信息技术在事业单位档案管理中的应用

摘要：信息技术在事业单位档案管理中的应用效果显著，已经得到了社会的广泛关注。本文将围绕信息技术在事业单位档案管理中的应用意义进行阐述，详细的分析其具体的应用方式，旨在为日后研究应用工作的顺利进行奠定基础。

关键词：信息技术;事业单位;档案管理;云存储和备份

前言：

信息技术在事业单位中档案管理中的应用意义较为突出，但是在实际操作环节中仍然存在一些显著的问题。需要充分根据当前档案管理工作的实际情况注重提升工作人员的计算信息技术应用水平，认识到其具体应用的重要性，使之适应当前事业单位发展的实际需要。

一、信息技术在事业单位档案管理中的应用意义

将信息技术应用在事业单位档案管理中可以提升整体管理效率，是对传统档案管理工作的更新与完善，并逐步朝着电子档案管理的方向发展，有助于实现档案管信息的集中化管理。在此环节中，借助信息技术的优势对档案资源进行处理与筛选，准确的对其进行归类，与计算机信息系统相结合，将有效的档案数据进行自动化的分类，并设置不同的专题栏目，在搜索栏中可以准确的筛选出所需要的档案信息，有助于减少人为操作的误差。其信息技术以其共享功能的优势可以加强事业单位各个部门之间的沟通与协作，将档案数据信息通过计算机技术的方式进行传播，有助于提升事业单位的整体工作效率，节约人力资源的消耗，减少运行管理成本。同时，还可以优化事业单位的结构，事业单位规模逐渐扩大，人员数量也呈现上升的趋势，在对档案进行管理时，如果使用传统的档案管理方式将会造成更大的成本，部分事业单位的档案管理人员由别的部门临时借调进行管理，对相关档案管理的专业知识掌握不透彻，而借助信息技术的优势可以减轻工作人员的工作压力，全身心的投入到各自的岗位中，有助于提升档案管理效率[1]。

二、信息技术在事业单位档案管理中的应用方式

（一）云储存和备份的应用

信息技术在事业单位档案管理中的被广泛应用，主要借助信息技术中的云储存和备份功能开展工作，并始终坚持循序渐进的原则。第一，在进行档案管理的过程中，与计算机系统相连接，将事业单位的档案信息准确的输入单位管理系统中，为了减轻工作压力，可以通过扫描的方式进行，有助于提升档案信息的准确性，并搜索云终端设备，将档案信息进行储存。第二，部分地区事业单位在档案管理的过程中，长期受到传统管理理念的影响，管理方式单一，采用纸质版的档案进行管理，而将信息技术应用其中时，可以保证档案管理朝着数字化的方向发展，将纸质版的档案转化为数字版，为了防止档案信息的丢失，借助信息技术中的云备份功能进行及时的备份，方便了管理人员对其进行集中管理。第三，云储存与云备份功能在事业单位档案管理中的优势较为显著，将具体的档案信息展示在管理人员的面前，并将整理好的档案信息进行整合，将需要保存的信息输入到云端设备中，添加密码保护，相关的工作人员需要登录密码以及用户名的方式才能访问，一定程度上可以有效的避免出现档案信息泄露的问题。

（二）计算机程序进行管理

随着现代化科学信息技术的不断发展，计算机程序逐渐完善，并在事业单位档案管理中发挥作用，有助于提升档案管理效率。第一，事业单位要始终坚持引进来与走出去相结合的原则，积极借鉴优秀单位档案管理专业程序，取其精华，去其糟粕，应用在本单位的档案管理中，构建完善的档案信息管理程序，并对档案信息进行实时的监测，针对其档案管理环节中存在的问题进行及时的调整，保证程序设计的有效性。第二，事业单位由于人事调动或是其它工作的需要，会用到工作人员的档案信息，在此环节中，借助计算机专业程序的方式有针对性的调取需要的档案信息，为工作人员减轻了工作压力，减少人力资源的消耗，可以有效的避免在工作中存在的误差。第三，在档案管理环节中，对管理人员的计算机应用水平要求较高，为此，在实际操作的前期阶段，要对计算机程序进行优化，并做好前期的培训工作，引导相关的管理人员掌握计算机相关硬件以及软件的使用方式，熟悉计算机操作流程，并在实际的操作环节中严格按照流程开展工作，有助于从整体上提升事业单位档案管理质量[2]。

（三）有效实现共享管理

随着“互联网+”时代的逐渐到来，为计算机技术在事业单位档案管理中的应用提供了技术支撑，以此顺应当前社会发展的实际需要。第一，云技术已经广泛的应用在社会的各个领域，并在实际的应用过程中获得了认可，在事业单位中的档案管理工作也是如此，当前的手机以及电脑终端设备发展较为健全，在云终端的传輸入口中可以将档案信息进行实时的传输，有助于提升档案管理水平。第二，云共享功能在事业单位档案管理中将发挥优势，借助信息技术的方式，将档案管理工作进行集中管理，利用云管理的作用提升档案信息的共享程度，并注重加强部门之间的交流于合作，使之符合当前“互联网+”时代下档案管理工作发展的实际情况。第三，档案管理的互联网理念逐渐渗透，部门之间可以根据自身的需要按照规定对其档案进行下载，并将关键的档案信息进行上传，做好档案信息管理系统的维护工作，及时消除安全隐患为，为事业单位档案管理营造安全的氛围，防止出现信息泄露的问题。构建档案信息网，根据档案管理工作的实际情况构建完善的信息沟通机制，并对档案信息管理流程进行优化，保证档案信息准确的传输，并为档案管理工作的进行提供安全保障。

结论：

信息技术在事业单位档案管理中的应用方式具有多样性，主要借助信息技术中的云储存和备份有效的实现数据信息的共享。建立健全完善的监督运行保障机制，针对在实际监督运行中存在的问题进行及时的纠正，有助于提升档案管理效率，保证事业单位平稳运行。

参考文献：

[1]于海腾.信息技术在事业单位档案管理中的应用[J/OL].电子技术与软件工程，2019 （23）：251-252.

[2]徐维欣.大数据背景下事业单位档案管理工作的分析[J].中外企业家，2019 （36）：107.

作者简介：金国辉（1987.4.7）男，民族：满，籍贯：吉林洮南，学历：本科，职称：馆员（档案管理），研究方向：档案管理。