浅谈干部人事档案管理在医院人力资源管理中的现状和对策

2020-03-03张颖

经济师 2020年11期

●张颖

目前我国的人事档案中留存的材料归为十大类，分别是：第一类履历材料、第二类自传，这两类记录了个人的经历、家庭、社会关系，主要由个人在不同时期进行填写；第三类鉴定考核材料，记录了个人不同时期的表现以及组织对其表现的评价；第四类学历学位、职称等材料，反映了个人的学习、工作能力的上的高低；第五类政审材料；第六类党团材料，记录了个人在党和组织的关怀培养下的成长；第七类奖励材料，体现了个人在技术专长方面的能力以及对组织和社会的贡献；第八类处分材料；第九类工资、任免、出国等材料；第十类其他材料。

一、干部人事档案管理工作的现状

按照北京市委组织部关于《北京市干部人事档案专项审核工作实施方案》的要求，2015 年到2016 年对某院在岗的100余名中层干部档案进行全面审核工作，包括初审、复审、外调工作，2019 年完成了对上述干部人事档案审核工作的回头看。在此次档案审核工作中重点审查了干部的出生时间、参加工作时间、入党时间、学历学位、工作经历、干部身份、奖惩情况、家庭主要成员及重要社会关系等信息。在审核档案材料过程中要注意是否存在涂改造假，干部信息是否真实准确，重要原始依据材料是否完整规范等。

2019 年底为深入贯彻落实《干部人事档案工作条例》，进一步从严管理干部人事档案，根据《关于推进干部人事档案专项审核全覆盖工作通知》文件要求，结合该院工作实际，开始实施干部人事档案专项审核全覆盖工作。预计在未来的两年内，要分批分次、保质保量的完成对副高级及以上职称专业技术人员的档案、重点岗位干部的人事档案、拟提拔中层的干部人事档案的审核工作；逐步推进中、初级专业技术人员和普通管理人员干部档案专项审核工作。

二、干部人事档案在人力资源管理中的作用

干部人事档案在人员的工资待遇、职称晋升、职务任免、工作调动等方面都有着重要作用。

（一）在历年工资制度改革中的重要作用

2006 年该院对在职员工开展了“关于事业单位工作人员收入分配制度改革”，通过查阅全院1200 余名员工的个人档案材料，确保每名职工的参加工作时间、职称晋升时间、职务任免时间、聘任时间等套改必备信息的准确性，保证了工资套改工作保质保量的按时完成。

2009 年通过查阅全院400 余名退休员工的个人档案材料，完成了退休人员退休费数据库的填报工作。数据库的完善为积极争取财政经费支持提供基础信息数据，对于减轻单位自身的经济负担起到重要的支撑作用。

（二）在职称晋升中的重要作用

人事档案为职称工作的顺利进行提供了重要的依据。自1998 年职称制度改革后，无论是在专业技术岗位、管理岗位还是在工勤岗位工作的员工，本人在有晋升意愿时，组织在审核员工是否有报考资格时，必须要准确掌握个人在本岗位工作的表现，从事本岗位工作的时间以及取得相关学历学位的时间。

（三）在人才队伍建设工作中的重要作用

人事档案为组织进行干部任用工作提供了最基础、最准确的信息。通过人事档案不仅可以了解到员工在思想方面的情况、组织对其的评价，还能够了解到其历年的工作表现以及在学术方面取得的成就。当组织在对医院进行整体规划，组建或整合成立新的部门、科室时，需要提前筹建起一只人才队伍，此时通过人事档案的查阅，能够让领导在全面掌握干部全部情况的基础上，顺利的完成选人用人工作。

（四）涉及员工个人利益方面的重要作用

在员工工作调动时，新工作单位往往会要求在员工正式调动之前查阅个人的人事档案，通过对档案材料的梳理，进一步了解员工在以往工作经历中的表现，特别是是否有记录在案的处罚情况等。

在遗产继承，父母、子女随迁落户，家庭成员入党政审，员工去世发布讣告等都离不开人事档案信息的支撑。

三、干部人事档案管理工作存在的问题

（一）人事档案管理的信息化手段落后

目前各单位自管的人事档案的信息化管理缺乏系统的理论指导，没有合适的人事档案管理系统软件，档案材料的信息化程度和精细度是在日常工作摸索中逐步建立起来的，这样往往会造成数据信息化的质量较低，降低了人事档案数据库使用的可信度。

同时，因为缺乏先进的配套硬件设备，比如大量数据的快速处理，文字图片的扫描、声像资料的录入等硬件支持，这样就使得在人事档案管理时需要做大量繁琐的工作，而且在需要获取员工详细信息时还是需要通过翻阅原始档案材料的办法才行完成。落后的信息化管理手段，在一定程度上也导致了档案信息管理较弱的保密性，在不断地翻阅原始档案材料的过程中，难免会导致档案材料的破损和遗失。