信息时代提升高职院校档案管理绩效的新途径①

2020-03-03张蓉

辽宁经济职业技术学院辽宁经济管理干部学院学报 2020年4期

张蓉

（合肥职业技术学院，安徽合肥 238000）

档案主要是指过去以及现在国家机构、社会组织以及个人从事军事、政治、科学、经济、文化、宗教以及技术等活动直接形成的对于社会以及国家具有一定保存价值的图表、文字、声像等各种形式的历史记录。高职院校在发展过程中自然也会形成较多的档案信息，这不仅是其进行有效管理的重要依据，同时也是其在人才培养水平上的重要体现。在现今这个信息时代，高职院校档案管理工作也逐渐开始运用信息技术。身处在这种环境下，传统依赖于人工来进行档案管理已明显无法有效满足高职院校档案管理需求，如何借助于信息化时代发展机遇进行档案管理创新也就成了重要课题，本文也对其进行研究和阐述。

一、信息时代高职院校档案管理现状

信息时代背景之下，高职院校档案管理工作数量以及繁杂程度也在不断提升，借助于信息技术来进行档案管理，能够对档案信息资源进行有效管理、处理，从而真正发挥出其存在的作用，推动档案管理现代化发展。这也能够从中体现出信息技术对于高职院校档案管理质量提升的重要影响。可是，就近年来高职院校档案管理情况来看，其还尚未真正实现档案信息化管理，在管理过程中还是存在着较多的问题。例如，专业设备配置率不高、纸质档案转向电子档案进程缓慢、档案管理信息资源利用率低下等等。而在这些问题之中，最为主要的问题还是体现在以下几个方面：首先，档案管理人员构成以及硬件配置不够合理。在高职院校档案管理队伍之中，档案专业专职人员较少有数据调查结果显示，在高职院校档案管理过程中，档案专业管理人员仅为2%，信息化专业技术较强的档案管理专业人才仅有17%；本科以及以上学历的档案管理工作人员仅有8%；而在这其中兼职人员可谓是高达92%。高职院校档案信息化管理过程中，扫描仪、计算机、复印机等一系列硬件配置是必不可少的，虽然现如今很多高职院校也都配置了计算机，可是在其他设备上的配置还尚未完善，所以这也制约了高职院校档案管理工作质量得以提升。其次，高职院校档案管理模式存在问题。在计算机不断普及的信息时代环境中，高职院校也都离不开excel等办公软件，可是在进行档案管理的时候，依然还是有部分管理人员因为年龄过大，不知道要如何有效应用相关软件，这也就进一步抑制了工作的开展。最后，信息化系统以及网络化的不断发展，促使高职院校在进行档案管理的时候，也具备了独立的管理系统，可是真正有学校结合实际建设的情况还是较少，学校档案资源无法将其价值有效发挥出来。

二、信息时代提升高职院校档案管理绩效的新途径

（一）提高重视程度

信息时代背景下高职院校档案管理质量要想得以提升，首先还是需要院校领导人员以及档案管理工作人员强化自身重视程度，因为只有真正提高认识，才能真正将这一项工作放在心上〔1〕。为此，在进行档案管理之前，一定要先加大对档案信息化建设与宣传的力度，在这一过程中，市委组织部、省委组织部等部门均可以定期进行会议，通过会议的方式来让高职院校领导人员树立起正确的认识，提高对于院校档案管理工作的重视程度，这样领导者自然会从思想上直接摒弃之前对于档案管理工作的认识，让其将这一项工作严格执行下去〔2〕。高职院校档案管理工作在信息化时代背景之下，还需要进行信息化建设，具体包含档案完善、纸质到电子的有效转化、档案管理系统开发、数据库建设等等，而这些都离不开学校的支持，所以在发展过程中一定要加强对这一项工作的重视，真正将这一项工作纳入到院校发展与进步规划之中，通过宣传与教育来有效提高相关人员对于这一项工作的重视程度，这样就能有效实现信息化发展与进步〔3〕。另一方面，还需要加强对基层档案管理人员的教育与宣传，让其也能够意识到这一项工作的重要性，同时借助于有效的约束手段来对管理人员进行约束，这样档案管理人员自然能够真正意识到这一项工作的重要性，积极主动地投身于档案管理之中，同时促进档案信息化进程得以加快。

（二）做好档案管理队伍建设

信息时代背景下高职院校档案管理质量要想得以提升，档案管理队伍建设也是必不可少的，这也是档案管理工作实施的基础与前提。在信息时代背景之下，互联网信息技术在高职院校档案管理中的应用也开始变得越发的普遍，所以在信息时代背景之下，高职院校在对管理人员进行招聘的时候，不仅要对其专业知识进行考虑与分析，同时结合应聘者实际情况来筛选出最佳的工作管理人员〔4〕。此外，还可以借助于继续培训与教育，让档案管理人员重视程度、管理技能以及信息化操作技能均能够得到提升，从而真正有效实现信息时代背景下高职院校档案管理提升效果。另一方面，在进行档案管理队伍建设的时候，还需要加强岗位培训，积极鼓励档案管理人员不断拓展自身知识面，引导其在实际管理过程中多借助于信息时代背景下的信息技术来进行档案管理，这样才能真正有效提升高职院校档案管理工作人员管理水平，从而有效促进其发展与提升。在这一过程中，相互之间的知识面也在不断扩大，而岗位培训的目的就是进一步提升档案管理质量与效果，最终培养出一支专业性强、素质高的队伍，这也是高职院校需要执行的一项任务。

（三）构建激励机制

在信息时代背景下高职院校档案管理工作质量要想得提升，还需要在管理过程中积极构建出相应的激励机制，以此来有效提升管理人员工作积极性与主动性，让这一项工作得以有序实施下去〔5〕。一方面，学校可以将管理人员考核结果与薪酬挂钩，使用量化积分的方式来对管理人员进行考核，通过这一方式来实现多劳多得、按劳分配，同时有效避免出现因为其他原因而引发的不良现象，让管理人员自身潜能以及积极性得到了有效提升，从而有效推进高职院校档案管理工作质量得以提升。另一方面，高职院校在发展过程中还可以进一步进入基层来对档案管理人员需求进行调查与分析，通过这一方式来及时把握档案管理人员需求，然后再基于此选择具有针对性的激励手段来有效满足教职工个性化需求，这样就能真正有效促进高职院校档案管理质量得以提升。例如，假设档案管理人员具有物质需求，高职院校就可以在发展过程中就可以借助于增加福利或者是提高待遇等方式来对其进行激励，让其能够继续维持在档案管理工作职位之上，从而真正有效提升高职院校档案管理质量。

（四）做好大数据库建设

在信息时代背景之下，高职院校档案管理工作质量要想得以提升，除了上述几种途径之外，高职院校在发展过程中还可以从以下两方面着手：一方面，在发展过程中需要进一步加快高职院校档案管理电子化进程，促进信息化建设活动的有序实施。就目前实际情况来分析的话，大多数高职院校在进行档案管理的时候，还尚未实现完全的纸质到电子转化，所以在进行管理的时候，一定要先借助于数据压缩、扫描仪等技术设备及时地将纸质转化为电子，促进高职院校档案管理效率得以提升。另一方面，在发展过程中还可以对数据库进行完善，同时基于此来真正加强信息数据库建设与更新，通过这一方式来进一步提升高职院校档案管理效果。在这一过程中，首先档案管理人员在管理过程中一定要真正保证档案信息的真实性以及准确性，这也是档案管理过程中最为基础的任务与要求。为此，档案管理人员在进行档案管理的时候，一定要加强对原始材料的观察，一旦发现有存在与原始材料不一致的情况，一定要及时进行核查与处理，这样才能准确无误地对档案数据库进行完善，最大化提升档案管理质量。在对档案数据库进行完善的时候，档案管理人员一定要准确意识到这一项工作并不是对一些基础性的信息内容进行检索，同时也是学校展开学历、职称等师资力量统计，不管是对于教职工专业或者是年龄分布情况而言都有着较为显著的作用，而进一步完善数据库信息，则能够真正有效提升高职院校档案管理效率和质量。

（五）构建出个性化网络资源共享模式

高职院校档案管理工作实施的目的就是为了更好地发挥出档案存在的价值，所以要想有效提升其管理质量，还需要积极构建出个性化的网络资源共享模式，这能有效提升资源共享水平，扩大档案利用率。在这一过程中，各个高职院校可以加强沟通与联系，对分散的资源进行整合，同时对所有信息进行共享，并且结合自身实际情况来制定出具有针对性的个性化数据共享架构模式，这样就能进一步提升档案资源共享水平。在构建过程中，管理人员一定要按照具体的要求来制定出相应的共享准则，同时还需要构建出相应的网络数据共享模式，为了能够更好地落实这一项工作，院校相互之间可以制定出统一且规范化的执行标准，同时对集中式档案资源提供模式进行完善，明确中心服务，然后再在这一基础上对层级式信息整合系统搭建集中式的资源提供模式，这样就能有效提升档案资源共享效果，充分发挥出档案存在的价值。