新形势下办公室工作岗位职能研究

2020-03-16孙辉

财经界·上旬刊 2020年3期

关键词：引言职能

孙辉

关键词：办公室工作岗位职能

一、引言

在新形势下，办公室的管理工作也应相应调整，紧跟时代的步伐，采取各种措施解决出现的问题，努力使管理工作与时俱进。对此，分析和研究新形势下办公室工作岗位职能具有极其重要的现实意义。

二、传统办公室工作内容和特点

（一）传统办公室管理工作的内容

对于办公室，管理的主要内容是：管理日常工作程序、计划和安排活动、实施活动、管理和控制活动、检查和上岗活动、奖惩监督活动以及会议管理、文档和文件管理、档案管理、行政資金管理、总务物流管理等。简而言之即是行政事务和服务。

（二）传统办公室管理工作的特点

从传统办公室岗位工作特点来看，办公室工作代表着“繁重”，“苦涩”、“杂项”和“困难”。它是间接的、直接的、全面的、可维护的和机密的，具有突击性、程序性和及时性等特点。办公室是组织的重要有机组成部分，但它不是组织的核心业务组织，办公室工作不会直接产生经济效益。

三、新形势下办公室管理工作面临的问题

（一）传统思维模式制约

办公室工作人员在工作中缺乏积极思考，对其他行业，甚至办公室职工本身都对办公室功能有误解。没有完全意识到办公室工作的重要性，认为办公室工作是要处理一些简单的任务，办公室职员每天仍沉浸在各种琐碎的事情中，科学管理程度低。

就目前的情况而言，关于办公室管理的理论研究相对较少，并且落后于其他管理研究领域。由于理论研究的落后，导致在办公室的实际工作中对职工自己的工作缺乏新的科学认识，缺乏客户意识和服务意识。

（二）人力资源配置不合理

办公室任务的执行程度最终由办公室人员确定。因此，办公室工作的成功取决于职工的素质。大多数上班族通常在日常事务上花费大量精力，但由于时间紧迫或其他原因而缺乏系统地学习管理理论知识。一些办公室工作人员对该职位的业务了解较浅，操作程度很高，并依赖于工作经验。办公室人员的理论和专业素质对办公室工作效率有很大影响。

（三）运行机制不顺畅

办公室工作岗位与特定的办公室工作结合使用时，许多高级管理方法和机制显得落后。

尽管5S精细化管理在中国已经有了十多年的发展历程，但在办公应用中还没有得到充分运用。尽管大多数组织的办公室也制定了管理计划和绩效评估方法，但是由于办公室人员相对较少，分工不详细，并且每个职工都有多种角色，因此每个兼职工作都必须取得优异成绩。

四、新形势下办公室工作基本职能拓展

（一）政务办理集成模块化

集成模块最初是微电子术语。管理中集成模块化的概念是指使用某种过程设计将相关的工作内容，工作对象和工作时间整合在一起，以形成快速响应的日常工作。在多年的实践中，以地方政府设立的政府事务中心为典型的集成模块化办公室，突出了其集成，低消耗和高效的优势。

集成模块化管理的优点是减少内部消耗，提高效率并改善组织形象。在日常工作中，办公室工作人员应积极考虑优化业务流程和方法，整合简单高效的业务流程，并增强自己的能力，同时加深对工作的理解，改善办公室工作的外部形象和感知。

（二）管理工作法制化规范化

使管理工作合法化，依法规范和规范管理工作的所有活动和环节，并使管理工作的技术方法、协调方法、行为方法、步骤和程序合法化。

在办公室管理合法化，规范化的过程中，应注意以下几点：第一，必须加强流程审批管理。通过促进简化的行政管理和权力下放，权力和职责清单清晰明了，工作流程的批准和管理得到加强和标准化;第二，必须加强计划管理，转变观念，设计科学合理的程序;第三，应充分参与专家论证，风险评估，合法性审查和集体讨论重大决定的法定程序，以确保重大决策程序合法、公开、明确。