从文件连续体理论看电子档案对在线政务的功能支持

韩峰

一、文件连续体理论的提出

文件连续体理论由澳大利亚档案学者弗兰克·阿普沃德于1996年提出，他构建了四个轴、四个坐标和四个维度的模型，通过设置多维坐标来综合描述文件运动规律。[1]

文件连续体理论包含四个坐标轴：一是文件保管形式轴，也称保存轴，选取四个坐标，分别是单份文件、案卷、全宗和全宗集合;二是价值表现轴，也称证据轴，选取的四个坐标分别是行为轨迹、活动凭证、机构记忆和社会记忆;三是业务活动者轴，也称互动轴，选取的四个坐标分别是行为、活动、职能和意志;四是形成者轴，也称身份轴，选取的四个坐标分别是个人、部门、机构和社会。文件保管形式轴是核心轴，这一坐标轴上，四个坐标的变化带动了其它坐标轴上特定坐标的相应变化，进而描述文件的四维运动规律。每一坐标轴都通过逐级运动与其它轴产生联系，生成四个维度。

文件连续体理论打破了文件生命周期理论中文件工作的固有顺序，模糊了文档管理的界限。文件和档案之间的差异性逐渐缩小，甚至可以根据需要而相互转化。这一理论非常适用于智慧城市背景下政务形成的电子档案运动过程。在文件与档案相互转化的过程中，电子档案通过围绕保存轴的变化进行运动，充分实现多元价值功能。

二、保存轴体现了电子档案对在线政务的记录功能支持

“原始记录性”是档案的本质属性，政府作为社会公共管理职能的承担者，具有公权力和诚信力，而这些特征恰恰需要强大的记录功能加以维持和体现，因此说，档案的原始记录功能在政府行为中发挥了不可或缺的作用。在互联网环境下，政府的结构和行政活动方式发生了重大变革，“在线政务”作为一个新名词出现，电子档案作为纸质档案的崭新形态迎合了这一新现象，这种变化对档案的记录方式和功能提出了新的挑战。

1. 电子档案对在线政务的记录方式发生改变

电子档案最初来源于对纸质档案的扫描，采取元数据著录、电子签名等方式，从纸质档案中提取重要的信息要素，使用数字信号加以存储。[1]这种记录方式受制于元著录和泛文本的分析模式，由于缺乏可通用的内容分析模型，其作用已难以满足当前形势下在线政务的需求。

（1）政府与社会公众成为共同记录主体

在线政务背景下，本着建立服务型政府的宗旨，政府与公民通过扁平化的拓扑结构开展交互式业务，以政府服务事项为联结点开展多元互动。在这一语境下，电子档案的记录功能打破了政府“一言堂”的局面，开始赋予公众以记录生成权。政府与公众处于同一平等的业务环境中，公众的行为记录能够从另一个角度反映政府的公权力和诚信力，也反映了政府的服务能力和态度，对政府的服务行为做出进一步的监督和规范。

（2）文书档案不再占据主要地位

传统的政务档案以文书为主，科技档案和其它档案为辅，主要记载政府内部运作及其进行宏观社会管理的制度建设和改革措施。[3]这一现象与我国档案工作的开展沿革以及民国时期的文书制度改革密切相关。[4]在线政务出现以后，这种侧重宏观层面的记录方式被反映微观现象的以记录政务活动为主的业务档案所代替，业务档案大量增长，这一改变将更加全面地展现政府的履职活动，记录政府切实服务社会公众的一面。

（3）单套制电子档案成为记录的主流方式

无纸化办公大环境的形成以及大数据背景下数据化文件的大量涌現，促使单套制电子档案成为记录在线政务的主流方式。与扫描纸质档案产生的电子档案不同的是，这些单套制电子档案从生成之日就不具备文件材料的特征，而是以电子数据的形式逐条加以记录，通过建立数据库生成彼此之间的联系，一条记录就是一份文件，在使用时可以将其生成相应文件进行打印，不需要时依然可以还原为数据记录。

2.文件连续体理论用保存轴概括了电子档案对在线政务记录功能的支持

在线政务作为政府活动的表现形式，覆盖面积广，涉及人数多，涵盖诸多领域和侧面，电子档案以数据记录为主要形式，能够将这些不同领域和侧面形成的信息通过搭建数据库而组织起来，全面反映在线政务的实际运行情况。文件连续体理论通过建立保存轴对电子档案的这一功能做出了很好的诠释。

在保存轴上，按照四维运动顺序，第一维是单份文件，其记录的业务活动是某一具体行为;第二维是案卷，其记录的业务活动是包含若干行为的某一活动;第三维是全宗，其记录的业务活动是包含若干活动的某一职能;第四维是全宗集合，其记录的业务活动是社会的意志。这种逐层构建的形式体现了从文档到档案集合的层次进化过程，充分印证了电子档案作为连续体为在线政务活动提供了全面而深入的记录功能支持。

三、互动轴体现了电子档案对在线政务的交互性功能支持

1.电子档案与在线政务的关系

互联网政务服务的记录方式以效率为导向，在此设计下，政务服务的业务流程和业务文件需求得到进一步解构，相应的记录方式从文件材料细化为电子数据条目，[5]电子档案正是以数据记录为依托，充分适应了在线政务活动的交互性需求。

（1）电子档案与在线政务的交互性具有联动关系

在线政务背景下，电子数据作为电子档案的前期形态，产生于各类政务活动之中，是在线政务交互性业务流程的体现。这些数据以数据库作为依托，具有结构化特征，当政务活动告一段落以后，这些数据将自动形成电子档案，并通过云存储实现数据与档案资源共享。由于数据具有实时生成与随时添加补充的特性，电子档案拥有不同于纸质档案的生命周期历程，它会不断成长与壮大，并自由转换于电子档案与电子文件之间，形成连续的电子档案运动状态。这种活跃的运动状态决定了电子档案具有被进一步利用的可能，而不是作为一种“死”记录抑或“死”证据而存在。当电子档案逆向运行并重新生成电子文件时，电子档案即拥有了新的利用价值，可以实现凭证、证据、许可等多种用途，通过提升自身的价值实现手段来进一步提高在线政务的交互性水平。可以说，电子档案于在线政务的交互性活动中产生，又通过自身价值实现手段的拓展补充了在线政务的交互性，体现了彼此间的联动关系。

（2）电子档案为在线政务的交互性实现提供智慧手段

当前的在线政务主要依靠人工客服与系统平台的对接为公众提供服务，这种服务需要强大的系统运载功能和高昂的人力成本。当前的服务系统依然采取以计算层为核心的运行模式，没有充分运用大数据与云计算带来的便利条件。随着大量政务数据的涌现，充分调动数据资源，建立以数据层为核心的运行模式，使“让数据说话”成为可能。采取智慧化在线业务办理模式，让系统中的数据为用户自行提供服务。首先，系统能够通过智慧化感知能力，自动采集用户数据，通过数据分析，构建用户模型，建立用户档案;其次，通过建立数据自行匹配与分析模型，构建数据信息结构，提炼有效信息，并对信息资源进行高效整合;第三，通过数据分析和系统识别，还原用户信息，并根据用户的电子信息分析该用户当次提交的服务申请，以满足用户的申请需求。

2.文件连续体理论用互动轴概括了电子档案对在线政务交互性功能的支持

在线政务的交互性特点改变了既往政府与个人话语权之间的不对等性，政府由话语权的优势方下降为平等合作方，政府与公民之实现了平等的交流与互动，电子档案记录形式与内容的改变体现了话语权的下行与普遍赋予。文件连续体理论通过建立互动轴对电子档案的这一功能做出了很好的诠释。

在互动轴上，按照四维运动顺序，第一维是单份文件，其记录了某一具体行为的交互运行;第二维是案卷，其记录了在包含若干行为的某一活动中形成的交互关系;第三维是全宗，其记录了在包含若干活动的某一职能中形成的交互关系;第四维是全宗集合，其记录了体现社会的意志交互关系总和。这种逐层递进的形式顺应了交互关系逐级渗透的蔓延性，是权力下放的具体表现，体现了电子档案对于权力的赋予作用。从文档到档案集合的逐级渗透，充分印证了电子档案作为连续体为在线政务活动提供了交互功能支持。

四、身份轴体现了电子档案健全了在线政务的话语权下放功能

在线政务从出现之日起，就赋予了公众与政府同等的话语权，政府的公众服务职能作为政府的一项职责而存在，不再是话语权的权威代表。电子档案作为记录载体更加体现了这种话语权的广泛赋予，它打破了传统环境下政府“以我为主”的档案记录方式，对等地体现了社会公众的地位和角色。[6]

1.在线政务的话语权下放

伴随着政府话语权的下放，政府的服务功能发生了改变，出现了服务角度多维，服務项目多样，服务时间灵活的新特点。为了进一步满足公众对政府的服务需求，提升政府服务能力，在线政务开始出现，并随着网络科技的发展而不断完善，很好地缓解了服务申请量与政务服务能力弱之间的矛盾，成为一种新型的更为便利的服务方式。与此同时，根据公民的意见与建议，在线服务功能的覆盖面逐渐延展，这种建议的采集本身也是政府话语权的进一步下放。

（1）电子档案体现了在线政务中的话语权下放

在传统档案管理中，受来源原则指导的实际工作将“活动”记录的联系局限于机构来源，加之权力因素的控制，[7]导致围绕政府机构来源所形成的档案全宗成为了历史记录的主线。[8]从档案形成之日起，政府就是记录的唯一主体，这种话语权的掌控影响了文书档案的真实性和客观性，降低了其使用价值和广度。数据化电子档案的出现将主体从政府部门转移到具体的“活动”当中，还原了档案作为“人类社会活动”原始记录的本来面目。在“活动”中，公众与政府处于话语权的两个方面，通过交叉活动共同演绎记录内容。

（2）电子档案健全了在线政务的话语权下放功能

在线政务的交互性本身即是政府话语权下放的集中体现，但是这种下放的尺度如果没有记录加以印证和维持，会处于一种飘忽不定的状态，不利于下放尺度的进一步拉大，甚至难以维持原有尺度。数据化电子档案以记录的形式出现，成为保持既有尺度的准绳，并为其进一步拉大尺度提供了可能。此外，它还拓展了记录的视角，给记录本身带来结构上和内容上的变化，使得宏观历史叙述得以脱离固定的框架，而细化到具体的业务活动中来，由此演化为从宏观到微观叙事的拓展。[9]

2.文件连续体理论用身份轴概括了电子档案对在线政务话语权下放功能的支持

电子档案以“活动”为中心进行叙述，将历史叙述拓展到微观角度，支持了在线政务的话语权下放功能，文件连续体理论通过建立身份轴对电子档案的这一功能做出了很好的诠释。

在身份轴上，按照四维运动顺序，第一维是单份文件，此时文件对应的形成者是某一具体的个人;第二维是案卷，此时文件的形成者是机构内部的一个部门与业务申请者;第三维是全宗，此时文件对应的形成者是一个特定的机构与业务申请者;第四维是全宗集合，此时文件的形成者是整个社会。这种逐渐扩展的形式体现了话语权下放的逐级扩大，从某一个人辐射到整个社会层面，电子档案为政务活动中话语权的下放提供了支持。

五、证据轴体现了电子档案赋予在线政务的证据性功能

1.电子档案成为在线政务证据力的承载者

电子档案作为在线政务的载体，不仅真实呈现了在线政务的各个方面信息，同时也承载了在线政务的证据力，具有重要的记忆价值。

（1）电子档案不受话语权掌控的属性提升了在线政务的证据力

反映在线政务活动的电子档案从围绕以政府机构为中心的主体化视角发生转变，延伸为以业务事项与业务活动为中心的客体化视角，档案中记录的主体干预不复存在。围绕业务事项展开的记录产生于多方主体，各主体之间处于平等合作的关系，政府与公众之间形成互信互认的关系，通过彼此合作与互动开展业务。电子档案是对这一过程的实时记录，在记录生成的过程中，任何一方的话语权都会得到维护，而不会被另一方所掌控。

（2）电子档案记录的全面和完整提升了在线政务的证据力

数据化电子档案记录生成于在线政务形成的过程中，并对活动过程事无巨细地加以记录。由于规划上具有清晰性和确定性，因此不存在归档鉴定的需要，可以以电子数据的形式通过建立数据库直接归档，形成结构化文档。这种事无巨细的记录，以及不经鉴定便直接归档的数据信息避免了电子档案记录的缺损，能够全面而完整地呈现整个活动过程，成为证据力体现的一项重要依据。

（3）电子档案记录的客体化决定了在线政务的证据力

即便档案工作人员无法干预文件形成过程的真实性和客观性，但是传统的政府档案记录主体化、自叙性特点突出，造成主体记录视角的事实偏向具有预设性，不能真实反映客观活动，对于构建档案职业信任具有一定影响。数据化电子档案出现以后，通过主体视角的客体化转换，开始从微观事务中重新建构证据力，凸显档案记录的真实可信。

2.文件连续体理论用证据轴概括了电子档案对在线政务证据性功能的支持

电子档案从微观叙事出发，以业务事项为叙述点展开，通过记录功能的客体化转向提升了在线政务的证据力度，使档案记录更加真实，更能反映业务发展过程。文件连续体理论通过建立证据轴对电子档案的这一功能做出了很好的诠释。

在证据轴上，按照四维运动顺序，第一维是单份文件，表现出的价值形式为具体行为的轨迹;第二维是案卷，表现出的价值形式为活动的凭证;第三维是全宗，表现出的价值形式为机构记忆;第四维是全宗集合，表现出的价值形式为社会记忆。这种价值的逐渐提升与扩展反映了电子档案作为证据的承载者将在更广阔的领域行使着越来越重要的功能，电子档案为政務活动中证据力的实现提供了支持。

参考文献：

[1] Upward F. Structuring the records continuum  （Series of two parts） Part 1： post custodial principles and properties[J]. Archives and Manuscripts， 1997， 25（1）： 10.

[2] 钱毅. 技术变迁环境下档案对象管理空间演化初探[J]. 档案学通讯，2018（5）： 42-45.

[3] 陈永生. 杨茜茜. 王沐晖. 苏焕宁. 基于互联网政务服务平台的文件归档与管理：记录观[J]. 档案学通讯，2019（3）： 16-23.

[4] 张会超. 档案学形成时期的外来影响探究[J]. 图书情报知识，2010（2）： 48-54.

[5] 陈永生. 杨茜茜. 王沐晖. 苏焕宁. 基于互联网政务服务平台的文件归档与管理：记录观[J]. 档案学通讯，2019（3）： 16-23.

[6] 丁华东. 论特里·库克的档案记忆思想[J]. 档案管理，2014（6）：6-9.

[7] 丁华东. 论档案与记忆控制[J]. 档案学通讯，2011（3）：4-7.

[8] 陈永生. 杨茜茜. 王沐晖. 苏焕宁. 基于互联网政务服务平台的文件归档与管理：记录观[J]. 档案学通讯，2019（3）： 16-23.

[9]  陈永生. 杨茜茜. 王沐晖. 苏焕宁. 基于互联网政务服务平台的文件归档与管理：记录观[J]. 档案学通讯，2019（3）： 16-23.

作者单位：黑龙江省档案馆