浅谈纸质档案管理与电子档案管理的有效融合

张志香

晋能控股煤业集团轩岗煤电有限责任公司 山西 忻州034114

基于纸质档案与电子档案的优势和不足,提出了二者有效融合的管理方式。档案中记录信息较多,类型多样,能够形成不同的价值状态,将二者进行有效融合,不仅能够最大限度地保障档案信息的真实性和有效性,同时还能避免外在因素对档案信息的破坏,延长档案的保存年限,对提升档案管理质量,确保档案管理工作的规范性具有十分重要的作用。

1 纸质档案主要特征

1.1 纸质档案的特征 优势:纸质档案阅读更为便捷,具有较强的法律效力,举例来说,带有公司印章的文件、合同等,其所包含的内容受到国家法律的保护。并且纸质档案保存年限长久,在不被外在因素破坏的情况下保存年限超过百年。劣势:纸质档案需要占据较大的保存空间,加大了档案查阅工作的难度,在保管期间常常会受到外在因素的影响出现损坏以及丢失等现象。并且纸质档案只能够同时被一人所查阅,共享性较差,影响档案信息的流通速度。

2 加强纸质档案与电子档案融合管理的有效措施

2.1 加强纸质档案与电子档案之间的共存性 纸质档案始终是记录和保存原始档案信息的重要凭证,因此即使电子档案优势多多,纸质档案也不会被时代所淘汰,因此,若想有效提升企业档案管理工作势必需要加强两者的共存性,如此才能提供优质高效的档案服务管理工作。加强两者之间的共存性主要源自于以下内容:其一是电子档案主要是以纸质档案为基础和前提形成的,因此,电子档案管理工作的创新和完善仍需要借鉴纸质档案管理的成功经验。因此,很多企业为了保障档案信息的真实性和有效性,常常会分别预留纸质档案与电子档案。其二,两者在完成企业档案管理工作时存在一定的先后顺序,电子档案借助先进的计算机设备和信息技术开展工作,效率较高,但是不可避免的会出现不同程度的问题,影响档案信息的管理质量[1]。此时便需要档案管理人员将具有重要信息的电子档案进行转换,保存纸质档案。但是两种档案的转换需要结合具体的情况进行开展,首先是企业若是已经构建完善的电子档案管理系统时需要针对较为重要的档案信息进行转化,预留纸质档案作为备份。其次是向其他单位传输档案信息时需要转化为纸质档案,保障两者的共存性。

2.2 加强两种档案管理方式之间的互动性 纸质档案与电子档案共同存在于档案管理工作当中能够衍生出更为有效的交流方式,提升二者的融合速度。从原则上来说,二者属于不同的管理系统,差异性较大,但是为共同完成档案管理工作,保障档案信息的真实性以及完整性,加强二者的互动和融合才是必由之路。因此,若想对二者进行有效的融合,势必需要对两者的互动性进行更为细致的分析,其一,纸质档案与电子档案在实际工作的过程中能够彼此联系、相互影响,纸质档案的产生和发展为电子档案的生成奠定了良好的前提,而纸质档案若想保存长久,保障信息的有效性则需要学习纸质档案的管理模式,二者取长补短才能相互进步[2]。其二,纸质档案与电子档案在相互学习的时候也会不断完善自身的管理工作,进而实现档案管理的统一性,在企业内逐渐形成完整的档案管理系统。电子档案的管理工作主要是借助了先进的电子设备以及信息技术,因此较为先进的电子档案管理工作优势能够对纸质档案的管理工作内容和形式产生积极的影响,助力纸质档案进行管理改革。而纸质档案主要是以看得见摸得着的纸质作为保存档案信息的主要凭证,因此其信息管理模式相对较为落后,但是能够最大限度地保证原始档案信息的真实性和法律系,因此,加强纸质档案与电子档案的融合,实现二者的互动性已然成为新时代背景下企业开展档案管理工作的必然要求。

2.3 构建电子档案与纸质档案集成化管理机制 纸质档案与电子档案并存是时代发展过程中企业开展档案管理工作的必然选择,因此作为企业档案管理人员需要加强对纸质档案与电子档案的重视程度,积极吸收先进的档案管理经验,加强二者的管理工作,为企业开展有效的档案管理工作创造良好氛围。从现阶段企业档案管理的趋势来看,纸质档案与电子档案并存已然是常态,因此为了保障企业档案管理工作的有效性,需要结合企业的实际情况构建完善的集成化管理制度,对纸质档案于电子档案信息进行细致的收集与管理,实现完善的借阅与归档流程,保障档案管理工作的规范性和有效性。同时,加强各个档案之间的内在联系,对电子档案与纸质档案的记录与保存的全过程进行有效的监督与管理,最大限度地提升企业档案管理工作的有效性。

结束语

综上所述,纸质档案管理工作与电子档案管理工作皆是企业开展档案管理工作的重要方式和途径,各有其优势和不足。随着时代的发展,科学技术的不断促进,电子档案的管理效率逐渐优越于纸质档案,在此环境下,纸质档案逐渐凸显出保存和管理的劣势。即便如此,纸质档案的优势也无法被泯灭,纸质档案能够记录和保存企业档案信息的原始资料,与电子档案相比更具有法律效应,因此为了最大限度地提升企业档案管理工作的质量需要加强二者的融合,提升二者的共存性和互动性,相互借鉴,彼此提升,进而构建完善的集成化档案管理机制,促进我国企业档案管理工作有序发展。