浅析国企合同管理信息化建设问题

魏麟

国企大量的业务决定了其会签订很多合同，这些合同在查询、分析过程中存在很大难度。而当前大部分国企对于合同管理系统的需求并未进行深入论证，尚未构建起相应的信息系统，由此也就制约着国企的运作质量和效率，阻碍其长期发展。本文首先阐述了国企合同管理信息化的必要性，结合该类企业的具体特征，总结了其信息化建设的方案，希望能够为国企合同管理信息化建设提供参考依据。

近年来，计算机以及信息技术取得巨大进展，当前已经进入到信息化时代，信息技术已经成国企提高管理质量、实现自身超越的重要因素。国企由于具有特殊的性质，其一是担负为国家开展科研攻关的重任，把握科技发展的导向;其二还承担着一定的社会责任，开展一系列民生相关的经营活动。伴随国企规模日益扩大，会形很多合同，合同管理成为国企的重要工作之一，新形势下，国企亟需在合同管理中引入信息化技术手段，以进一步提高合同管理的效率。

一、国企构建合同管理信息系统的必要性

企业信息化建设即指企业引入计算机、网络等技术，来开发和实现自身所需的信息系统，提高自身的经营效率，减小面临的风险以及成本，改善管理水平，为提高收益、推动自身长期健康发展奠定基础。

国企在经营运作过程中形成了许多合同，包括采购、研制、营销等方面的合同，其贯穿于国企生产以及研发的很多方面，以往的人工方法比较落后，工作效率不高，同时易于发生合同丢失现象，无法满足长远发展的需要。所以，今后应采用先进的信息化方法，围绕采购、营销以及科研，同时兼顾内控要求，建立起与企业其它有关系统相结合的合同管理系统，利用该平台来搜集、整理、保存及管理自身的合同信息。本文根据国企的实际特点，初步研究了构建国企合同管理信息系统的思路。

二、合同管理信息系统功能构想

通过构建国有企业合同管理信息系统，实现收付款合同全寿命周期管理的电子化、流程化，并初步具备合同管理工作的在线流转、统计、分析功能，以达到内部相关业务部门信息共享，提升管理水平和管理效率。

（一）系统包括的主要业务

1.国企所有收款合同，主要涉及到以下几方面内容：提供科研、预研、装备产品及服务等。

2.国企所有付款合同，主要涉及到以下几方面内容：加工服务外协外包、科研生产物资采购等。

（二）功能设计

1.收款合同管理功能主要包含以下几方面：从合同评审/登记出发，囊括合同登记、合同台账、变更、执行、归档、客户管理等相关功能。

2.付款合同管理功能主要包含以下几方面：从合同签订出发，囊括合同范本管理、审签、台账、变更、验收付款等相关功能。

利用构建该平台，能够在很大程度上提高付款合同管理的规范化水平，可以对付款合同全程进行严格的监督、管理;另一方面，还能够及时准确地对其必要信息资料进行采集，从信息资料的层面为项目计划、立项、研发生产等业务过程提供强有力的支撑。

（三）操作人员授权

按照国企的特殊性质，结合其内控要求，在信息系统构建过程中，还要根据操作者的职责授予相应的权限，即做好授權管理工作，为该系统顺利发挥作用做好铺垫，确保数据资料的安全性，切实发挥其效益。

三、业务模块设计

根据合同资金的流向进行划分，国企的所有经济合同主要包括以下两种类型：收、付款合同，接下来本文主要按照上述两种类型的业务需求，详细分析两者的模块设计。

（一）收款合同管理业务模块设计

收款合同管理包括客户、基础信息、归档等过程的在线监控，同时还包括为满足国企需要所进行的统计分析。详细功能如下：

1.基础信息管理。该模块功能：合同类型、性质警告等相关信息的维护，负责统一管理合同通用基础数据，提高管理工作的规范化程度。

2.客户信息管理。这一模块功能：客户信息、统计等相关数据资料的维护，确保国企领导层及时掌握顾客的资信情况，为有效预防合作伙伴的履约风险提供保障。

3.合同范本管理。该模块功能：合同范本导入导出、新建、分类管理等相关功能，以更加有效、规范的管理合同范本，其中拥有统一的模板库，不仅如此，在各种合同下还能够与若干个范本相关联。

4.合同起草管理。其主要包括以下几方面功能：合同基本信息的自动提取、合同补录等相关功能，为进一步改善该项工作的质量和效率奠定了基础。

5.合同评审管理。具体来说，合同评审支持以下两种模式：在线评审信息和线下评审结果信息登记。

按照合同管理要求开发出若干个线上评审流程，操作人员能够按照合同内容找到与之相匹配的流程，在此基础上，还能够实现对审批节点的在线跟踪，以便他们及时掌握审批的进程。审批人扮演的角色是审查合同信息、技术内容等方面形成自己的意见;倘若审核不通过，此时就会自动退回承办人，再次进行操作。

6.合同签订管理。系统按照审批通过的合同，根据企业相关标准自动授予相应的编号，并且还具有外来合同编号手工录入功能。将那些赋予编号的合同，将其文本导出（具备相应的防伪标志），然后将纸质版材料打印出来，接着需要进行盖章签字等流程，最后系统会自动扫描合同签署页并上传。

7.合同履行管理。对合同履行相关的每一个事项产生的信息进行登记管理，该模块还能够保留那些变更作废的合同，能够查询相关历史记录。除此之外，还能够与国有企业的财物系统集成，实现对开发票以及合同到款等相关信息资料的充分共享，为更好地执行国企的回款计划提供方便。与此同时该模块还拥有线下数据导入功能。

8.合同归档管理。承办人负责甄别国有企业生产以及科研、营销等各个环节的合同，通过手动的方式对它们进行归档，然后认真完成归档信息的填写工作，把相关资料录入到档案管理系统中，为将来国企对合同的全程查询提供有力条件。

9.合同查询、统计分析。按照管理需要，国有企业有关管理者以及职工能够在自己的权限之内查询合同，浏览甚至复印其文本，了解合同内容。另一方面，也能够通过各种查询功能，对国有企业全部合同状态信息进行查询，对其具体落实状况进行实时的监控。通过各项功能来统计分析合同数量与金额，整理之后，研究其趋势;不仅如此，该模块还具有导出、打印统计结果等功能。

（二）付款合同管理业务模块设计

该模块包含以下几个子模块：供应商信息管理、基础信息管理、合同范本、起草、审批、签订管理等。为防止系统的重复建设造成不必要的浪费，第一个子模块能够与国有企业的物流管理系统信息共享。其它子模块与上文中阐述的收款合同管理大致相同，在此不再进行详细的阐述。

四、集成思路

为进一步提升该系统的效益，最大限度地发挥出它的作用，国有企业在构建该信息系统过程中，应当适当地与其它系统信息共享，进一步提高学习系统的集成度，互联互通。集成的思路包括以下几方面：与单位门户系统集成，共享其中人员信息、组织机构情况，实现账户统一管理、单点登录管理。与主数据系统集成，实现对项目管理信息的有效共享。与物流系统集成，共享采购订单等数据资料。与财务系统集成，共享合同收付款结果信息，作为合同履行数据等等。另外，还应兼顾国有企业信息化建设规划，应具有与其它业务信息化系统的数据接口功能。

五、结语

国有企业经营运作过程中会形成大量的合同，合同管理质量的优劣在很大程度上决定着国有企业的长期健康发展，因此，国企在今后应当充分利用好信息技术，构建科学合理的合同管理信息系统，以确保提高管理效率。（作者单位：西山煤电（集团）有限责任公司设备租赁分公司）