简述新时代背景下档案的信息化建设

2020-03-03朱海洋

经济视野 2020年8期

文| 朱海洋

事业单位档案信息化建设的概念

（1）资源建设中的档案信息化建设。资源建设中的档案信息化属于比较核心的部分，其他环节全靠此环节带动发展，因此要想构建资源管理中的档案信息化建设，可以从以下三个方面入手。第一方面，科学化管理档案内容。档案内容的数据内容非常丰富，且通常多以电子形式进行处理、保存。所以在管理途中，一定要注意数据的保存和备份。第二方面，对事业单位内部的档案服务工作进行优化创新。对档案的信息化建设就是为了更好的服务事业单位，从而使事业单位更好的服务广大人民。因此，在档案的信息化建设当中，强化用户与档案的联系，使用户在想查阅档案时可以迅速准确的获得。第三方面，优化系统的设计与管理工作。档案管理工作脱离不开系统的支持，优化系统的设计与管理是为档案管理工作提供后期保障，比如计算机的购置与后期维护、管理软件的开发与运用等。（2）环境构建中的档案信息化建设。如果说资源构建是发动机，那么环境构建就是外部的零件，二者相辅相成，缺一不可。首先需要国家作为排头兵先行为档案信息化建设提供一个强有力的孵化环境。国家引导、完善相关建设过程中的法律法规，对建设过程中可能出现的相关问题进行解决，比如，电子文件的获取和保存、信息公开化的处理等多种问题，提供有效的法律、文件支持。再其次，事业单位内部的体制也要随情况进行完善。我国目前为事业单位提供的法律依据是《档案法》，但因为时过境迁，现有的一些情况无法从中得到有效的解决。所以相关政府机关应重新建立和完善档案管理机制，保障事业单位内部的档案信息化建设。最后就是专业人才的选取和培养。档案的信息化建设只是事业单位发展中的一项工作，一项功能，其成功运转离不开专业人才的操作，对于事业单位的档案信息化建设，相干事业单位不但要招聘有关的信息化专业人才，还有对现有的在职人员进行技能上的培训，双管齐下，更有利于加快档案的信息化建设。

促进事业单位优化档案的信息化建设的重要性

（1）优化档案的信息化建设可以提高事业单位的管理效率。传统的事业单位的管理工作的方式是以手动管理为主，传播媒介多为纸质载体，这一方法劳心劳力，需要档案管理人员付出十足的精力，且不保证正确率。用户查询档案时费心费力，难度较大。而优化档案的信息化建设，可以使管理工作的传播媒介变为网络平台，简化了档案资源的收集、处理与查询，不但提高了事业单位的管理效率，还可以加深不同部门之间的管理人员的交流。（2）提高事业单位的信息化水平。全面优化档案的信息化建设，就需要对事业单位的信息化系统进行优化，加深事业单位的信息化建设，提高事业单位的信息化发展水平，从实际情况出发，切实推动事业单位的信息化发展。（3）促进事业单位内档案资源的优化利用。档案的信息化建设是为了辅助事业单位更好地进行决策与发展，促进档案的信息化建设，对档案信息资源进行科学化管理，有利于加强档案资源的利用程度，同时借助信息化的发展，在档案资源的数据库里可以建立相应的档案查询系统，节省了人力资源，同时也促进了事业单位内档案资源的优化利用。

新时代背景下档案的信息化建设所存在的问题

（1）当前档案信息化建设的环境不完善。事业单位内部若想做好档案的信息化建设，离不开硬软件设备的支持。建立一套完整的档案信息化系统，需要大量的资金投入，相关事业单位内可动用的档案资金不足，建设信息化系统工作也一再搁浅。且因为档案信息化的建设短期内并不能得到丰厚的回报，没有显著效果，上级领导没有足够的重视，所以信息化建设的进程也一再阻滞。因为档案的信息化建设面临的尴尬局面，进程缓慢，且不受重视，国家对于新兴事物的支持力度不够，缺少专门相对应的法律文件。这也就导致了信息在运输过程中中出现的一些安全漏洞无法得到有效解决。相对于一些保密性比较强的公司来说，档案的信息化建设是一大风险和挑战。（2）缺少相应的信息化人才。本身由于档案的信息化建设进程缓慢，在社会上来说，并不属于热门专业。导致愿意从事此专业的专业人才数量不足，且因为档案信息化管理对专业人员的素养要求比较高，相关事业单位对此人才储备不足，也导致了现在信息化建设过程中人才不足的尴尬局面。

解决上述问题的几点对策

（1）建立完善的发展环境。事业单位结合当前的实际发展情况，投入合理资金，及时购置相应的硬件软件，促进档案管理信息化的发展。同时制定相应的规章制度，根据工作内容不同，严格规范信息化过程中出现的安全问题。（2）引进相应专业人才，提高在职人员的职业素质相关单位要积极引进相关专业人才，建立激励机制，为他们提供可发展空间，鼓励他们运用专业知识促进信息化档案管理工作，定期对在职人员还有引进的专业人员进行思想技能培训。