谈信息化时代下人力资源和社会保障局档案管理

杨丽君

摘要：近年来，随着我国科技水平的不断提高，信息化时代已经来临，信息化管理走进社会中的各行各业，合理有效地利用信息化手段不仅可以有效地提高工作的效率，也是与时俱进的重要觉悟体现。在我国的人力资源和社会保障局，掌管着当地居民的档案以及各种重要的人事信息，档案对一个人的影响是非常重要的，一个人无论是上学还是选择就业，档案就像我们的影子一样，是对我们最真实的投射。对于掌管公民档案的人力资源与社会保障局来说，如何在新的时代背景下，合理的运用信息化手段来进行工作管理，是一个需要深入思考也是一个亟须解决的问题。相应时代背景的潮流，运用信息化手段来管理档案，设计促进工作效率的重要手段。

关键词：信息化时代;人力资源与社会保障局;档案管理

引言：

人力资源与社会保障局的工作繁多，担负着重要的人员档案管理职责，档案管理不仅工作数量巨大，还不能出现任何差错，如何对档案管理有遗漏或者是信息错误等等失误，引发的严重后果可想而知。随着信息化时代的不断深入，人力资源与社会保障局的各级工作人员应该紧紧抓住时代的机遇，利用便捷有效的信息化手段来为工作服务，不断加升工作的信息化建设和档案管理信息化模式，一方面可以加快工作的时间，避免不必要的时间浪费，另一方面也可以有效保证工作质量，确保档案管理工作的零失误，展现国家对人民利益的看重展现国家公职部门的严谨作风。

一、目前人力资源与社会保障局档案管理中存在的问题

（一）管理制度的不完善

人力资源与社会保障局掌握的档案繁多，数量庞大，并且涉及面很广泛，在传统的管理体制下，档案管理制度并不完善、分管档案部门总多，工作量巨大，这些都限制了管理制度的实施，缺乏完善的管理制度，各部门之前由于信息的沟通不及时，很难在短时间内达到高度契合的工作信息對接。在传统的管理模式下，人力资源与社会保障局各个部门之前的工作量巨大，而且也不能确保零失误的结果，并且由于管理模式不完善，同时也会出现人员信息遗漏等重大工作失误。

（二）工作人员的专业素养程度不高

在传统的工作管理制度下，单位并没有对员工计算机技术的要求，没有过多重视对信息技术的掌握，各级部门人员仍旧依托着传统的工作措施，而且由于时间的局限性，对工作人员的要求是对档案进行简单的归类统计，专业出身的员工占少数，并且由于单位对于新鲜力量的输入过少，很多员工是年龄偏大，对现代的科学技术掌握显得有些力不从心 这些都导致了档案管理工作的低效率与时间高消耗。

二、促进人力资源与社会保障局档案管理工作效率的有效途径

（一）建立健全的管理体制

只有完善的档案管理体制才能够促进档案管理工作的有效进行，人力资源与社会保障局应该牢牢抓住信息化建设，建立上下一致的管理系统，确保各级人员各个部门之间信息的有效衔接与沟通，信息化时代是资源共享的时代，对于人员信息的收集、整理、总结、归类工作都可以依托信息化手段来建立一个完整的工作流程，建立健全的管理制度来保证工作的顺利开展与工作质量的不断提高。

（二）加强对档案管理人员信息技术的培训

由于长时间在传统的模式下工作，档案管理人员对高科技高信息化手段还处于一个相对陌生的状态，为了紧跟时代发展的趋势、为了档案管理工作的信息化科学化，人力资源雨社会保障局一定要加强对工作人员信息化手段掌握的重视程度，组织有效的培训档案管理工作人员掌握信息化手段，加强其对信息管理平台的了解，让信息化手段有效的为档案管理工作人员的工作服务，避免时间的高消耗低效率。

（三）积极应用相关信息化管理软件

为了确保档案管理工作能够更高效，基于信息化时代下应该要善用信息时代的产物，比如可以积极构建或引进信息化档案管理系统。而在引进该系统后，则要注重如下工作的开展：第一，将纸质档案向数字化、信息化目标进行转变，比如对于一些人事档案和文书档案，应将其的信息内容录入至信息化档案管理系统当中，这样后期无论是查询还是管理档案都可以带来一定的益处。第二，为了使该信息化管理软件能够发挥其的效用，在日常当中还应注重对其的维护，以此防止其系统出现问题后会造成档案信息丢失、泄露等问题。第三，在应用信息化档案管理系统时，要应注重对其的优化工作，比如当录入人事档案和文书档案时，要将其进行分门别类，即不同类型的档案应单独放在一个版块。第四，还应注重信息化档案管理系统的共享性，即要确保通过互联网途径能够有效的实现该系统内容信息的共享目标，以此确保相关工作人员基于登录该系统的前提下就能查阅其想要的信息内容。如此一来，不仅能够促进信息化管理软件价值作用的充分发挥，还能为档案管理工作带来更大的益处。

三、结束语

纵观全球社会，我国俨然已经成为信息化发展的重要区域，信息化时代的来临有效的提高了社会各界的工作进展情况，科技化不断的促进着社会的高度运行。在宏观的时代背景下，人力资源与社会保障局应该积极的参与其中，利用信息化手段为自身的工作提高有效的帮助，确保工作的高效率和科学化，传统的人工操作难免会遇到很多的问题，如档案的遗失或是缺漏，这些都是重大的工作失误，而信息化技术则可以有效地降低此类错误的发生，并且只有管理水平的不断提升才可以确保档案管理工作的不断发展。

参考文献：

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[2]刘晓卓.新形势下人力资源与社会保障局档案管理工作探讨[J].领导科学论坛，2015 （23）：12-13