新时期事业单位档案管理工作的探析

刘 滨

黑河市嫩江市第一殡仪馆 黑龙江 黑河161400

现状的发展过程中可以看出,事业单位传统的纸质版档案管理有一定的管理上的安全隐患的同时,在档案后期查阅和相关档案的总结及归档上也存在一档的弊端,信息化时代的进步使得档案管理的进程也随之增加,档案管理人员需要有专业的档案管理素质之外还需要不断的融合新技术,完善档案管理的整体体系。另外,从档案管理的方法上分析,文件档案的一体化以及档案管理实行公开化管理模式能够让事业单位的基层员工与管理层之间能够互相理解,共同进步,在档案管理中了解彼此工作中的难点及需要及时解决的内容等,以此快速提升员工工作及上层管理的效率。

1 事业单位档案管理的现状问题

1.1 档案管理的管理方法单一,效率低下 首先,对于事业单位的整体档案管理模式和方法而言,传统的档案管理形式比较单一,纸质版的档案类型已经逐渐被时代所淘汰,相对纸质版的档案繁琐且容易丢失,管理困难等问题而言,电子信息化的档案形式顺应时代的变化应运而生,所以,现阶段的事业单位针对刚出现的新形式的电子档案在管理方法上还没有完全进行改革,所以导致很多的事业单位在档案管理上缺乏完善的管理体系,相关的技术工作人员对于信息化的档案管理模式也不熟悉,档案管理的整体工作效率比较低,甚至整体的工作质量和事业单位后期的档案筛查补充等都存在一定的问题。由此可见,我国事业单位在档案管理的体系化管理和更新上存在一定的问题,并且对于管理模式和管理方法,管理技术人员的能力等提升和改进上也需要进行改变,促进及提升。

1.2 档案管理缺少体系化模式 其次,对于事业单位档案管理的模式,传统管理模式是事业单位的一部分,但是相关部门对于档案管理的内容以及其体系化建设并不是非常重视,相关的档案管理内容也是比较单一,一般和员工相关的信息记录也只是存在于形式,体系化模式的内容基层员工并不是非常的了解,这样的管理方法导致很多的事业单位档案管理并不是公开和透明的,一旦档案管理中的部分内容存在问题或者需要重新筛查,重新记录的时候,就会相应存在很多的档案附加内容也需要重新筛查,这对于事业单位的档案管理而言带来了更多的工作难度。从数字化档案管理的形式上来看,不仅能够形成公开透明的管理形式,让基层员工了解掌握基本的档案管理内容时,还能够形成事业单位和基层员工的档案共享平台,以此提升档案管理更新的效率。

2 如何针对性的改善事业单位档案管理的相关问题

2.1 结合信息化技术手段,实现档案管理的数字化管理 事业单位档案数量众多,并且涉及到的档案信息众多,所以为了确保档案信息能够准确无误,分类合理,不能仅仅依靠人工进行档案管理,应该适时安排数字化方式进行事业单位档案管理,及时应用信息化技术手段,从档案信息的源头进行把控,对收集到的档案信息进行合理归类,从业经历、家庭背景、技术职称等信息应该按照分类及时归集,利用信息化手段,及时把归集到的信息录入计算机,计算机会根据档案信息的不同瞬时分类,事业单位档案管理人员应该对计算机中档案信息定时检查,防止出现档案信息遗漏或者是丢失的情况发生,一旦出现这样的情况,档案信息管理人员应该想办法进行补救。除此之外,事业单位档案信息利用信息化手段进行归集分类存储,还可以一定程度的节约纸张和墨水,可以减少不必要的打印设备的损耗,由此看出,在事业单位中档案信息利用信息化手段进行数字化管理是大势所趋,应该被更多事业单位重视关注,虽然现在事业单位档案管理信息化手段进行管理尚存在很多问题,但总的来说利大于弊。

2.2 对档案管理的技术人员进行新技术培训 事业单位档案管理已经不仅仅依赖纸质化管理了,随着信息技术的普及,现在事业单位档案管理开始逐步应用信息技术,并且接入互联网,数字化的管理方式使事业单位档案管理更加的便捷。但是,与此同时,这种数字化的管理方式方便了档案管理的同时,也对档案管理人员提出了新的需求,档案管理人员不能仅仅有管理纸质化档案的能力,还要对信息化档案管理有所涉及,对计算机档案录入,分类归集审核等有快速反应和操作的能力,所以,事业单位档案管理人员的计算机操作能力一定要过硬,事业单位可以定期安排事业单位档案管理人员进行定期计算机操作培训,培训后可以相应的安排考核,检查档案管理人员对档案的计算机操作能力是否达到熟练的地步,档案管理速度上去了,综合的效率才会得到提高。有专业技术能力的同时也要有一定的知识储备,档案管理人员要对档案信息有快速反应的能力,对档案信息有一定的理解和记忆能力,这样的档案管理人员才是事业单位真正需要的。

2.3 完善事业单位的档案管理模式,实现上下级的管理透明化虽然就现阶段事业而言,单位档案管理信息化已经成为大势所趋,但是档案管理中仍然存在很多这样那样的问题亟待解决,其中比较突出的问题就是现在在很多事业单位中出现了档案信息管理不公开透明,上下级管理不严格执行,这种类型的问题不及时解决会硬性事业单位的公共知誉度,带来不必要的影响和损失,因此为了规避这种问题的发生,应该实现事业单位上下级管理透明化,从档案操作员收集到档案信息开始进行记录,到电脑上传,到各个领导逐级复核,最终返回档案操作员处进行收集整理为止,这一套流程要做到有迹可循,并且要简单地进行公示,防止出现上下级管理不透明导致舞弊情况出现,在这样公开透明的管理模式下,事业单位档案管理也会更加的规范,并且效率也会相应提升,这也是对档案信息操作员和档案审核领导的一种规范和督促。

3 结语

新时期事业单位档案管理跟之前相比要有所进步,不仅要从事业单位档案管理的方式上进行改进,也要改进事业单位档案管理的机制,并且要对事业单位的档案管理员进行规范管理,这都是新时期事业单位档案管理的改进方向,虽然现在事业单位档案管理在改进时仍存在许多问题,但是,这已经成为了大势所趋,不可逆的大方向,所以,要从源头进行规范,做到上下级公开透明化管理,提高效率也使管理变得更加严格。