浅析新时代人事档案数字化管理

尹辉

摘 要：现阶段，随着科技的快速发展，计算机网络已经应用于各个行业中，人事管理工作对计算机网络的需求也在不断提升。在大数据的环境背景下，数字化建设可以提高人事档案管理效率，并维护好信息档案的安全性。但是数字化建设还存在一定的问题，影响了人事档案数字化管理水平。

关键词：新时代;人事档案;数字化管理

引言：近年来，随着科学技术不断发展，数字化时代的到来，数字经济体现在社会生活的各个方面，我国进入了一个高速发展的信息化时代。人事档案数字化就是科学技术在管理中的具体体现。人事档案数字化管理方式经过不断更新、发展、完善，给管理者带来了很大的便利，但同时仍然存在较多弊端，本文将针对新时代发展过程中人事档案数字化管理工作进行分析和总结。

1人事档案数字化管理的重要性

1.1实施人事档案数字化管理，不仅规范了人事档案管理，而且保证了信息的完整性、共享性、时效性，大大方便了查找及利用

传统纸质人事档案的利用必须进行人工翻找，费时费力，效率较低。实施人事档案数字化管理，将纸介质人事信息进行电子化处理，保存到信息数据库系统，具有存储、管理、共享等功能，还可以减少文件库房占地，节省保管设备和人员方面开支，又方便统计和进行远程查询。我们可以利用计算机或者手机等电子设备，登录特定系统进行在线查阅，通过搜索引擎帮助我们快速查到相应的信息。在人事变动较大时，很多信息的处理和录入使用数字化管理也非常便利。

1.2人事档案数字化管理对于企业发展非常重要

人事档案记录着一个人的经历、能力以及品质等多方面信息，是干部人事工作重要的参考依据。人事档案数字化管理对企业人事部管理和企业发展非常有利，人事部门可以根据数字信息综合分析，合理分配人才，让企业内部人才配置更加科学合理，从而提升企业的工作效率。

2人事档案数字化过程中存在的问题

2.1软件和硬件设施不够完善

我国采用人事档案数字化管理时间较短，很多管理经验不足，并且在人事档案的运用中还延续着过去的许多管理方式和方法。比如，我国不同地区存在着差异，很多输入方法有所不同，对于计算机的硬件的配置也有所差异，导致人事档案文件的存储规格不同。不同地区之间，对于人事档案的读取的通用性存在差异。很多地区科技发展比较缓慢，计算机配置低，根本无法发挥出档案数字化的功能和优势。在软件方面，因为对于人事档案数字化工作没有形成统一的管理模式，不同地区的人事档案不能相互转换、使用，从而给人事管理工作带来了很多不便。同时，人事档案信息数据库的质量和利用率较低，数字化管理的诸多优势还未得到充分开发和利用。

2.2信息安全存在隐患

人事档案数字化管理后，人事档案的调阅、复制和管理等得到了较大的便利，但数字化后的人事档案在存储与保管等方面还存在较大的安全隐患。主要为：第一，档案管理人员在对档案进行操作时，可能会存在操作失误，造成档案无意识地被删减或更改等，而存储设备没有对原档案进行备份，进而造成信息丢失和失真。第二，互联网信息技术存在一个较大的隐患则为网络病毒与网络黑客，这些病毒和黑客对于保密性极高的人事档案而言无疑是天敌，一旦保密要求极高的人事档案信息受到窃取和泄露，则会给档案当事人造成无法弥补的损失。

2.3档案管理人员专业技术有待提升

目前，企业内部对人事档案数字化管理工作的重视程度不断提升，但档案管理人员素质和能力还跟不上新形势、新任务的需要，缺乏数字化管理方面的专业技能，数字化管理能力相对较差，直接影响了企业人事档案管理效率。

3新时代人事档案数字化管理对策

3.1加强软硬件设施建设

人事档案数字化管理工作的推进及完善离不开软件和硬件设施的建设。因此，对于档案管理部门的数字化建设经费应列入部门预算当中，通过资金上的支持保證档案管理部门在技术上的需要，通过先进的管理设备保证人事档案的妥善保管。根据《档案法》《人事档案管理制度》《干部人事档案数字化技术规范》等相关规定，建立符合新时代人事档案数字化管理需要的数据库，建好人事档案管理信息平台，做好人事档案数字化的利用、档案的转接以及档案的保密工作。并且加强对于档案管理工作人员的培训，加强人才引进和管理，从硬件设施到软件配置为人事档案数字化管理奠定良好基础。

3.2加强人事档案数字化管理安全性

数字化人事档案的安全性主要依靠对计算机信息系统和存储硬件设备的安全性进行多方面加强来保障。首先，档案管理部门应清晰地分清人事档案的保密级数，对保密级数较高的人事档案应加强安全保管系数，加强病毒查杀软件、应用软件、联网设备、防火墙等计算机系统保护程序的安装与监管，定期对于数据库中所有的数据进行备份。其次，加强对人事档案保管人员的安全性教育。对保密级数较低或完全公开的人事档案信息，档案保管人员也应该严格按照单位制定的人事档案管理、调阅等程序进行处理。再次，完善人事档案责任落实制度。增强档案管理人员的责任和安全意识。

3.3提升档案管理人员自身素质

企业应应加大人事档案管理人员培训力度，进一步更新管理人员理念，提高管理专业技能。同时，建立较为完善的数字化管理培训体系，明确数字化管理教育培训内容，根据不同人员，制定科学合理的培训计划，提高培训的质量和效果。人事档案管理人员在实际工作中，应加强对电子设备在具体应用过程中的操作技巧学习，促使自身基础能力得到进一步提升，更好的胜任相应的工作。同时，不断加强数字化专业方面的知识学习，学以致用，解决一些管理中的问题和难点，为人事档案数字化管理出谋划策、贡献力量。

结语：人事档案管理是人事管理中不可缺少的一部分，在信息化时代背景下，建立数字化人事档案体系，采取更加统一的管理标准，对人事档案管理流程进行规范，形成全生命周期内的闭环管理体系，有利于提升人事档案管理整体效率与质量，对人事管理工作意义重大，是加强人事档案管理改革的必由之路。具体实施中，必须加强软硬件设施建设，转变思想观念，提高人事档案管理人员的素质水平，同时注重保护人事档案信息安全性、精准性，实现人事档案保管服务型到主动服务型的转变，提升人事档案管理工作现代化水平。

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