办公室文秘工作水平的提升策略初探

潘玉婷

摘 要：在办公室的日常工作中，文秘发挥着重要的作用，办公室文秘的工作任务是最繁重、最核心的。因此，相关部门应该重视办公室文秘工作，保证其有较高的工作质量和水平。办公室文秘工作者要做到工作认真负责，加强工作责任感，把学到的专业知识更加恰当地在工作中使用。本文就办公室文秘工作中存在的问题、办公室文秘工作者要注意提高自身的专业素质以及提高办公室文秘工作质量和水平的策略，这三个方面对文秘工作的质量和水平的提高进行了深入的探讨。

关键词：办公室文秘;工作质量和水平;办公效率

引言

隨着社会经济的发展，国有企业迎来了较好地发展契机，办公室文秘涉及企业的日常经营活动、业务来往，因此对企业的未来发展方向起有着重要影响。由于办公室文秘工作人员每天接触到的业务数量较多，因此文秘工作人员必须有非常强的动手能力，熟悉业务流程，遇事能随机应变，并且能在第一时间内将各种信息传达到企业里的各个部门。

1突出把握政治性，坚持从讲政治的高度去思考

习近平总书记指出：“坚持党的领导、加强党的建设，是我国国有企业的光荣传统，是国有企业的“根”和“魂”，是我国国有企业的独特优势。”国有企业是中国特色社会主义的重要物质基础和政治基础，是我们党执政兴国的重要支柱和依靠力量。习总书记的讲话，指明国有企业具有鲜明的政治属性。因此，国有企业办公室文秘人员在文稿撰写时，必须坚定政治立场，从讲政治的高度去思考，才能确保写出高质量的文稿。一是必须坚持以习近平新时代中国特色社会主义思想为指导。习近平新时代中国特色社会主义思想，是马克思主义中国化最新成果，是中国特色社会主义理论体系的重要组成部分，是全党全国人民为实现中华民族伟大复兴而奋斗的行动指南。只有以习近平新时代中国特色社会主义思想为指导，并结合企业的实际撰写出来的文稿，才能成为站位高远、观点鲜明的好文稿。二是必须体现党对国有企业的领导这一重大政治原则。习近平总书记指出：坚持党对国有企业的领导是重大政治原则，必须一以贯之。国有企业是党的执政基础，只有坚持这一重大政治原则，发挥国有企业党委（党组）的领导作用，把方向、管大局、保落实，才能使党的执政基础稳如泰山、牢不可破。把握好这一重大政治原则，是办公室文秘人员起草好文稿的重要前提。三是必须增强“四个意识”、做到“两个维护”。国有企业是党和国家最可信赖的依靠力量，是坚决贯彻执行党中央决策部署，推动落实“四个全面”战略布局，壮大综合国力、促进经济社会发展的重要力量。办公室文秘人员只有切实增强政治意识、大局意识、核心意识、看齐意识，坚决维护习近平总书记党中央的核心、全党的核心地位，坚决维护党中央权威和集中统一领导，才能在文稿起草中做到思想纯正、态度端正，写出高质量文稿。

2文秘工作人员应找准工作重点，统筹规划工作内容

文秘人员的工作内容便是传达领导信息，工作人员若想提高工作效率，应当遵循企业规范，抓住工作技巧。办公室文秘工作人员的工作内容较多，一个优秀的文秘工作人员应能分清工作主次，按照重要程度罗列事项的先后顺序，既有条理、又高效地完成工作内容。国有企业的内部会议都是以工作人员宝贵的时间为基础。由于会议会涉及许多内容，因此文秘人员在会议开始之前要将重点全部罗列出来。例如文秘人员要熟知会议流程、明确会议目的、严格把控会议时间，将这几个重点全部明确后才能最大化会议效果。

3勤于办事的执行能力

其一，要“眼中有活儿”，即工作要超前想，主动做，而不是等着领导催促才去办理，等着问题出现才去解决。办公室工作内容多而杂，文秘人员不可能只是做好“案头工作”就行，其它具体的事务性工作也要多经历，多面对，这对个人综合素质的提高有很大帮助。在办事的过程中，要具匠心，善沟通，会协调。其二，要“会办事”。“要严格遵循重大问题按原则办、日常工作按制度办、综合工作按分工办、请示报告按程序办的基本办事规则，坚持原则性与灵活性相统一，认真把份内的工作、领导交办的任务完成好。”要有能力把容易的事办好，把困难的事办成，逐步提升自身处理多方复杂关系的公关能力。其三，要“及时报”。“报”意在沟通和协调。这其中既包括及时上报领导工作进展、存在问题、下步筹划，又包含及时下达部门，传达指令，具体问题具体分析。

4增加文秘工作者的数量

文秘工作者的数量少是企业和政府机构文秘工作进展缓慢的主要原因。人员太少，工作量太多，形成了巨大的失衡，文秘工作就无法正常进行。这就导致了很多办公室文秘的工作每天都完成不了，工作任务堆积如山。让大部分文秘工作者都望而却步，感到巨大的压力。但是文秘工作的人员数量增加的数量不要太多，因为人员太多，工作者的工作效率就会降低，这样就难以发挥每个人的自身能力。因此，文秘工作者要增加到合适的数量，以更好、更有效率地开展工作。

5会议管理能力

①制定完善的会议管理制度。从企业全局出发，会议管理制度建立是保证所有会议有序开展的前提。②对于文秘人员来说，处理好会议全程的工作是重点。会前要做好充分地准备，清楚本次会议的议题，领会领导意图。做好会前的基础工作，例如会议资料的准备等。如遇重大会议，文秘人员还要负责工作动员，对每一个细节、每一个程序考虑周到。③会议管理是一项系统性工作，涉及的部门较多，所以要求文秘人员要有较强的统筹协调能力。文秘人员要做好精密的会议计划，从接待、材料、新闻报道、会议纪要等方面都要有严谨的计划和细节，只有这样才能做好会议工作。

6突出把握针对性，坚持从问题导向上去着眼

一是目的要明确。撰写一份文稿，文秘人员首先要弄清楚文稿做何使用，达到什么目的，需要突出表达的内容是什么，哪些问题需要避而不谈？然后再进行构思动笔。二是站位要准确。文秘人员撰写的文稿，要站高看远，站在“讲述人”的角度去定位和思考，不能局限在文秘人员自身的范围来起草。一般文秘人员起草的文稿，都是要通过企业领导“讲出来”，或者以企业的名义“传出去”，因此必须要站在“讲述人”的角度或企业的高度来表达。三是意图要精确。文秘人员在撰写文稿时，除清楚目的、搞准站位外，领会领导意图也十分关键，这是突出把握针对性的重点。以撰写向上级领导汇报工作的文稿为例，首先要弄清楚“汇报人”想“讲什么”？其次要弄清楚上级领导想“听什么”？但最终要以“汇报人”想“讲什么”为主来撰写，故听取“汇报人”的想法，领会“汇报人”的意图十分重要。否则，难以撰写出让领导满意的文稿。

结语

综上所述，国有企业办公室文秘工作虽然内容复杂，但其工作职能在整个企业中都非常重要。作为连接上下级之间的枢纽，办公室文秘工作质量与工作水平会直接关系到企业的未来发展规划，因此文秘工作人员应当适当优化工作方式，协调好各项内容，提高文秘工作的条理性。

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