探析融入科技档案工作的科技情报工作发展

2020-03-12张梦琪

科技视界 2020年29期

关键词：科技情报情报工作情报

李莹何鑫张梦琪

（宜昌市科学技术情报研究所，湖北宜昌 443000）

0 引言

国内的情报工作由原本的翻译传递转化成如今的信息服务，而相应的档案属于一项显性信息的主要来源，对情报工作的发展具有实际价值，并强化档案信息的利用效率。借此满足当下对科技情报的需求，同时也有助于解决档案工作的管理服务需要。

1 科技情报工作

1.1 情报的定义

对于情报的界定还未有明确的标准，但该项工作也具有共同的特性。其一，知识性。在社会运行过程中，借助多项传播方式，如网络、电视、杂志等，不分时间地点地获取大量的数据内容，该种数据信息中便包含人们需要的内容。其二，传递性。传递的过程是将知识转变为情报的过程，属于一个动态的环节。每个人都会拥有不同的知识，通过沟通让他人感知，由此仅能将其定义为知识，而不是情报。情报的该种特性需要借助其他途径实现[1]。

1.2 开展科技情报工作的意义

在科学信息技术日趋先进完善的当下，社会经济各领域行业对于情报数据的需求愈加迫切。科技是实现发展的基石，在行业竞争中，在其他方面相差无几的情况下，科技水平更高的一方能够抢占发展先机。近年来，计算机网络技术的发展，为情报收集工作提供更有效的途径，相应的处理、储存以及提供等数据服务都展现出良好的发展前景，促使该项工作在各领域追求发展的过程中，地位大幅度提高。经济发展伴随着知识的进步，该项工作已经逐渐成为当今社会进步的主要推动力之一。

近几年，科技知识的升级、传递、应用等都呈现出前所未有的态势。若想在大量繁杂的数据信息中快速获取到所需的内容，需对数据进行加工、整合以及开发操作，并借助当前先进的科技提高情报服务的及时性、准确度以及效益性。新时期，为追求全面发展，对于信息结构以及相关的从业人员的需求量和专业水平都有所提升，并期望其能够给自己带来帮助。因此，在该时代背景下，需要研究的并不是相关机构是否有存在的必要，而是此类机构如何适应当前的时代要求，如何提升管理以及开发的水平。

2 科技情报工作融入科技档案工作的必要性、可行性与作用

2.1 必要性

该项工作为满足时代需要，应在原本资源以及开展形式的基础上实施合理的拓展创新。科技档案是日常研发项目运行期间形成的各项记录，其中包括运行项目的命题、申报以及研发过程中的各个步骤等信息都应记录在案。由此，借助查阅相关的档案资料，便可掌握该科技项目的研发进展与情报需要现状，有利于将该项工作完整地融入到科技档案中，以及时为科研提供情报数据，形成较为稳定的应用群体，为科研活动开展提供基础保障。另外，将该项工作嵌入档案工作中，可以将科技数据信息及时归档，以实现系统化的科技信息管理。

2.2 可行性

书籍、情报以及档案在本质上无明显的差异，都是进行信息保存、传达，仅在内容、容量等指标上有所不同，档案强调信息的纵向传达，但情报注重横向传播。但书籍、情报以及档案，在管理运行过程中，都需对收集到的数据内容实施整合处理，确保能够及时准确找到对应的科技信息，三者都是信息服务领域，其服务性的特点是实现发展的基本。当前科技技术的运用提高材料的数字化程度，切实打破实体的限制，为数据信息运用以及服务提供基础保障。

2.3 积极作用

国内的档案管理“重藏轻用”使大量的数据信息难以发挥其原本的价值，而该项工作的融入，有助于提高科技档案信息的开发程度。就工作者而言，档案管理者往往不具有专业知识，但情报工作者则拥有一定的专业水平，可以提高科技数据信息的利用效率。此外，由于部分档案的保密级别较高，导致部分信息无法获取或申请手续较为繁杂，而该项工作的运用，能够合理缩短获取档案信息的应用程序。情报工作者将有效提取档案中利用价值更高的数据，并将处理后的数据提供给需要的人，由此提高科技档案数据的利用效率。

3 科技情报工作融入科技档案工作的措施

3.1 信息管理环节

3.1.1 知识积累

知识积累是科技信息的采集，是最基本的工作。在此环节中，应整合有价值的数据信息，要求归档内容能够完整阐述相关研究项目的实际情况。同时，还需发掘其中所蕴含隐性信息并加以运用。而此也正是情报工作开展的长处。对此，情报工作者可将获取的数据信息补充到相应的档案中，以提高档案管理该环节的有效性。此外，情报人员借助该活动掌握该科研机构项目开展的进度及相应的资料需要，由此提高情报工作开展的明确性。

3.1.2 知识组织

知识组织由档案管理而来，根据既定的分类以及组织方式，整合档案信息，无需考量档案的现实特点，仅是针对信息内容本身实施整合分类，围绕信息使用者的需求开展工作。同时，对信息之间的内在关系加以描述，提高档案内容的系统性。在此环节中，要求工作人员能够合理进行知识组织，而档案管理者往往缺少该方面的能力，但情报工作者却可以补充。其可以借助自身拥有的专业知识和对该科研项目有关内容的掌握，从信息需求者角度分析，对资料实施整合处理，有助于提高档案管理的有效性[2]。

3.1.3 知识评价

该环节是对档案的数据信息实施鉴定，评价信息本身，判断其实际价值。评价指标包括常规的归档及参考价值等多项价值。该环节的鉴定强调保管价值等，但评价指标则注重信息本身及应用价值等，注重信息使用者的需要。由此，情报工作的融入，能够从情报信息本身实施档案评价，得出的评价结果更为符合市场需要，有助于实现信息的创新发展。

3.1.4 知识发现及开发

此环节是知识管理观念在档案管理工作的创新发展。以档案数据内容为前提，借助有效的信息挖掘方式实施研究，以找出其中更具有价值的数据。而“开发”是将隐性内容转变成显性内容的过程，促使二者有效结合，最终目的是实现科技知识的创新发展。该环节开展期间通常需要借助情报分析手段，由此可得，情报工作的融入有助于提高知识发现以及开发的效率和价值。

3.1.5 知识服务

常规的档案服务是以信息实体资料为载体，而现今的知识服务是围绕知识使用者展开的，为其提供参考依据。该环节可以为信息使用者提供差异化的信息服务帮助，是该项工作联系信息使用者的纽带，实现档案信息价值的最大化。围绕用户展开的服务工作，若可以让情报工作者完成，能够提高该项服务工作的效果。主要原因在于情报工作本身便是围绕信息使用者展开的，并为其提供处理当前困境的参考材料。另外，情报工作者相较于档案管理工作人员而言，对于相关的科研项目以及信息使用者的需要更加清楚，因此，可以提高档案信息的利用价值，强化科技知识的服务质量。