纸质档案与电子档案在保护技术上的差异性分析

张珊珊

一、引言

从古至今，我国乃至世界对于档案的存储所使用的主要介质（载体）就是纸张。世界上最早的纸出现在中国的西汉时期，东汉时蔡伦发明了造纸术，不仅提高了纸张的质量，在纸的制造效率方面也有了质的提升。这对于档案的记录与保存是一个历史性的飞跃。纸张有轻薄、价格低等优势，纸张的出现有力地推动了人类文明的进步与发展。但相比于电子档案，传统纸质档案却也存在着非常明显的缺陷：第一，纸质档案所传播的范围较为狭窄，不能实现大范围的信息传输传播。第二，纸质档案受到空间性与地域性的影响较大，且纸质档案容易受到环境的影响而出现损坏。[1]在保存方面比较容易受环境、制作材料、化学反应等各方面因素的影响。在对纸质档案保管的过程中，对于技术的要求较高。而电子档案与纸质档案相比，出现的时间较晚，二十世纪中后期才出现，与此同时纸质档案已经有上千年的历史。电子档案的保管要依附于电子计算机，因为它所使用的载体主要是可被读取的光盘或磁盘、数据库等，且对于电子技术的要求也较高。电子档案主要有存储容量大、占用空间小、可分享性较高等优势，但它的载体和内容的可分离性使得其安全性不能保证，且存储载体的可读性也有一定的局限。二者都存在不同程度上的的优缺点，在进行档案保护的过程中，不论是纸质档案还是电子档案，都需要依据不同情况以及不同要求进行保护方式的选择。同时也要合理地保存电子档案及纸质档案，以方便今后的使用。二者性质与特点上的差异性决定了其保护技术的差异性。

二、纸质档案与电子档案保护技术的差异性分析

1.存储载体保护的差异性

档案要被保存，最为重要的是其载体上的信息内容，但档案载体也是关键。纸质档案的存储载体是纸张。纸张的演变经历了一个漫长的过程，世界上最早的纸出现在我国的西汉时期，而纸张作为一种书写材料大约在晋代。纸张作为档案载体，有纸草之便，不易破裂;有竹木之廉，体积不大;有缣帛羊皮之软，无其贵;有金石之坚，而不笨重。电子档案的载体主要是光盘或者磁盘、数据库等，光盘及磁盘的主要构成材料为聚碳酸脂盘基，这种材料本身就具有带静电的性质，由于其会产生静电，就会使得光盘及磁盘外部及内部吸附大量的黏土、灰尘，从而导致光盘或磁盘出现发霉或磨损，进而破坏了磁盘及光盘内部存储的信息，使其失去其应有的价值。[2]而数据库作为存储电子档案的载体之一，可以储存各种类型的电子档案，如声像、图片、文本等。对于档案载体的保护主要是其寿命，只有延长载体的寿命，档案才能继续发挥其应有的价值。

2.存储环境保护的差异性

在存储环境方面，纸质档案的保护要求比电子档案更高。纸质档案主要保存在档案库房中，环境影响因素多。首先是温湿度：档案库房保存纸质档案的温湿度标准是：适宜温度为14℃-24℃，适宜相对湿度为40%-60%。对于纸张来说，在温度较高、湿度较高的环境下，纸张会发生氧化水解反应，从而加速一些不利于纸张耐久性的化学成分产生，进而导致纸张的字迹出现扩散、模糊、洇化等现象。对于电子档案来说，其受到温度及湿度影响的方式是不同的。在温度较高或温度较低的环境下，磁盘及光盘中的聚碳酸脂盘基容易发生膨胀或者是收缩，从而导致磁盘及光盘中使用的多碳材料、塑料及铝发生弯曲，进而导致激光束不能准确地读写磁盘中的数据。其次是颗粒污染物：颗粒污染物对电子档案载体（磁盘、光盘）的损坏形式包括：生物损坏、化学损坏与物理损坏。生物损坏是指由于颗粒污染物中的各种因素如灰尘等会传播霉菌孢子，同时灰尘也是霉菌的繁殖地与培养基地，因此，霉菌分泌的有机酸等会严重损坏磁盘、光盘，导致存储的数据消失。化学损坏是指颗粒污染物中所包含的化学成分会不同程度地腐蚀、降解磁盘与光盘，从而导致存储信息丢失。物理损坏是指由于划伤磁盘、光盘的表面而导致的信息损毁。[3]颗粒污染物对于纸质檔案也有一定程度的影响，可能会导致纸张生霉，腐烂，使得纸张上的档案内容被破坏。最后是磁场与机械震动：对于电子档案来说，外来磁场和机械震动对其的影响是相当大的。外来磁场主要作用于电子档案的磁性载体，导致磁性涂层发生消磁或者磁化，进而降低了信号强度与信噪比，使得其所记录的信息被破坏。除此之外，强烈的机械震动会严重影响磁性载体中磁分子的排列顺序，导致记录的数据发生混乱。且在机械震动的过程中，磁盘之间也会产生不同的摩擦，对于磁盘的损坏也较大。

3.信息保护上的差异

纸质档案主要保管在各个档案馆内，或者是其他专门的保管机构。社会人员如果需要查询档案的话需要到相应的机构去查找，然后档案工作人员通过各种程序才能查找到自己所需的档案。且纸质档案上的信息内容都是被写在纸张上的，如果被修改或多或少都会留下一定的痕迹。而电子档案在信息保护上难度就大得多。对电子档案（这里指数据库中保存的档案）而言，信息与载体是可分离的，电子档案中信息与载体的可分离性，使文件信息随时面临着被修改、盗窃、甚至被销毁的危险。此外，电子档案信息保护方面还面临一个不可忽视影响因素——电脑病毒。电脑病毒是一种程序，它通过修改其他程序，并把自身的拷贝嵌入而实现对其他程序的传染。因此，如何保护信息不受损害是电子档案保护的重要课题。[4]且电子档案的不安全性也使得其载体上的信息会被盗窃或恶意篡改，因为电子档案的修改是无痕迹的，它不像纸质档案信息和载体不可分离。数字时代给人们带来许多便利的同时也带来了许多安全性问题。由于网络上的信息传播速度快，范围广，且没有相应的法律保障，电子档案所存储信息的不安全性也越来越高。

4.技术保护上的差异

这里的技术保护是指对于纸质档案和电子档案保护中与所需技术设备相关的概念。由于纸质档案中的载体、信息、内容都集中在同一材料（纸张）中，数字时代的技术革新对其基本没有影响。但电子档案却不同，它所存储的内容信息主要靠计算机等电子设备进行读取，这对于技术的依赖性很高。且随着技术的革新、系统与程序在不断更新升级，对于同一种光盘或磁盘可能只有一种光驱可以被读取，在系统更新之后，新系统就不能适应之前的读取程序，进而破坏了原先所存储的档案。在这一方面二者的差异也比较明显。且随着数字化时代与互联网技术的发展，电子档案将会是未来档案保管和利用的趋势，对于电子档案存储技术的更新所带来的版本不兼容问题是当前需要研究解决的问题。

三、提高纸质档案和电子档案保护技术的途径

1.加强档案存储载体的耐久性

纸质档案的载体主要是纸张，纸张的耐久性主要取决于纤维素、半纤维素和木质素所含比例的多少。纸张所含纤维素成分越多，半纤维素适量，木质素越少，造出来的纸张质量越好，耐久性也越强。在纸张种类中，手工纸是耐久性最强的。因为手工纸的制作过程条件缓和，会进行弱碱处理，且生产过程以竹木为主，不含金属离子，生产所用的水质好等条件使得手工纸的质量远高于机械纸。在档案用纸的选择上优先使用手工制，也可以有选择的使用机械纸。而电子档案的载体主要是光盘与磁盘及数据库，影响光盘耐久性的因素主要有光盘材料的性能，工艺制造过程以及环境因素。加强光盘材料的耐久性要选择材料纯度高、杂质少、光的透过性能好、厚度均匀、吸湿性小的盘基材料。此外在生产工艺上要求也较高，环境上温湿度的大小、光的照射、颗粒污染物与水等因素都会影响光盘寿命的长短即耐久性的强弱。 所以在对纸质档案和电子档案进行载体保护的过程中，要注意保护侧重点的不同。纸质档案主要是加强纸张的耐久性，延长其纸张寿命;电子档案主要是注意对其载体的保护，如有效的防止灰尘、粘土等吸附到载体上，数据库中存储档案的安全性问题。在对光盘、磁盘进行摆放时，要竖立摆放于固定地点，这样可以减小光盘之间的压强与接触面，可以延长其载体寿命。在保护的过程中，要秉持着适度、高效、还原的原则。

2.优化存储环境保护的条件

纸质档案需要的存储环境保护条件是多方面的，有温湿度的高低、有害微生物的预防、光的强弱等等，档案馆及相关机构要调节好保管纸质档案的条件。同样，对于电子档案的保管要求更加严格。空气中的颗粒污染物对于纸质档案的影响是可恢复的，比如说灰尘等，落在纸质档案上可以将其擦落，并且不会影响到档案信息内容的完整性。但其对于电子档案的影响则是不可逆的。颗粒污染物在一定条件下会腐蚀、破坏磁性载体和光盘，致使盘基、带基老化变质和磁粉脱落，使电子档案中的信息内容丢失。磁场和机械振动对于电子档案的影响就更为明显。破坏性也更大。对于电子档案的存储要避免将其置于磁场强的地方，且在存储过程中要避免机械震动的破坏。数据库主要存在于电子计算机中，保证电子计算机不受外来病毒或者人为因素的破坏是保护好其数据库中电子档案的前提与保证。对此可以建立一个安全的物理存储空间。电子档案的安全物理存储空间由恒温、无强光、无尘、无菌、无微生物及昆虫的洁净建筑与恒流、恒压的不间断电源以及防电磁辐射的存储设备构成。[5]

3.提高信息保护的安全性

电子档案存储的载体体积小、容量大、可共享性高、可异地查找档案等特点对于占地面积大、查找程序复杂、保管要求高的纸质档案来说是一个不可比拟的优点。但是电子档案的安全性与纸质档案相比却不能得到很好的保证。恶意的篡改，电子副本的应用、内容和载体的可分离性、木马病毒的侵害等都对电子档案的安全产生一个很大的挑战。云安全的出现降低了电子档案中存储于数据库中档案信息内容的风险性，使得电子档案在存储和利用上有了安全保障。“云安全是云技术的重要应用， 是传统IT安全在云计算时代的延伸。它融合了网格计算、并行处理、未知病毒行为判断等技术， 通过网状的大量云终端对云平台中的异常软件行为进行监测， 获取病毒、恶意木马的最新信息， 推送到云服务端进行自动分析处理， 再把解决方案分发到云终端。”[6]这样一来，电子档案中的信息内容就有了一层保护屏障，进而提高了电子档案的安全指数。对于光盘磁盘，主要是设置其打开方式，即设置为只读模式，这样在利用档案的过程中就不会对原本存储好的档案进行修改，保证其档案内容的真实性、完整性与连续性。

4.降低技术革新对保护技术的不利影响

技术革新主要会对电子档案产生一些不利影响，对于纸质档案的影响几乎可以忽略。由于技术革新，使得原先的电子档案（光盘）不能被新的光驱所读取，这样就会导致原先电子档案中的内容无法被读取，造成经济和文化价值上的损失。对于数据库中的档案，技术革新也会对其造成不利影響，使得原先存储的档案不能适应新程序。且随着科技的发展，技术革新的速度会越来越快，旧的技术很快就会被淘汰。找到一个适合所有光盘的读取系统是保护电子档案的最重要的一步。但与其被动的适应技术革新可能会带来的不定向危害，不如主动寻找解决办法。数据湖技术是近年刚出现的一种新型存储电子档案的方法。传统的数据库不可以同时存储多类型，多格式的信息，而数据湖技术则解决了这一难题，它可以快速地录入，存储和计算大量来源不同、格式迥异的数据，包括文本、图片、声音、网页等各种无序的非结构化数据。[7]在数据读取的过程中可以有效读取各种类型的数据，大大提高了电子档案存储和利用的效率。这是在电子档案领域出现的创新性的发展成果，进而也降低了由于技术革新对电子档案所产生不利影响。

随着档案信息逐渐向电子化、数字化发展，电子档案将逐渐成为未来档案存储、利用的主体，但纸质档案的优点也是电子档案无可比拟的，纸质档案与电子档案在当前及今后相当长的时期内将互为补充，长期并存。[8]面对这样的情况，我们只有不断探索新的保护技术与方法，总结其与传统档案保护方法的异同，把二者有机的结合起来，使其发挥各自的优势，才能使电子档案和纸质档案相辅相成，相得益彰，更好地为社会服务。纸质档案与电子档案在今后的保管利用中是互相借鉴、互相融合的。为社会服务的前提是将其保护好，才能在有限的时间里发挥其无限的价值，从而在真正意义上实现档案事业的发展、提升与超越。

参考文献：

[1][3]林烨.电子文件与纸质档案在保护技术上的差异[J].办公室业务，2016（01）：150.

[2]岳展弘.纸质档案与电子档案之间保护技术的联系[A].中共沈阳市委、沈阳市人民政府.第九届沈阳科学学术年会论文集（经济管理与人文科学分册）[C].中共沈阳市委、沈阳市人民政府：沈阳市科学技术协会，2012：7.

[4]肖传林.电子档案与纸质档案保管差异性研究[J].兰台内外，2015（04）：42.

[5]丁恩多.纸质与电子载体档案的保护技术研究[J].黑龙江科学，2019，10（03）：108-109.

[6]张行.大数据网络环境下的云安全技术研究[J].网络安全技术与应用，2018（12）：71-72.

[7]韦慧.数据湖打破公共数据孤岛.[N].经济参考报，2017（11）.

[8]罗秀梅.浅谈电子档案与纸质档案保护方面的比较[J].黑龙江史志，2010（23）：57.

作者单位：安徽大学管理学院