提高事业单位档案管理绩效的对策研究

朱寿春

摘要：良好的人员档案管理有利于加强单位人力资源信息管理，改善员工职业生涯规划信息。针对事业单位中管理人员缺乏责任心、重视程度不够和利用效率低的弊端，应从责任心培养、信息平台打造等方面提高档案管理的绩效。

关键词：人事档案管理;定岗定位;绩效管理

人员档案是影响企业制定员工招聘计划、培训计划、职位安排和绩效管理的重要因素。档案管理不仅会直接影响企业人力资源管理，还会间接影响企业的整体管理。文章选择了人员档案管理对单位定岗定位及提高绩效管理的应用研究为选题，并结合实际谈谈其问题与措施。

一、人员档案的涵义与特征

人员档案是记录了一个人从中学开始到离开这个世界的重要内容，将会伴随一生。人员档案切实反应其成长、发展状况。同时人员档案也是某些事业单位招聘、提拔人才最基本、最可靠的依据。目前随着事业单位对人力资源的重要性认识的提高，在原来的基础上扩充了人员档案内容，需要补充员工评估和测试资料以及员工绩效档案等。这有利于单位定岗定位以及提高员工绩效管理，切实提高档案管理办公的效率与质量。而且人员档案的典型特征就是真实性与完整性，也就是说档案资料必须是真实可信同时档案资料不能是残缺不全的。除此之外由于档案是能够跟随着人员进行不断补充与转移的，不是一成不变的而且人员档案是特指某一个人的也具有极强的动态性与专指性。尤其是人员档案是不能随意泄露的，其主要的目的就是为人力资源管理服务的，所以也具有一定的保密性与服务性。

二、事业单位档案管理中定岗定位及提高绩效管理中存在的问题

（一）档案管理人员缺乏责任心

目前有些档案管理人员缺乏责任心，在工作中没有保持认真负责的态度。所以某些管理人员未能及时更新档案资料和发现档案管理中存在的问题，这些严重的疏忽造成了很大的负面影响。这就不能给事业单位工作安排和提高绩效提供准确的信息，不利于事业单位定岗定位与绩效管理工作的开展。

（二）缺乏对档案管理的重视

事业单位的档案资料保留设备等基础设施落后，给单位定岗定位以及提高绩效管理带来了巨大的挑战。而且事业单位没有与时俱进利用信息技术手段进行人员档案信息化管理，给档案管理工作带来诸多的不便，降低了事业单位工作效率。

（三）人员档案利用效率低

事业单位不重视人事档案资料的利用，没有充分发挥人事档案的实用价值。同时各部门不积极配合，导致人事档案利用效率低下和资源浪费。这也不利用于单位定岗定位的开展以及提高事业单位的绩效管理。

三、人员档案管理对单位定岗定位及提高绩效管理中解决的措施

（一）加强档案管理人员的责任心

要加强档案管理人员责任心，切实提高档案管理的效率与质量。首先事业单位要与档案管理人员进行持续有效沟通，营造自由平等的工作氛围，激发档案管理人员的工作热情。其次事业单位在职级待遇上给予员工应有的关心，进而提高员工的工作积极性与责任心。同时事业单位要积极组织管理人员进行专业培训，避免因为缺乏专业知识而带来的不必要的疏忽。事业单位要实行明确的奖惩制定，明确分工落实到每一个员工。事业单位要做到当管理人员表现优秀时进行一定的奖励，而管理人员出现疏忽时视情况进行惩罚。事业单位要不时抽查与考核档案管理人员的工作情况的基础上兑现奖惩，避免员工敷衍了事带来的不良后果。尤其要求档案管理人员按照一定原则和规定做好收集工作，无论是聘用阶段的收集工作，还是在职期间的收集工作。档案管理人员要积极对收集的人事材料进行甄别和价值鉴定，再根据真伪和价值进行取舍。档案管理人员要把具有保存价值的材料归入档案，把那些不应该归档的材料选出销毁或者转送到有关部门。这不仅有利于事业单位根据聘用前的信息进行准确定岗定位，也有利于于事业单位根据在职期间员工信息进行绩效考核，进而提高绩效管理的效率与质量。最后绩效管理是在过程中影响员工的行为，从而实现公司的目标，并使员工得到发展，是一个持续循环的管理过程，也为人力资源管理与开发提供准确的员工绩效信息。而通过加强档案管理人员的综合素质，能够确保信息全面正确。事业单位利用信息反馈维护绩效管理循环的日程安排，可以确保绩效管理与其他人力资源协调统一，促进事业单位定岗定位工作与绩效管理工作的开展。

例如海南省为加强档案管理人员的责任心，积极组织专业培训以加强干部档案工作队伍建设。干部档案管理人员通过专业培训了解更多的专业知识与思想建设，提高专业水平与综合素质。这也帮助档案管理人员树立正确的价值取向，积极的工作态度，进而维护档案的真实可信，为后续工作的开展打下坚实基础。同时在档案管理人员经过培训和学习之后，学员还要接受了档案日常管理知识的现场测试。现场测试主要考察档案管理人员是否把学到的专业知识与档案工作实践紧密结合。并且这个测试结果也是非常重要的，海南省将根据最后的考察结果做为干部管理人员全面考核的重要依据。这切实把加强档案管理人员的责任心落到实处。正是通过对干部人事档案管理人员的学习和培训，不仅有利于建设一支高素质专业档案工作队伍，树立档案管理人员的责任意識。而且能够促进定岗定位工作与绩效考核工作开展，提高工作的效率与质量。

（二）打造档案管理信息化平台

事业单位要跟上时代的步伐，利用新型设备与技术增强档案管理水平。这要求事业单位打造档案管理信息化平台不仅要加强相关基础设施资金投入，而且事业单位也要兼顾软硬设备更新，按照相关标准要求存放档案，配备先进的电子设备的的基础上考虑到防火、防潮湿的因素进行安全管控保障档案管理工作的顺利开展。事业单位要与时俱进利用信息技术建立员工档案信息化管理平台，促进资源共享。事业单位也可以将相关纸质录入信息系统，避免打印的带来的资金浪费进而降低管理成本。事业单位要对员工人事档案进行科学化管理，人员档案管理信息化不仅有利于规范事业单位收集归档、备份管理、对档案进行定期检查、修复与安全存放的问题，尤其是对珍贵档案以及有价值的档案保管都有重要价值。这也进一步提高了档案管理的效率，增强档案资料的真实性。人员档案管理信息化有利于定岗定位工作的开展，定岗定位提高了劳动生产效率，主要通过现场观察、访谈调查、工作日志、个别面谈、问卷调查、关键事件法等方法进行岗位分析，其中关键事件法就需要根据档案信息为事业单位提供人力资源管理的基本依据，人员档案管理信息化为定岗定位提供精确的数据库与信息，更加快捷便利地帮助事业单位进行规划与预测的基础上实现其业务目标。

例如故城县人社局就与时俱进更新了传统的档案管理观念与技术，引进了新型的设备与信息化技术。人社局在重视档案管理工作的基础上建立员工档案管理信息化平台，把相关信息与纸质文档录入信息系统，提高档案管理办公效率，降低了档案管理成本。同时人社局在不断规范管理流程的基础上强化硬件设施，为档案管理提供良好的办公环境，提升管理人员工作热情与积极性。人社局还加大对硬件设施投入，更新相关档案管理设备，这有利于利用新型技术与设备，提升档案管理信息化水平，在定期扫描恢复的情况下增强了档案资料的真实可信，避免了不必要的损失。

（三）提高档案利用效率

利用是一切档案管理工作的出发点与归宿，员工档案利用工作是事业单位花费人力、物力、财力管理员工档案的根本目的。这就要求事业单位编制检索工具，主动提供阅览服务与外借服务。事业单位要丰富档案内容，增加全面反映人员真实情况的内容，例如档案管理人员在事业单位中真实的绩效资料与惩奖情况等。事业单位要发挥档案提供考察依据的有效作用，建立档案资源优化机制，充分发挥其社会效益，反应员工的成长情况。同时事业单位要运用方便记忆与查找的顺序编排档案，提高查阅档案的速度，保障人员档案的安全与保密，加强人员档案资料对单位定岗定位及提高绩效管理的实用性，推动档案管理工作效率的切实提高。

例如临夏市为提高档案利用效率，充分挖掘干部档案的利用价值，着力加强干部档案内容建设。临夏市也建立健全干部档案利用制度，充分发挥干部档案资源效益，确保干部档案准确、真实、完整地反映干部德能勤绩廉等基本情况，为确保干部档案材料真实完整，及时收集、仔细鉴别、规范整理各类档案材料。不断提升干部档案工作人员思想政治素质和业务水平，完善干部档案材料收集、鉴别、装档制度，坚决杜绝虚假材料入档，及时解决档案手续不全、错装材料及信息不实等问题。临夏市严格执行“三凡必审”，对拟提拔任用、交流任职和新进干部人员的档案进行严格审核，重点审核“三龄两历一身份一民族”等内容;对公务员信息系统和党员信息系统中的干部基本信息逐一进行核实，对新登记公务员及享受职级并行的干部信息进行严格审核，确保组织利用的干部个人信息真实、准确。临夏市为提高档案利用效率，对档案信息进行综合分析和深度挖掘的基础上不断改进和创新利用方式，让干部档案资料变得更加可用、好用。

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（作者单位：中共南通市委党校）