新时期如何做好人事档案管理工作

宫春明

摘 要：事业单位是国家重要的职能机构，事业单位人事档案管理是事业单位日常工作中重要的组成部分。事业单位人事档案管理工作，需要从实际出发，积极有效地探索新模式、新途径，以便使事业单位人事档案管理，能够始终与社会发展需求相一致。本文主要针对新时期如何做好人事档案管理工作进行分析和讨论。

关键词：事业单位;人事档案管理

一、人事档案管理的重要性

新时期，信息是一项重要的社会资源，具有十分重要的社会价值，通过对信息的收集利用，建立起强大的信息帝国，促进社会更加文明发达。人事档案的重要性主要体现在两个方面：一个是对个体的重要性，另一个是对事业单位的重要性。

首先，人事档案对个体的重要性。通过人事档案可以帮助个人办理社会保险，获取更多的社会保障，改善个人的生活状况;能够帮助提供婚姻状况的证明以及资产证明，证明个人的社会身份，保证自身的社会安全;另外人事档案可以帮助个人进行护照或港澳通行证的办理，在事业单位招聘中人事档案是重要的政审工具。

其次，对事业单位的重要性。人事档案对事业单位来说更为重要，他能够帮助事业单位选拔最优秀、最合适的人才，能够帮助员工进行职称的申请，可以根据人事档案的记载中推算出员工的退休年龄，为员工代缴养老保险以及其它的社会保险，还是企事业单位进行评优选先、提干、调动工薪待遇的重要依据，帮助出具各类证明材料。

二、事业单位人事档案管理工作存在的问题

1、事业单位人事档案管理跟不上人事改革的步伐

《干部档案工作条例》是进行事业单位人事档案管理的政策依据。目前，事业单位人员的人事档案主要由单位及上级主管单位进行管理。但随着事业单位人事制度改革的深入，事业单位实行岗位聘用制，公开招考、岗位竞聘等过程中形成的考察性材料及相应的聘用合同未能及时整理、按类归档。此外，事业人员流动变得日益频繁，但人事档案未能及时通过保密渠道转递，有的人事档案擅自交由本人自带转递。接收档案时档案员不能及时清查档案是否齐全，极易造成档案材料不全或丢失等严重后果。

2、事业单位人事档案材料审核力度不够

因长期以来对事业单位干部人事档案的管理欠规范有序，致使事业单位人事档案管理存在着不少问题：一是档案材料不齐全。部分档案中反映干部基本情况的个人履历、工资材料、年度考核、学历证明等材料多有缺漏。二是内容记载不准确。有的干部在填写自己的“三龄两历”时过于随意，出生日期、工作时间等在材料填写中存在前后不一的现象，增加了后期甄别的难度。三是材料填写不规范。有的干部填写的材料，或是有遗漏，或是少照片，或是缺公章，造成材料准确性和权威性降低。

3、事业单位人事档案管理信息化建设严重滞后

当前，虽然部分事业单位已经将人事档案管理系统构建起来，但因为对人事档案管理系统缺乏系统性认识和了解，从而导致很多系统只是简单地对职工信息进行了记录和统计，而并没有对职工的生活、工作等信息进行记录，使档案信息化效果受到极大影响。同时，有个别事业单位因为领导不重视、经费不充足等原因，在促进人事档案管理信息化工作开展方面力度不够，仍采用传统的手工操作。这样不仅档案管理和保存难度加大，同时也对人事档案管理工作效率造成极大影响。

三、新时期如何做好人事档案管理工作

1、健全人事档案管理制度

制度是做好工作的前提和保障，人事档案的性质决定了档案管理工作是一项琐碎繁杂、非常严肃的工作。因此必须结合人事档案管理工作的实际和社会现实需要，进一步建立和健全各项档案管理制度，严格按照人事档案管理工作的各项规章制度来办事，使档案管理工作有规可循、有章可依。人事档案管理工作中，对于不适应新形势、新情况、新任务的规章制度，必须要进行改革，及时建立新的、更为科学合理的人事档案管理制度，使得人事档案工作更加制度化、规范化。

2、注重人事档案材料收集

收集人事档案材料是人事档案工作的基础，随着政治经济体制改革的不断深化，干部制度的改革、考察、考核、学历、各种培训、聘任、专业技术晋升等需要入档的材料不断增多，给人事档案材料的收集带来了新的要求。档案管理人员必须及时收集与档案有关的各种材料，认真整理，细致鉴别，做到取之有据。对不符合归档要求的材料要及时进行处理，手续不全的材料要退回形成材料的部门进行补办，确保材料齐全完整、手续完备，保证人事档案的权威性、准确性和真实性。

3、加强人事档案的分类保管

事业单位中的人事档案管理属于非常复杂的一项工作，人事档案的保管与分类是档案管理过程中比较关键性的一项内容。如人事档案保管不合理，长期下去便会丢失和损坏很多非常重要的人事档案。所以人事档案的管理人员一定要结合人事档案部门与内容，来对人事档案进行类别的区分和存储管理。在此情况下，一定要在人事档案部门当中制定科学高效的人事档案存储制度，并同时严格要求人事档案管理人员依据制度来开展工作，对于人事档案材料实施分类及存储。

此外，还需特别注意，纸质形式的人事档案资料较易受到损坏。所以人事档案管理人员在实施查找分类的时候，一定要采取相应的保护对策，以避免纸质形式的人事档案资料受到损坏。归根结底，就是一定要对人事档案管理各环节工作严格注意，同时还需人事档案管理的工作人员结合具体要求来实施人事档案管理操作。

4、采用先进技术管理工作

信息化技术属于事业单位人事档案管理工作的主要发展方向，结合事业单位的发展战略来看，需广泛应用计算机与信息化技术来开展人事档案管理工作。通过使用计算机来存储人事档案及传输人事档案资料会比较便利，如个人情况、照片、科学成果、专利证书等，这些重要的信息都能够利用计算机技术来实现，同时还可防止人事档案资料的损坏或是丢失。

信息化技术同样也能够让人事档案管理工作更加方便，如可使用软件来对某人的人事档案或是相关资料进行查找和翻阅。因此，事业单位需广泛应用先进的现代化技术来实施事业单位的人事档案管理工作，由此使事业单位能够获得更加良好的发展。

结束语

人事档案管理工作是一项复杂而艰巨的工程，随着人员管理制度的不断改革和完善，人事档案管理工作必须要做到适应新形势的要求，做到科学、规范、与时俱进。这就要求从事相关工作的人员从观念上转变，从制度上做到更新，从管理上做到完善，采取有效的措施，不断改进，只有这样，才能使人事档案更好的为人事工作服务，为当前的社会主义现代化建设服务。

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