，决策者应当在原先档案馆人才引进与培养计划的基础上，根据新情况重新制定新的人才计划，以便更好地服务于智慧档案馆的建设。[13]这样才会促进智慧档案馆构建的进一步完善和发展。

目前，社会上依然有很多人对于档案及其价值的认识还不够，并且有些人由于对智慧档案馆的相关技术及其应用还不是很熟悉，因此智慧档案馆的宣传与推广还存在问题。智慧档案馆应当加强各种宣传平台的应用，更好的宣传智慧档案馆的作用及其利用方式方法，使得人们可以更加熟悉智慧档案馆并且开始利用智慧档案馆的建设成果。

参考文献：

[1]容依媚，肖秋会.我国智慧档案馆研究综述[J].北京档案，2019（08）：15-18.

[2]薛四新，卫化昱，杨艳.智慧档案馆研究思考[J].北京档案，2014（05）：28-30.

[3]M. Sun. The Research on the Development of Smart Library[J]. Mechanics and Materials， 2014（571-572 ）：1184-1188.

[4]杨剑云，刘俊恒.智慧城市背景下的智慧档案馆运行模式探析[J].办公室业务，2018（05）：74.

[5]吴建华.科技档案管理学[M].南京：南京大学出版社，2002：227-228.

[6]牛力，裴佳勇.面向服务的我国智慧档案馆建设探析[J].档案学研究，2018（02）：89-96.

[7]贺龙龙.新时期智慧档案馆建设的几点思考[J].智库时代，2019（38）：5-6.

[8]熊剑峰.优化营商“软环境” 培育发展新动力[N]. 湖南日报，2019-08-15（008）.

[9] 李行健 . 现代汉语规范词典（第 3 版）[M]. 北京：外语教学与研究出版社，2014：1123.

[10]郑映妹.大数据环境下档案馆信息服务模式研究[J].城建档案，2018（12）：19-22.