市政工程施工档案管理存在的问题和对策研究

刘常林

（中国水利水电第七工程局有限公司第一分局，四川 眉山 620860）

市政工程施工档案的完整性与精确性对整个工程管理与规划有着重要影响，也是体现工程施工质量的重要表现形式，因此，加强对市政工程施工档案的管理至关重要。然而在实际管理过程中，由于市政工程档案管理机制不健全、档案管理意识淡薄、档案接收内容不全面等问题的存在，导致市政工程施工档案管理仍然存在一些问题和不足，不利于市政工程的全面发展。因而要对施工档案管理中存在的问题进行针对性的分析，找准问题症结所在，制定出相应的应对策略，为市政工程施工档案管理步入标准化、信息化、专业化发展轨道助力。

1 市政工程施工档案管理的重要性

随着城市建设进程的深入推进，完善城市功能的各项基础设施建设力度也在逐步加大，这些工程的规划与顺利开展需以现有的市政设施为基础，就是借助市政工程施工档案资料来为城市规划提供科学依据，因此，市政工程施工档案是城市规划编制与调整、市政设施维护维修的基础资料。市政工程施工档案包含的资料非常多，涉及城市建设的道路、给排水工程、电力管道、照明、燃气设施建设等项目施工全过程的文字、图片、影像资料等，这些档案的准确性和完整性与城市建设规划、市政工程管理维护等有直接关系。市政工程施工档案可以说是城市建设与发展的资源宝库，是各种隐蔽工程质量与后续管理的可靠依据，同时也是市政工程维修与应对突发事件的有力依据。因此，加强对市政工程施工档案的管理，可为城市的持续健康发展提供支持。

2 市政工程施工档案特点

市政工程档案包含工程准备阶段的各种文件、施工文件、监理文件、工程竣工验收文件，以及相关图纸、图片、图像等资料。其中不同的施工阶段所包含的档案内容各不相同，但都充分体现了该阶段的专业特点和建设内容，整个档案呈现出较强的专业性和综合性。一项市政工程的完成，从调研规划开始，直至工程竣工结束投入试运行，整个工程跨度时间较长，在工程施工周期内，所有与项目相关的各种文件、重要资料类型和数量都非常多，这些档案资料有以下三点特征。

（1）档案形成的成套性。市政工程的活动特点决定了其施工档案具有成套性的特点，市政工程活动的对象通常为一个独立的项目，表现该项目的文件是一系列的文件整体。该项目档案的形成、收集、管理，需要各施工参与主体协作完成，抓住市政工程施工档案成套性的特点，可为档案的科学管理、有效利用创造条件。

（2）管理的动态性。市政工程施工档案管理过程，会随着工程建设进展及时间推移而处于动态变化中。如工程建设前期若发生设计变更会使得相应的文件随之变化，施工期间若因质量问题发生整改，也需对相应的图纸进行完善。

（3）利用的重复性。由于市政工程是与城市建设和百姓生活息息相关的民心工程，具有较高的同比性和借鉴价值，使得市政工程施工档案利用频率相对较高，体现了其利用重复性的特点。

3 目前市政工程档案管理存在的主要问题

（1）档案不齐全，存档质量差。市政工程施工流程较为复杂，整个工程施工期间需要的文件资料数量较多，因此需要做好海量工程文件资料的管理，只有这样才能为工程的顺利进行及后续管理提供依据。然而在档案管理实践中，相关工作人员往往将工作重点放在实体工程的建设进度和质量上，忽视对工程建设细节的记录，从而导致工程施工档案资料的缺失，也就无法为工程后续管理工作提供全面的资料。有些规模较小的市政工程项目，甚至对基本的文件资料都没有进行收集和归档，导致市政工程施工档案严重残缺。另外，市政工程建设期间，相关文件资料收集归档不及时，以及工作人员规范管理意识差、标准操作程度低等问题的存在，都会引发档案丢失、破损等情况的发生，严重影响了市政工程施工档案的存档质量。

（2）市政工程施工档案资料缺少统一的标准。市政工程施工档案资料涉及的内容非常广，由于市政工程建设周期长、施工工序多而复杂，致使工程施工期间形成的档案数量多、种类多。因此，在进行存档保管时，其存档形式也非常丰富，既有单一的文字文件、资料，也有形式多样的图表、文字、图纸、声像和视频等多种形式的组合资料。这样多种形式的档案资料在存档管理时，具体哪种类型的档案采用哪种标准的存档形式实施管理并没有统一的规范可遵循。对于一些原始资料除竣工验收表格等少部分大资料文件具有行业标准化格式以外，其他档案资料在存档管理时通常较为杂乱，各种形式并存，存档资料格式、表格、图例等形式应有尽有。这种杂乱无章的管理形式增加了档案资料的收集和整理难度，影响了存档质量和效率。

（3）市政工程档案管理信息化程度低。信息技术、计算机等先进技术的发展进步，为市政工程施工档案实现信息化管理提供了助力。市政工程施工档案信息化管理必须建立在档案资料规范标准的基础上进行，只有这样才能不断提升档案资料的管理效率。而目前的市政工程施工档案管理标准化程度较低，虽然有些工作环节采用了信息化技术，但信息化技术的应用领域、范围都有待拓展。市政工程施工档案的归档、入库、查阅检索等工作的数字化和信息化技术应用力度明显不足，施工档案的很多管理步骤仍然沿用传统管理技术，使得档案管理资料管理流程繁琐，不利于资料的高效利用。

（4）档案管理员素质有待提高。档案管理人员专业技术薄弱，大部分工作人员没有经过专业知识培训就开始上岗工作，实际管理能力不足，服务意识差，工作缺乏主动性。同时由于档案管理工作本身就比较枯燥单一，在实际工作中，有些管理人员处于被动应付状态，往往容易出现工作疲倦症，影响了工作效率和工作质量。并且，由于档案管理人员专业技能的缺失，有时会出现归档手续不齐全，使得工程文件的法律效率降低，如签字不全、漏盖章现象，以及随意涂改等问题，这些都容易给后续档案的利用带来不利影响。

4 解决市政工程施工档案管理问题的有效对策

（1）提升存档质量，健全管理机制。为确保市政工程施工档案存档质量，要从工程建设初期开始，在每个不同的项目管理部门抽调专职档案管理人员组建专门的管理机构，建立健全档案管理制度，明确档案管理目标与档案管理职责，并要求市政工程施工档案管理工作随着工程建设进程的推进而同步进行，只有这样才能确保档案资料的完整与真实。档案管理人员要严格按照档案管理流程实施规范化管理，档案资料的收集、整理、审核、归档和移交等各环节需要多部门共同配合协作才能完成，如采购部门、监理部门、设计部门等必须参与其中，缺少任何一个部门都会影响档案资料的完整性。因此，在档案管理工作中，应对各职能部门的档案管理职责进行明确划分，不同部门的工作人员要加强沟通与协调，为提升档案管理水平而发挥作用。

（2）大力推进市政工程档案标准化改革工作。基于市政工程施工档案类型的多样化与管理复杂化特点，为提高其标准化管理水平，相关职能部门应根据档案资料类别出台相应的统一标准格式，明确哪种类型的资料依照什么样的标准实施管理，表格形式、图纸格式、电子文档等资料的存档形式都有自身可遵循的标准，从而不断提升市政工程施工档案的规范化水平。同时对档案管理流程进行规范，明确档案编制、整理、入卷、归档验收等各个环节的质量标准与操作规范，确保每一环节的工作都有统一的规范可遵循，为后续施工档案的存档管理和档案资料利用创造条件。

（3）提高档案管理信息化水平。信息资源逐渐成为人们生产生活中重要的战略资源，市政工程施工档案也应紧跟科技发展步伐，不断提高其档案管理的信息化水平。利用信息化技术将市政工程多种形式的施工档案进行数字化加工，并对档案资源进行网络化、标准化管理，从而为实现档案各管理单位之间的资源共享搭建平台，让工程所有的参与主体借助档案资源管理平台实现资源共享，随时随地可进行档案资料的交流和传递，提升了档案利用效率。市政工程施工档案管理只有实现了信息化管理，才能最大限度地发挥档案资料的利用价值。

（4）强化队伍素质建设，提高工作效能。档案管理人员是档案管理的直接参与者与执行者，他们的综合素养与专业水平直接关系到档案管理质量，因此，强化对档案管理队伍素质的建设，提高其工作效能，对促进整个档案管理工作水平具有重要作用。档案管理人员不仅要具备较高的档案管理专业技能，同时要增强服务意识，充分认识市政工程施工档案管理工作的现实意义。档案管理人员要通过定期培训来提升自身的专业素养，强化自身的服务意识和服务质量，能够运用现代化的科学技术和设备实现对档案的规范化管理。另外，还要不断总结经验，结合档案管理实际情况，创新管理方法，增强主动服务意识，认真学习国家相关法律法规及相关部门的有关规定，以高度负责的态度做好档案管理工作。

（5）突出市政工程档案资料的的完整性与系统化。只有保障市政工程施工档案的完整性与系统化，才能为工程后续修改与规范化管理提供全面可靠的依据。所以在工程施工档案管理过程中，档案管理人员要随着工程的进展及时跟进档案资料的收集，并经过整理与审核后进行分类和归档，确保档案资料的系统化和连续性。市政工程项目归档材料只有全面、具体、准确，并严格按照国家相关行业规范进行整理和收录，科学组卷与规范化管理，才能发挥其应用价值与法律效力。

5 结束语

市政工程建设关系到城市发展，关系到人们的生产生活，市政工程施工档案可直接反映出整个项目的建设过程，是市政工程建设的重要组成部分。近年来，随着市政工程建设难度的加大和建设标准的提升，使得市政工程施工档案管理难度也随之加大。因此，需要相关人员根据市政工程档案特点，从优化和创新管理模式、提升档案管理人员的专业水准、构建完善的档案管理机制、拓展档案管理信息化技术应用领域等多角度入手，确保施工档案资料的完整性和系统性，最大限度地提升档案资料技术优势和社会价值，为促进市政工程步入良性发展轨道贡献力量。